|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC NINH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 25/2015/QĐ-UBND
|
Bắc Ninh, ngày 29 tháng 6 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH BẮC NINH
ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH
Căn cứ Luật
tổ chức HĐND và UBND năm 2003;
Căn cứ Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004;
Căn cứ Luật
Lưu trữ năm 2011;
Căn cứ Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định
số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ
Thông tư liên tịch số 55/2005/BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét Tờ
trình số 204/TTr-SNV ngày 11/6/2015 của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ tỉnh Bắc Ninh.
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức hướng dẫn
và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 (mười) ngày kể từ
ngày ký.
Chánh Văn
phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch
các Hội, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ
quan Trung ương, các Doanh nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức có liên quan căn cứ
Quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Bộ Tư pháp (b/c);
- Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật (b/c);
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (b/c);
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh (b/c);
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, NC, CVP.
|
TM. UỶ
BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Tử Quỳnh
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 25/2015/QĐ-UBND ngày 29/6/2015 của UBND tỉnh
Bắc Ninh)
Chương
I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh (sau đây viết tắt là
Quy chế).
2. Quy chế này được áp
dụng đối với các sở, ban, ngành, các hội, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh,
các cơ quan Trung ương, doanh nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh, UBND các
huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức có liên quan (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức).
3. Công tác văn thư
quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng con dấu.
4. Công tác lưu trữ quy
định tại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất
cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính,
văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật, bản Fax)
và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi là tất cả
các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành.
3. Đăng ký văn bản là
việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu;
ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những
thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên
máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
4. Bản thảo văn bản là
bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là
bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được các cơ quan, tổ chức ban hành
và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
6. Bản chính văn bản
là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được các cơ quan, tổ chức
ban hành.
7. Bản sao y bản chính
là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản trích sao là bản
sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
9. Bản sao lục là bản
sao đầy đủ, chính xác về nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản
chính và trình bày theo thể thức quy định.
10. Hồ sơ là một tập
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. Lập hồ sơ là việc
tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định.
12. Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
13. Hoạt động lưu trữ
là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng
tài liệu lưu trữ.
14. Lưu trữ cơ quan là
tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
15. Lưu trữ lịch sử là
cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
16. Thu thập tài liệu
là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để
chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
17. Chỉnh lý tài liệu
là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài
liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
18. Xác định giá trị
tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá
trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
19. Danh mục hồ sơ là bảng
kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo
quản của mỗi hồ sơ.
20. Văn thư cơ quan là
tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật.
Điều
3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh
thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh,
có sự phân công, phân cấp trách nhiệm, quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ
chức.
2. Sở Nội vụ có trách
nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định pháp
luật về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
3. Chi cục Văn thư -
Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
4. Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo,
kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp
kho lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị chuyên dụng, văn phòng
phẩm, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ cho các hoạt động của công tác văn
thư, lưu trữ.
5. Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc người phụ trách công tác hành chính
(sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp
quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc các đơn vị trực
thuộc triển khai và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.
6. Cán bộ, công chức,
viên chức trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức
về văn thư, lưu trữ, các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật
có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều
4. Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đảm bảo
tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định
của nhà nước; được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù và các
chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật; có trách nhiệm thực hiện
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều
5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định
của pháp luật có liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số
107/2008/QĐ-UBND ngày 30/7/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh về việc ban
hành Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước tỉnh Bắc Ninh và các quy định tại Quy chế
này.
Chương
II
CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Mục
1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều
6. Hình thức văn bản
Tuỳ thuộc thẩm quyền,
các cơ quan, tổ chức được ban hành các hình thức văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm
pháp luật;
2. Văn bản hành chính;
3. Văn bản chuyên
ngành;
4. Văn bản trao đổi với
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều
7. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm
pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt
là Thông tư số 01/2011/TT-BNV).
3. Văn bản chuyên
ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi với
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định hiện hành
của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều
8. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn
bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật số 31/2004/QH11
ngày 03/12/2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân.
2. Việc soạn thảo văn
bản khác phải bảo đảm các quy định:
a) Căn cứ tính chất, nội
dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho một
đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức,
viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
sau:
- Xác định hình thức,
nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý
thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết,
đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo;
- Trình duyệt dự thảo
văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều
9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải
do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự
thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo văn bản thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định
việc sửa chữa, bổ sung.
