|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
26/2024/QĐ-UBND
|
Hưng Yên, ngày 12
tháng 9 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ SỰ
NGHIỆP CÔNG SỬ DỤNG NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC THUỘC LĨNH VỰC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
HƯNG YÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước
ngày 25 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 32/2019/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2019 của Chính phủ quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu
thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh
phí chi thường xuyên;
Căn cứ Nghị định số
60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 6 năm 2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài
chính của đơn vị sự nghiệp công lập;
Căn cứ Thông tư số
08/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu
chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước
thuộc lĩnh vực Lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 561/TTr-SNV ngày 14 tháng 8 năm 2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự
nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Hưng Yên.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày 22 tháng 9 năm 2024.
Điều 3.
Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Giám đốc Kho bạc Nhà nước Hưng Yên, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Quốc Văn
|
QUY ĐỊNH
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ SỰ NGHIỆP CÔNG SỬ DỤNG
NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC THUỘC LĨNH VỰC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định về tiêu
chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước
thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên làm cơ sở để đánh giá chất lượng
và nghiệm thu sản phẩm dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc
lĩnh vực Lưu trữ, cụ thể:
1. Dịch vụ thu thập tài liệu
lưu trữ, bao gồm: Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy; dịch vụ thu thập
tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử.
2. Dịch vụ bảo quản tài liệu
lưu trữ, bao gồm: Dịch vụ vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài
liệu lưu trữ nền giấy; dịch vụ bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công;
dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
3. Dịch vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ, bao gồm: Dịch vụ sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các cơ quan, tổ chức Nhà nước,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp
công lập có sử dụng ngân sách nhà nước, lựa chọn đơn vị sự nghiệp công để cung
cấp các dịch vụ sự nghiệp công theo cơ chế giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu
thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên (sau đây gọi tắt là cơ quan đặt
hàng).
2. Đơn vị sự nghiệp công lập, tổ
chức thực hiện cung ứng dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ (sau đây
gọi tắt là đơn vị cung ứng dịch vụ).
3. Các cơ quan, tổ chức khác
thuộc tỉnh Hưng Yên không sử dụng ngân sách nhà nước khuyến khích áp dụng quy định
tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ
quy định tại Quy định này.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 3. Nội
dung, tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ
Nội dung, tiêu chí, tiêu chuẩn
chất lượng dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ theo Phụ lục kèm theo
Quy định này, gồm:
1. Phụ lục I: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy.
2. Phụ lục II: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử.
3. Phụ lục III: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài
liệu lưu trữ nền giấy.
4. Phụ lục IV: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ bồi nền tài liệu lưu trữ.
5. Phụ lục V: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu từ tài liệu lưu trữ.
6. Phụ lục VI: Tiêu chí, tiêu
chuẩn chất lượng dịch vụ phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
Điều 4.
Đánh giá nghiệm thu chất lượng sản phẩm dịch vụ, thanh toán dịch vụ
1. Việc đánh giá nghiệm thu chất
lượng sản phẩm các dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ căn cứ trên
các tiêu chí tại các Phụ lục kèm theo Quy định này và sử dụng phương thức đánh
giá “Đạt”, “Không đạt”.
2. Kinh phí thanh toán, quyết
toán sản phẩm dịch vụ cho đơn vị cung ứng dịch vụ được căn cứ vào kết quả đánh
giá chất lượng của dịch vụ được quy định tại Điều 4 Quy định này như sau:
a) Khi chất lượng dịch vụ được
đánh giá là “Đạt”, được quyết toán kinh phí.
b) Khi chất lượng dịch vụ được
đánh giá là “Không đạt”, không được thanh toán kinh phí.
Điều 5. Kiểm
tra, giám sát, đánh giá chất lượng sản phẩm dịch vụ
1. Việc kiểm tra, giám sát chất
lượng sản phẩm dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ được thực hiện
theo các tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng, phương pháp đánh giá và yêu cầu đáp ứng
theo các tiêu chí, tiêu chuẩn quy định tại các Phụ lục ban hành kèm theo Quy định
này.
