|
VIỆN KIỂM SÁT
NHÂN DÂN
TỐI CAO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
190/QĐ-VKSTC-VP
|
Hà Nội, ngày 06
tháng 4 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ CỦA NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
Căn cứ Luật tổ chức
Viện kiểm sát nhân dân năm 2014;
Căn cứ Nghị quyết số 951/NQ-UBTVQH13 ngày 28/5/2015 của Ủy ban Thường
vụ Quốc hội về việc phê chuẩn Quyết định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao về bộ máy làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
Căn cứ Quyết định số 410/QĐ-VKSTC-V15 ngày
26/6/2015 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc quy định nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc bộ máy làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối
cao;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ công tác hồ
sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự Trung ương
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
VIỆN TRƯỞNG
Đã ký: Nguyễn Hòa Bình
|
QUY ĐỊNH
CHẾ
ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 190/QĐ-VKSTC ngày 06/4/2016 của Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Khái niệm hồ sơ nghiệp
vụ kiểm sát và công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là tập hợp thông tin,
tài liệu phản ánh về công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư
pháp và các hoạt động khác thuộc chức trách, nhiệm vụ của Ngành, được lập, đăng
ký, quản lý, sắp xếp theo quy định thống nhất của ngành Kiểm sát nhân dân.
2. Công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là các hoạt động
thu thập, đăng ký, lưu trữ, khai thác thông tin, tài liệu phản ánh tình hình, kết
quả công tác của ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 2. Nguyên tắc trong công
tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, các đơn vị
và công chức, viên chức khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phải thu thập
thông tin, tài liệu và tiến hành lập, đăng ký, quản lý, sử dụng các loại hồ sơ,
biểu mẫu, sổ theo quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.
2. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được quản lý, sử dụng
và bảo vệ tuyệt đối an toàn, bí mật từ khi thu thập tài liệu cho đến khi tiêu hủy
theo đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.
3. Nghiêm cấm các đơn vị và công chức, viên chức tự
ý lập, làm sai lệch hoặc sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát vào các mục đích khác
không đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.
Chương II
CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ
KIỂM SÁT
Điều 3. Các loại hồ sơ nghiệp
vụ kiểm sát
1. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải
quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố: Tích lũy tài liệu
trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải quyết tố giác, tin
báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố. Ký hiệu: TB.
2. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát điều
tra, truy tố án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền công
tố, kiểm sát điều tra, truy tố mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: HS.
3. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc xét
xử vụ án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm
sát xét xử mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: XS đối với xét xử sơ thẩm; XP đối với
xét xử phúc thẩm; XG đối với xét xử giám đốc thẩm, XT đối với xét xử tái thẩm.
4. Hồ sơ kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam: Tích lũy
tài liệu trong quá trình kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam. Ký hiệu: TG.
5. Hồ sơ kiểm sát thi hành án hình sự: Tích lũy tài
liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án hình sự. Ký hiệu: TH.
6. Hồ sơ kiểm sát đặc xá: Tích lũy tài liệu trong
quá trình kiểm sát đặc xá. Ký hiệu: ĐX
7. Hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự: Tích lũy tài
liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án dân sự. Ký hiệu: TD.
8. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân
sự, hôn nhân và gia đình: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc giải
quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình. Ký hiệu: DS đối với giai đoạn
sơ thẩm; DP đối với giai đoạn phúc thẩm; DG đối với giai đoạn giám đốc thẩm; DT
đối với giai đoạn tái thẩm.
9. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành
chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những việc khác theo quy định
của pháp luật: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc giải quyết các vụ
án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những việc khác theo
quy định của pháp luật. Ký hiệu: HC đối với án hành chính; HM đối với án thương
mại; HL đối với án lao động; HK đối với việc khác theo quy định của pháp luật;
HX đối với việc áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án nhân dân.
10. Hồ sơ kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố
cáo trong hoạt động tư pháp: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát và giải
quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp. Ký hiệu: KN đối với đơn
khiếu nại; KC đối với đơn tố cáo.
11. Hồ sơ điều tra vụ án hình sự: Tích lũy tài liệu
trong quá trình điều tra vụ án hình sự của Cơ quan điều tra VKSND tối cao. Ký
hiệu: ĐT;
12. Hồ sơ tương trợ tư pháp hình sự: Tích lũy tài
liệu về quá trình thực hiện việc tương trợ tư pháp về hình sự. Ký hiệu: TP;
13. Hồ sơ về vụ án tạm đình chỉ: Tích lũy toàn bộ về
quá trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án tạm đình chỉ. Ký hiệu: TĐ trong giai
đoạn điều tra, CT trong giai đoạn truy tố, CX trong giai đoạn xét xử;
14. Hồ sơ vụ án đình chỉ: Tích lũy toàn bộ về quá
trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án, có quyết định đình chỉ điều tra. Ký hiệu:
ĐC trong giai đoạn điều tra, ĐĐ trong giai đoạn truy tố, ĐF trong giai đoạn xét
xử.