Điều
10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Đơn vị hoặc người
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi
trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; xác định việc đóng dấu mật, đối
tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng
giúp người đứng đầu các cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều
11. Ký văn bản
1. Các cơ quan, tổ chức
làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể
giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Các cơ quan, tổ chức
làm việc theo chế độ tập thể:
a) Đối với những vấn đề
quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ
của tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản
được thực hiện như sau:
- Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng
đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu
và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về
những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc
biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một
đơn vị dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải
ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn
trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền
lại cho người khác ký.
4. Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng một số đơn vị trực thuộc ký
thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa
lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản
không dùng bút chì; mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều
12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản
sao được quy định tại Quy chế này gồm: Bản sao y bản chính, bản sao lục và bản
trích sao.
2. Thể thức bản sao thực
hiện theo Điều 16, 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản
chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh văn
phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản
chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý
như bản chính.
5. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp,
chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp
các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc
giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều
13. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi,
văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn
thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản
đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đến có đóng dấu chỉ các mức
độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển
phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu
có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết
định số 107/2008/QĐ-UBND ngày 30/7/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh về việc
ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước tỉnh Bắc Ninh và các quy định tại Quy
chế này.
Điều
14. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến phải
được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến;
- Trình, chuyển giao
văn bản đến;
- Giải quyết và theo
dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
- Văn bản đến từ bất kỳ
nguồn nào, trong hoặc ngoài giờ làm việc đều phải được tập trung tại bộ phận
văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Văn thư hoặc người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong
(nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
Trường hợp phát hiện
thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ),
văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay
người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển
văn bản;
- Văn thư có trách nhiệm
bóc bì tất cả các văn bản đến (trừ bì có đóng dấu Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật
(C), bì gửi đích danh người nhận, gửi Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên không
được bóc phải chuyển cả bì), làm thủ tục đăng ký tất cả văn bản đến (kể cả văn
bản không được bóc bì), chuyển lãnh đạo cho ý kiến và lãnh đạo các tổ chức, cá
nhân có tên trên bì. Những bì gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho văn thư để đăng ký. Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và
mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến;
- Đối với đơn, thư khiếu
nại, tố cáo và những văn bản cần kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những
văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì người có trách
nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng;
- Đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã
đăng ký tại bản chuyển phát qua mạng) và đăng ký bằng sổ văn bản đến hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp phát hiện có sai
sót (thiếu số lượng trang của văn bản) phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết;
- Văn bản khẩn đến
ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ công chức, viên chức tiếp nhận
có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh
văn phòng để xử lý.
2. Trình, chuyển giao
văn bản đến
- Văn bản đến sau khi
được đăng ký phải được trình kịp thời cho người có thẩm quyền để xin ý kiến
phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận;
- Căn cứ vào ý kiến chỉ
đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản
theo ý kiến chỉ đạo;
- Việc chuyển giao văn
bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
3. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được
văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo
thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản
hoặc theo quy định của pháp luật;
- Văn thư có trách nhiệm
tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu
“Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng thời hạn quy định;
- Chánh Văn phòng cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình
hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
Điều
15. Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành
văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
b) Ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của
cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn
thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Việc ghi số văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng
ký riêng;
Việc ghi số văn bản hành
chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ;
Đối với các cơ quan, tổ
chức có số lượng văn bản đi lớn có thể được đánh số và đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ
thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký
vào một sổ và một hệ thống số;
+ Các loại văn bản
hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng;
+ Văn bản mật đi được
đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng;
- Ghi ngày, tháng, năm
văn bản
Việc ghi ngày, tháng,
năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành;
Việc ghi ngày, tháng,
năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều
9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ;
2. Đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số
lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập
sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp;
Văn bản đi được đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
tính;
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” và cách ghi
thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư số
07/TT-BNV.
3. Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Nhân bản
- Số lượng văn bản cần
nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu
gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn
thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;
- Nơi nhận phải được
xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn
vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện,
báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp,
không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác để biết,
để tham khảo;
- Giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định;
- Việc nhân bản văn bản
mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số
33/2002/NĐ-CP).
b) Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định;
- Việc đóng dấu lên
các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục;
- Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục kèm theo, trùm lên một
phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang.
c) Đóng dấu chỉ các mức
độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu chỉ
các mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ;
- Việc đóng dấu chỉ
các mức độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu “thu hồi” được khắc sẵn theo quy
định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ;
- Vị trí đóng dấu độ
khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI,
LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
4. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Thủ tục phát hành
văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức
tiến hành các công việc sau đây khi phát hành: lựa chọn bì; viết bì; vào bì và
dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
b) Chuyển phát văn bản
đi
- Những văn bản đã làm
đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được
đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm
pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
- Đối với những văn bản
“HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “ KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi
làm đầy đủ các thủ tục hành chính;
- Văn bản đi được chuyển
phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi của bưu điện. Khi
giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu
vào sổ. Mẫu “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”
và cách ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn ban hành kèm theo Thông
tư số 07/TT-BNV;
- Việc chuyển giao trực
tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Mẫu
“Sổ chuyển giao văn bản đi” và cách
ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư số
07/TT-BNV;
- Chuyển phát văn bản
đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax
hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn
bản có giá trị lưu trữ;
- Chuyển phát văn bản
mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
và Mục 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/NĐ-CP.
c) Theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
- Công chức, viên chức
văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lập phiếu gửi để
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc
xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
- Đối với những văn bản
đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận
lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Trường hợp phát hiện
văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh văn phòng để xử
lý.
5. Lưu văn bản đi
a) Mỗi văn bản đi phải
được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu
trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký;
Trường hợp văn bản đi
được dịch ra tiếng nước ngoài, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo
bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài;
b) Việc lưu giữ, bảo
quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện
theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;
c) Văn thư có trách
nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư
theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu “Sổ sử dụng bản lưu” và cách ghi sổ thực
hiện theo hướng dẫn Thông tư 07/2012/TT-BNV .
Mục
3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
16. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ
sơ công việc
a) Mở hồ sơ
- Căn cứ vào danh mục hồ
sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên
chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi những thông tin ban đầu lên bìa hồ sơ như: ký
hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ (Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo
Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 925:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ);
- Việc lập danh mục hồ
sơ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư số
07/2012/TT-BNV .
b) Thu thập văn bản
vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ (kể cả
tài liệu phim, ảnh, ghi âm);
- Cần thu thập kịp thời
những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu
tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c) Kết thúc và biên mục
hồ sơ
Khi công việc giải quyết
xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ có trách
nhiệm:
- Kiểm tra, xem xét, bổ
sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp,
các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
- Sắp xếp các văn bản,
tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên
loại, tác giả của văn bản…Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ
vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối
hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau
(không nên tách dưới 1cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng;
- Xem xét lại thời hạn
bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ
sơ);
- Hoàn thiện, chỉnh sửa
tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ. Đối với các hồ sơ
có thời gian bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ
sơ đầy đủ;
Nếu hết năm mà công việc
chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ
sung vào danh mục hồ sơ năm sau.
2. Hồ sơ được lập phải
đảm bảo các yêu cầu
a) Hồ sơ được lập phải
được phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đúng công việc mà
cá nhân chủ trì giải quyết;
b) Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc
hoặc trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu
trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều
17. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của cán
bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức,
viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời
hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này;
Trường hợp cần giữ lại
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ
quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng
thời gian giữ lại không quá 2 năm;
b) Cán bộ công chức,
viên chức trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội
đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc
mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời
hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán;
b) Thành phần hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ
sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc
trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản
hết hiệu lực thi hành; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối
hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì); các
văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ,
tài liệu: Đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức
và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.
Điều
18. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
1. Trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với
các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của
Chánh văn phòng
a) Tổ chức thực hiện
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
mình. Cụ thể:
- Chỉ đạo việc xây dựng
và trình người đứng đầu cơ quan ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ đạo hướng dẫn,
kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của cán
bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức,
viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được phân công theo dõi,
giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và
thủ tục quy định;
b) Ngoài việc lập hồ
sơ công việc, nếu cần có thể lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm được giao.