2. Khi phát hiện có sự sai sót
trong quá trình cung ứng các dịch vụ sự nghiệp công, các cơ quan được giao quản
lý thực hiện nhiệm vụ yêu cầu bên cung ứng dịch vụ khắc phục, xử lý các sai
sót, các vấn đề phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ nhằm nâng cao chất
lượng dịch vụ sự nghiệp công.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 6.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với đơn vị
cung ứng dịch vụ thực hiện tổng hợp, thẩm định nội dung, nghiệm thu khối lượng
sản phẩm đặt hàng, giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu.
2. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra, giám sát các cơ quan, đơn vị đặt hàng, giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu triển
khai thực hiện đặt hàng, giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu đạt hiệu quả, bảo đảm đúng
khối lượng, chất lượng, định mức, thời gian thực hiện.
3. Phối hợp với Sở Tài chính
tham mưu ban hành, điều chỉnh đơn giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà
nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ khi có sự thay đổi về cơ chế, chính sách tiền
lương; về định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí, giá, đơn giá dịch vụ sự
nghiệp công; thay đổi về số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công đặt
hàng....
4. Chủ trì, phối hợp với Sở Tài
chính và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, theo dõi và giám sát,
đánh giá chất lượng việc thực hiện nhiệm vụ đặt hàng, giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu
cung cấp dịch vụ sự nghiệp công.
Điều 7.
Trách nhiệm của Sở Tài chính
1. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, điều chỉnh
đơn giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ
trên địa bàn tỉnh.
2. Phối hợp với Sở Nội vụ và
các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức kiểm tra việc đặt hàng, giao nhiệm vụ
hoặc đấu thầu cung cấp các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước
thuộc lĩnh vực Lưu trữ tỉnh Hưng Yên theo thẩm quyền.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện thẩm định kinh phí thực hiện đặt
hàng, giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực
Lưu trữ từ nguồn kinh phí được giao trên địa bàn tỉnh.
Điều 8.
Trách nhiệm của cơ quan đặt hàng
1. Tổ chức hướng dẫn, đôn đốc,
kiểm tra, giám sát đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công thực hiện dịch vụ đạt
hiệu quả, bảo đảm đúng khối lượng, chất lượng, định mức và thời gian thực hiện.
2. Tổ chức đánh giá, nghiệm thu
chất lượng sản phẩm dịch vụ sự nghiệp công theo tiêu chí, tiêu chuẩn được quy định
tại Quy định này và các quy định pháp luật khác có liên quan.
3. Căn cứ biên bản nghiệm thu,
thanh lý hợp đồng và tài liệu khác có liên quan, cơ quan thực hiện đặt hàng,
giao nhiệm vụ hoặc đấu thầu thanh toán kinh phí cho đơn vị cung ứng dịch vụ và
quyết toán kinh phí theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện kiểm tra, giám sát
theo định kỳ hoặc đột xuất, nếu phát hiện sai sót yêu cầu đơn vị cung ứng dịch
vụ sự nghiệp công khắc phục, xử lý kịp thời, bảo đảm chất lượng dịch vụ sự nghiệp
công.
Điều 9.
Trách nhiệm của đơn vị cung ứng dịch vụ
1. Tổ chức thực hiện cung ứng dịch
vụ bảo đảm đúng quy trình và chất lượng theo tiêu chí, tiêu chuẩn được quy định
tại Quy định này, các quy định pháp luật có liên quan.
2. Chịu trách nhiệm lập quyết
toán kinh phí cung ứng dịch vụ sự nghiệp công theo đúng quy định của pháp luật./.