4. Trách nhiệm của công
chức, viên chức văn thư, lưu trữ
a) Xây dựng dự thảo
danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá
nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban
hành;
b) Trên cơ sở danh mục
hồ sơ đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành, cán bộ văn thư chuẩn bị bìa hồ
sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ;
c) Hướng dẫn các đơn vị
và cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định;
d) Tiếp nhận hồ sơ,
tài liệu từ các đơn vị, cá nhân đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo
đúng quy định; hoàn chỉnh hồ sơ và lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng
và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi
và dán nhãn hộp, đưa lên giá;
đ) Giao nộp hồ sơ, tài
liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức.
Mục
4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều
19. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử
dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức được thực hiện theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định
số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP , Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-BCA-BTCCBCP ngày
06/5/2002 của Bộ Công an và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về
việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP .
2. Các con dấu của cơ
quan, tổ chức được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý, sử dụng và bảo
quản, đồng thời có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu của cơ
quan, tổ chức phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức
văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng
ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản,
sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ
làm việc;
b) Không giao con dấu
cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn
hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập
biên bản và báo cáo các cơ quan liên quan để xử lý theo quy định.
4. Khi đơn vị có quyết
định chia, tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm các thủ tục xin khắc
con dấu mới.
Điều
20. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức,
viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào
các văn bản khi các văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu
trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước
khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của
người không có thẩm quyền.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
Mục
1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Điều
21. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức,
viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập
hồ sơ, tài liệu;
2. Phối hợp với các
đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan;
3. Hướng dẫn các đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”;
4. Chuẩn bị kho và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
5. Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực
tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Điều
22. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư -
Lưu trữ (Lưu trữ lịch sử) giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm:
a) Giúp Giám đốc Sở Nội
vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; danh mục thành phần tài liệu nộp
vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu theo kế hoạch;
c) Thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử;
d) Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực
tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
2. Các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm:
a) Chỉnh lý tài liệu
trước khi giao nộp và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập danh mục tài liệu
có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp đầy đủ tài
liệu, hộp, cặp và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử; vận chuyển tài liệu đến
nơi giao nộp;
d) Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ
quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản
và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử.
3. Thời hạn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
a) Trong thời hạn 10
năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo
quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
b) Tài liệu lưu trữ
các cơ quan, tổ chức khác không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
được quản lý tại Lưu trữ cơ quan theo quy định của Quy chế này và quy định của
pháp luật có liên quan.
Điều
23. Thu thập tài liệu Lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định
tại Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định khác của các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền.
Điều
24. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và
lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2. Người làm lưu trữ tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ
sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ
quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các quy định khác của pháp luật
về lưu trữ.
Điều
25. Chỉnh lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu bảo quản tại
kho Lưu trữ cơ quan.
2. Nguyên tắc chỉnh
lý:
a) Không phân tán
phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập
hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự
hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ
hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
3. Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải đạt yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập hồ
sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ,
tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu:
Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản
lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu
hết giá trị.
Điều
26. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận văn thư,
lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của
cơ quan có thẩm quyền;
- Đối với tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân
các huyện, thị xã, thành phố thực hiện theo quy định tại Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;
- Đối với tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức và bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành (nếu có).
2. Việc xác định giá
trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy.
Điều
27. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành
phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Chủ tịch Hội đồng;
- Người làm lưu trữ ở
cơ quan, tổ chức - Thư ký Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo
đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
- Người am hiểu về
lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị - Ủy viên.
Thành phần Hội đồng
xác định giá trị tài liệu cấp xã gồm:
- Phó Chủ tịch UBND cấp
xã phụ trách công tác Văn phòng - Thống kê - Chủ tịch Hội đồng;
- Công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã - Ủy viên (kiêm thư ký Hội đồng);
- Công chức có tài liệu
hoặc công chức bộ phận có tài liệu - Ủy viên.
3. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau
phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan,
lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;
hủy tài liệu hết giá trị.