PHỤ LỤC I
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ NỀN GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không Đạt
|
|
1
|
Bàn giao, vận chuyển tài liệu
đến nơi chỉnh lý
|
- Có Biên bản giao nhận có ký
nhận của 02 bên
|
|
|
|
- Tài liệu an toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
2
|
Vệ sinh sơ bộ tài liệu
|
Tài liệu sạch sẽ, không bị hư
hại
|
|
|
|
3
|
Khảo sát và biên soạn các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý
|
- Có báo cáo kết quả khảo sát
rõ ràng, thông tin đầy đủ
|
|
|
|
- Các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý đúng quy định, chi tiết, rõ ràng, đầy đủ thông tin, dễ thực hiện
|
|
|
|
4
|
Phân loại tài liệu, lập hồ sơ
|
- Tài liệu được phân loại
theo Hướng dẫn phân loại
|
|
|
|
- Tiêu đề hồ sơ phản ánh đúng
nội dung văn bản, tài liệu
|
|
|
|
- Xác định thời hạn bảo quản
hồ sơ đúng quy định
|
|
|
|
- Hệ thống hóa văn bản, tài liệu
trong hồ sơ
|
|
|
|
5
|
Biên mục Phiếu tin
|
Đầy đủ thông tin theo quy định
|
|
|
|
6
|
Hệ thống hóa hồ sơ và đánh số
chính thức
|
- Đúng phương án phân loại
|
|
|
|
- Đánh số hồ sơ chính xác,
không bị bỏ sót, nhảy số, trùng số
|
|
|
|
7
|
Biên mục hồ sơ
|
|
|
|
|
a)
|
Đánh số tờ
|
Chính xác, không bị bỏ sót,
nhảy số
|
|
|
|
b)
|
Viết/đánh máy mục lục văn bản
|
Đầy đủ thông tin theo mẫu, rõ
ràng
|
|
|
|
c)
|
Viết/in bìa hồ sơ
|
- Chính xác, đầy đủ nội dung
tiêu đề hồ sơ theo phiếu tin
|
|
|
|
- Rõ ràng, sạch, đẹp
|
|
|
|
d)
|
Viết/in chứng từ kết thúc
|
Chính xác, đầy đủ thông tin
|
|
|
|
8
|
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ
ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
|
- Tài liệu sạch sẽ, không còn
ghim kẹp, không bị nhăn, quăn mép
- Tài liệu trong hồ sơ đầy đủ,
đúng với tiêu đề
|
|
|
|
9
|
Đưa hồ sơ vào hộp, dán nhãn hộp
|
- Đúng thứ tự
|
|
|
|
- Nhãn hộp đầy đủ thông tin
theo mẫu
|
|
|
|
10
|
Vận chuyển tài liệu vào kho
và xếp lên giá
|
- An toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
- Sắp xếp đúng quy định
|
|
|
|
11
|
Giao, nhận tài liệu sau khi
chỉnh lý
|
- Đủ số lượng
|
|
|
|
- Có Biên bản giao, nhận có
chữ ký của 02 bên
|
|
|
|
12
|
Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ
liệu
|
Chính xác, đầy đủ thông tin
|
|
|
|
13
|
Lập mục lục hồ sơ
|
- Thống kê hồ sơ chính xác, đầy
đủ theo Phương án phân loại
|
|
|
|
- Mục lục hồ sơ đầy đủ thông tin
theo quy định
|
|
|
|
- In, đóng quyển đủ số lượng
theo quy định
|
|
|
|
14
|
Lập Danh mục và thuyết minh
tài liệu loại
|
- Đầy đủ thông tin theo quy định
|
|
|
|
- Sắp xếp, bó gói tài liệu loại
theo Danh mục thống kê
|
|
|
|
15
|
Báo cáo tổng kết chỉnh lý và bàn
giao tài liệu, bàn giao hồ sơ phông sau khi chỉnh lý
|
- Đầy đủ thông tin
|
|
|
|
- Đầy đủ tài liệu, hồ sơ theo
quy định
|
|
|
|
- Có Biên bản bàn giao có chữ
ký của 02 bên
|
|
|
|
16
|
Lập hồ sơ về đợt chỉnh lý
|
Đầy đủ các văn bản, tài liệu
theo quy định
|
|
|
PHỤ LỤC II
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ THU THẬP TÀI LIỆU
LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Lập Kế hoạch thu thập tài liệu
|
Có kế hoạch thu thập tài liệu
được phê duyệt
|
|
|
|
2
|
Hướng dẫn cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp
|
Có văn bản hướng dẫn
|
|
|
|
3
|
Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu
và thực tế tài liệu nộp lưu
|
- Hồ sơ, tài liệu được hệ thống
hóa đúng theo phương án phân loại
|
|
|
|
- Thời hạn bảo quản của hồ
sơ, tài liệu đúng quy định của pháp luật lưu trữ và quy định của ngành, lĩnh
vực
|
|
|
|
- Tiêu đề hồ sơ trong Mục lục
phản ánh đúng nội dung hồ sơ, tài liệu trong thực tế
|
|
|
|
- Có báo cáo kết quả thẩm định
|
|
|
|
- Có văn bản phê duyệt của cơ
quan quản lý
|
|
|
|
4
|
Tiếp nhận tài liệu vào kho
|
- Có Biên bản bàn giao có chữ
ký của 02 bên
|
|
|
|
- Đủ số lượng hồ sơ theo Mục lục
hồ sơ
|
|
|
|
- Đầy đủ văn bản hướng dẫn chỉnh
lý, Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)
|
|
|
|
5
|
Sắp xếp tài liệu lên giá
|
Tài liệu được sắp xếp khoa học,
thuận lợi cho bảo quản, tra tìm, phục vụ khai thác, sử dụng
|
|
|
|
6
|
Lập hồ sơ về đợt thu thập tài
liệu
|
Đầy đủ văn bản, tài liệu theo
quy định
|
|
|
PHỤ LỤC III
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ VỆ SINH KHO BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ VỆ SINH TÀI LIỆU LƯU TRỮ NỀN GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Vệ sinh trần kho, tường, cột
kho, sàn kho, hành lang
|
Sạch sẽ, khô ráo
|
|
|
|
2
|
Vệ sinh cửa (cửa sổ, cửa chớp,
cửa ra vào, cửa thoát hiểm)
|
Sạch sẽ, không bị hư hại
|
|
|
|
3
|
Vệ sinh các trang thiết bị của
kho (camera, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống điều hòa nhiệt độ, máy
hút ẩm, thiết bị chiếu sáng)
|
Sạch sẽ; không bị hư hại, ảnh
hưởng đến tính năng hoạt động của thiết bị
|
|
|
|
4
|
Bàn giao tài liệu, vận chuyển
tài liệu đến địa điểm vệ sinh
|
Biên bản bàn giao có ký nhận
của 02 bên
|
|
|
|
Tài liệu an toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
5
|
Vệ sinh giá đựng tài liệu
|
Sạch sẽ
|
|
|
|
6
|
Vệ sinh hộp đựng tài liệu
|
Bề mặt hộp sạch sẽ, không bị
biến dạng
|
|
|
|
Nhãn hộp không bị rách, mờ chữ
|
|
|
|
7
|
Vệ sinh bìa hồ sơ, tài liệu
|
Bìa sạch sẽ, không bị rách, mờ
các thông tin ghi trên bìa
|
|
|
|
8
|
Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, hộp
|
Đúng, đủ tài liệu trong hồ sơ
|
|
|
|
Hồ sơ đưa về đúng vị trí ban
đầu
|
|
|
|
9
|
Sắp xếp, vận chuyển, bàn giao
tài liệu
|
Đủ số lượng
|
|
|
|
An toàn
|
|
|
|
Có ký nhận của 02 bên
|
|
|
|
10
|
Sắp xếp tài liệu lên giá
|
Tài liệu đưa về đúng vị trí
ban đầu
|
|
|
|
11
|
Lập hồ sơ về việc vệ sinh kho
bảo quản tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ
|
Đầy đủ văn bản, tài liệu theo
quy định
|
|
|
PHỤ LỤC IV
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ BỒI NỀN TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Lựa chọn, thống kê tài liệu
đưa ra bồi nền
|
Lập Danh mục tài liệu đưa ra bồi
nền và mô tả đầy đủ các thông tin về tình trạng tài liệu
|
|
|
|
2
|