Điều
28. Huỷ tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định
hủy tài liệu hết giá trị
a) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh quyết định huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh;
b) Người đứng đầu các
cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
c) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến
thẩm tra bằng văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về mục lục hồ sơ, tài liệu giữ
lại và danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thủ tục quyết định
hủy tài liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Sở Nội vụ tỉnh thẩm định tài liệu hết
giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc danh mục cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan
của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị
cần hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm
định của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ cấp huyện hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực
tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài
liệu hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội
đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài
liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử;
Hội đồng thẩm tra xác
định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Tiêu hủy tài liệu hết
giá trị
a) Việc hủy tài liệu hết
giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm
quyền;
b) Khi tiêu hủy tài liệu
hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập
thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu
hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập
hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết
giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp hội đồng
xác định giá trị tài liệu; biên bản họp hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài
liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm
định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định,
cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài
liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao
tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu
hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết
giá trị phải được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20
năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Mục
2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
29. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc
a) Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức,
viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu
trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập
trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được
trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an
toàn cho tài liệu;
2. Trách nhiệm
a) Chánh văn phòng các
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài
liệu lưu trữ:
- Bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định;
- Thực hiện các biện
pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Trang bị đầy đủ
trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Duy trì nhiệt độ, độ
ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
b) Cán bộ công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp khoa
học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn
ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
- Thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu
trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
Điều
30. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
1. Tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức được sử dụng để phục vụ mục đích công vụ của cán bộ, công chức,
viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục
đích công vụ phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng
(do lãnh đạo cơ quan, tổ chức ủy quyền). Cán bộ, công chức ngoài cơ quan, tổ chức
phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo
cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác,
sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh
thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh
Văn phòng đồng ý.
Điều
31. Các hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại
phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản, ấn phẩm
lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu
lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng
bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu
lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều
32. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tại Lưu trữ lịch sử
a) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu
lưu trữ của tỉnh tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản sao tài liệu lưu
trữ; quyết định việc cho phép sử dụng tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Tối Mật
và Tuyệt Mật;
b) Giám đốc Sở Nội vụ
quyết định việc cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn
chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ Mật;
c) Giám đốc Sở Nội vụ ủy
quyền cho Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh duyệt cho phép cán bộ,
công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu
trữ (trừ các tài liệu quy định điểm a, b khoản 1, Điều này) để thực hiện nhiệm
vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân. Những tài liệu
thông thường, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh được phép cấp bản
sao tài liệu lưu trữ;
d) Tài liệu liên quan
đến cá nhân được sử dụng theo quy định tại Chương IV Nghị định số
01/2013/NĐ-CP .
2. Tại Lưu trữ cơ quan,
tổ chức
a) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, thị xã, thành phố, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức tỉnh duyệt cho
phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
mình tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản sao;
b) Trưởng phòng Nội vụ
các huyện, thị xã, thành phố, Chánh văn phòng các cơ quan, tổ chức duyệt cho
phép cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đến nghiên cứu sử dụng tài liệu
lưu trữ, cấp bản sao đối với những tài liệu thông thường;
Trường hợp tài liệu
nghiên cứu là tài liệu Mật phải có ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Giám đốc sở, ban, ngành tỉnh.
Điều
33. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ
chức phải có nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc
bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc
giả;
b) Các giấy tờ độc giả
cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được
và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải
thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân
viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được
tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu
khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên,
độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong nội quy ra,
vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của
cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức
lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục
hồ sơ, sổ đăng ký độc giả và các công cụ khác theo đúng quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương
IV
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều
34. Xử lý vi phạm và khen thưởng
Các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được khen thưởng theo
quy định của pháp luật;
Cơ quan, tổ chức và cá
nhân nào vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật, xử phạt
vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều
35. Khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức, cá nhân có
quyền khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ.
2. Việc giải quyết khiếu
nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của
pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều
36. Trách nhiệm thi hành
Thủ trưởng các sở,
ban, ngành, Chủ tịch các hội, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; Thủ trưởng
các cơ quan Trung ương, các doanh nghiệp có vốn nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh;
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức trong tỉnh
căn cứ vào Quy chế này xây dựng Quy chế chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ
cho phù hợp với phạm vi đơn vị, ngành mình quản lý. Trong quá trình thực hiện nếu
có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ tổng hợp,
báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.