Bàn giao tài liệu, vận chuyển
tài liệu đến địa điểm bồi nền
|
Biên bản bàn giao có ký nhận
đính kèm Danh mục
|
|
|
|
Đủ số lượng, an toàn
|
|
|
|
3
|
Bồi nền tài liệu
|
Tài liệu sau bồi nền không bị
nhăn, bong tróc, rách, mất chữ
|
|
|
|
4
|
Sắp xếp tài liệu, vận chuyển
trả tài liệu cho bộ phận bảo quản
|
An toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
Có ký nhận của 02 bên
|
|
|
|
5
|
Đưa tài liệu vào bìa, hộp và
sắp xếp lên giá
|
Tài liệu trả về đúng vị trí
ban đầu
|
|
|
|
6
|
Lập hồ sơ về việc bồi nền tài
liệu
|
Đầy đủ văn bản, tài liệu theo
quy định
|
|
|
PHỤ LỤC V
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ
LIỆU TỪ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hưng Yên)
|
Stt
|
Nội dung thực hiện
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Khảo sát, lựa chọn, thống kê
tài liệu cần số hóa
|
Có báo cáo kết quả khảo sát
rõ ràng, đầy đủ nội dung thông tin cần khảo sát
|
|
|
|
Có danh mục thống kê tài liệu
cần số hóa đã lựa chọn từ khối tài liệu trong kho theo quy định
|
|
|
|
2
|
Xây dựng kế hoạch số hóa và
các tài liệu hướng dẫn, kiểm tra sản phẩm số hóa
|
Xây dựng đầy đủ các văn bản:
Kế hoạch thực hiện số hóa; tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa; tài liệu hướng
dẫn kiểm tra sản phẩm số hóa
|
|
|
|
Nội dung các văn bản đầy đủ,
chi tiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp thực tế của
tài liệu
|
|
|
|
3
|
Chuẩn bị tài liệu, thực hiện
giao nhận tài liệu
|
Có Biên bản giao nhận có chữ
ký của 02 bên (kèm theo Danh mục tài liệu đã lựa chọn để số hóa)
|
|
|
|
4
|
Vận chuyển tài liệu đến địa
điểm thực hiện số hóa
|
An toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
5
|
Chuẩn bị máy móc, thiết bị thực
hiện số hóa
|
Đủ máy quét, máy tính, nguồn
điện, thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu phù hợp với từng loại hình tài
liệu (khổ giấy), tình trạng vật lý của tài liệu đáp ứng yêu cầu việc thực hiện
số hóa
|
|
|
|
6
|
Số hóa tài liệu
|
Số hóa đủ số lượng
|
|
|
|
File số hóa phải bảo đảm các tiêu
chuẩn theo quy định
|
|
|
|
7
|
Lưu dữ liệu số hóa vào thư mục
và đặt tên file số hóa
|
Không nhầm lẫn file tài liệu
trong các thư mục
|
|
|
|
Đặt tên file theo đúng quy định
|
|
|
|
8
|
Sao lưu dữ liệu tài liệu số
hóa từ các máy trạm về máy chủ
|
Chính xác, đầy đủ dữ liệu
|
|
|
|
9
|
Biên mục nội dung dữ liệu đặc
tả hồ sơ và văn bản trong hồ sơ
|
Mô tả đầy đủ các trường thông
tin theo quy định
|
|
|
|
10
|
Kiểm tra sản phẩm
|
Có báo cáo kết quả kiểm tra;
đã thực hiện sửa lỗi theo kết quả kiểm tra
|
|
|
|
11
|
Kết nối, kiểm tra kết nối dữ
liệu đặc tả với file số hóa trên phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu
|
Đầy đủ, chính xác, đảm bảo khả
năng truy cập
|
|
|
|
12
|
Ký số đối với các file số hóa
|
Chữ ký số phải đảm bảo yêu cầu
kỹ thuật về hình thức và nội dung theo quy định
|
|
|
|
13
|
Nghiệm thu và bàn giao cơ sở
dữ liệu số hóa
|
Biên bản nghiệm thu có chữ ký
|
|
|
|
Biên bản bàn giao có chữ ký
|
|
|
|
14
|
Vận chuyển và bàn giao tài liệu
vào kho bảo quản
|
Vận chuyển an toàn về kho bảo
quản
|
|
|
|
Kiểm đếm, bàn giao đầy đủ số lượng
hồ sơ, tài liệu và có ký nhận
|
|
|
|
Sắp xếp tài liệu lên giá theo
trật tự ban đầu
|
|
|
|
15
|
Lập hồ sơ về việc tạo lập cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
|
Đầy đủ các văn bản, tài liệu
theo quy định
|
|
|
PHỤ LỤC VI
TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ PHỤC VỤ SỬ DỤNG
TÀI LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC
(Kèm theo Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hưng Yên)
I. Phục vụ độc giả sử dụng
tài liệu tại phòng Đọc
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ
của độc giả
|
Đúng, đầy đủ giấy tờ theo yêu
cầu
|
|
|
|
2
|
Đăng ký sử dụng tài liệu
|
Mô tả đầy đủ thông tin
|
|
|
|
3
|
Trình duyệt hồ sơ độc giả
|
Có xác nhận của người có thẩm
quyền; đúng thời hạn
|
|
|
|
4
|
Đăng ký độc giả; độc giả viết
Phiếu yêu cầu đọc tài liệu
|
Thông tin đầy đủ, chính xác
|
|
|
|
5
|
Duyệt phiếu yêu cầu
|
Có chữ ký của người có thẩm
quyền; đúng thời hạn
|
|
|
|
Đủ số lượng tài liệu theo yêu
cầu được duyệt
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
6
|
Giao tài liệu cho độc giả,
theo dõi việc sử dụng tài liệu của độc giả
|
Đủ số lượng tài liệu theo yêu
cầu được duyệt
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
Tài liệu không bị mất mát, hư
hại
|
|
|
|
7
|
Nhận lại tài liệu từ độc giả
|
Tài liệu an toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
8
|
Thu phí sử dụng tài liệu
|
Biên lai thu phí theo quy định
của Nhà nước
|
|
|
|
9
|
Trả tài liệu vào kho
|
Tài liệu an toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
10
|
Sắp xếp tài liệu lên giá
|
Tài liệu được trả về vị trí
ban đầu
|
|
|
|
11
|
Lập hồ sơ phục vụ độc giả
|
Đầy đủ văn bản, tài liệu theo
quy định
|
|
|
II. Cấp bản sao tài liệu lưu
trữ, bản chứng thực lưu trữ
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Tiêu chí đánh giá
|
Tiêu chuẩn đánh giá
|
|
Đạt
|
Không đạt
|
|
1
|
Tiếp nhận và trình duyệt Phiếu
yêu cầu sao, chứng thực tài liệu
|
Thông tin trong Phiếu yêu cầu
sao, chứng thực tài liệu đầy đủ, chính xác
|
|
|
|
Có chữ ký phê duyệt của người
có thẩm quyền
|
|
|
|
2
|
Vào sổ đăng ký yêu cầu sao, chứng
thực tài liệu; nhận tài liệu và tiến hành sao, chứng thực tài liệu
|
Thông tin đầy đủ, chính xác
|
|
|
|
Đủ số lượng tài liệu theo yêu
cầu được duyệt
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
Đảm bảo thể thức bản sao, bản
chứng thực tài liệu theo quy định
|
|
|
|
3
|
Bàn giao bản sao tài liệu lưu
trữ, bản chứng thực lưu trữ cho độc giả
|
Đủ số lượng
|
|
|
|
Có chữ ký
|
|
|
|
4
|
Thu phí sử dụng tài liệu
|
Biên lai thu phí theo quy định
của Nhà nước
|
|
|
|
5
|
Trả tài liệu vào kho
|
Tài liệu an toàn, đủ số lượng
|
|
|
|
Có ký nhận
|
|
|
|
6
|
Sắp xếp tài liệu lên giá
|
Tài liệu được trả về vị trí
ban đầu
|
|
|
|
7
|
Lập hồ sơ cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
|
Đầy đủ văn bản, tài liệu theo
quy định
|
|
|