15. Hồ sơ giải quyết đơn yêu cầu bồi thường: Tích
lũy tài liệu trong quá trình giải quyết đơn yêu cầu bồi thường. Ký hiệu: BT.
16. Hồ sơ kiểm tra: Tích lũy tài liệu trong quá
trình kiểm tra. Ký hiệu: KT.
17. Hồ sơ thanh tra: Tích lũy tài liệu trong quá
trình thanh tra. Ký hiệu: TT.
18. Hồ sơ thanh quyết toán: Tích lũy tài liệu trong
quá trình sử dụng ngân sách nhà nước của Ngành hoặc một cấp kiểm sát. Ký hiệu:
QT.
19. Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ: Tích lũy tài liệu về
quá trình tổ chức, thực hiện hoặc theo dõi, chỉ đạo Viện kiểm sát cấp dưới về một
chuyên đề, một lĩnh vực công tác nghiệp vụ, một kế hoạch công tác. Ký hiệu: CĐ.
Điều 4. Lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm
sát
1. Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ được giao và các quy định về công tác nghiệp vụ để quyết định việc lập các
loại hồ sơ tại Điều 3 của Chế độ công tác này.
2. Công chức, viên chức được thủ trưởng các đơn vị giao
nhiệm vụ lập các loại hồ sơ tại Điều 3 có trách nhiệm:
a) Thu thập tài liệu để làm căn cứ lập hồ sơ;
b) Soạn thảo và trình ký quyết định lập hồ sơ;
c) Ghi trích yếu trên bìa hồ sơ (tên vụ án, vụ việc,
thời gian xảy ra ...);
3. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được lập thống nhất,
khoa học và phản ánh đầy đủ, chính xác các thông tin hoạt động nghiệp vụ kiểm
sát.
Điều 5. Đăng ký Hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát
1. Phân công, phân cấp đăng ký.
a) Ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Các đơn vị thuộc
Viện kiểm sát nhân dân tối cao đăng ký tại Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao;
b) Ở Viện kiểm sát quân sự trung ương: Các đơn vị
thuộc Viện kiểm sát quân sự trung ương đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát quân
sự trung ương. Các đơn vị Viện kiểm sát quân sự khác đăng ký tại bộ phận Văn
phòng của đơn vị mình;
c) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Các đơn vị thuộc
Viện kiểm sát nhân dân cấp cao đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp
cao;
d) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh: Các đơn vị
thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát nhân
dân cấp tỉnh;
e) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Các bộ phận
thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện đăng ký tại bộ phận làm công tác văn
phòng của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.
2. Phương pháp đăng ký
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đăng ký theo loại, mỗi hồ
sơ (gồm một hay nhiều tập) có số đăng ký riêng và đăng ký theo phương pháp thủ
công hoặc điện tử.
3. Thời gian đăng ký
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết
định lập hồ sơ, các loại hồ sơ nghiệp vụ quy định tại Điều 3
phải đăng ký.
4. Thủ tục đăng ký
Sau khi hoàn thành các công việc quy định tại khoản 2, điều 4 quy định này, công chức, viên chức mang hồ sơ đến
phòng lưu trữ hoặc Văn phòng, bộ phận làm công tác Văn phòng của đơn vị mình để
vào sổ theo dõi, đăng ký hồ sơ, lấy số. Cán bộ làm công tác lưu trữ trực tiếp
viết ký hiệu, số hồ sơ lên bìa hồ sơ.
Điều 6. Công tác quản lý, sử dụng
khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.
a) Viện trưởng VKSND cấp huyện, trưởng phòng VKSND
cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao,
trưởng phòng các đơn vị thuộc VKSND tối cao có trách nhiệm nắm vững tình hình,
thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị
mình.
Khi đơn vị giải thể, sáp nhập hoặc chia tách thì thủ
trưởng đơn vị phải thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ của Viện kiểm
sát cấp trên trực tiếp về kế hoạch nộp lưu, đăng ký lại hoặc chia tách hồ sơ
cho phù hợp với tổ chức mới.
Công chức, viên chức được giao lập, quản lý hồ sơ
có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm cho hồ sơ
phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo mật,
không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.
Trường hợp bị mất, thất lạc, hư hỏng, lộ, lọt thông
tin, tài liệu phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để báo cáo lên cấp trên
trực tiếp. Thủ trưởng đơn vị phải có kế hoạch tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc
phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân và có hình thức xử lý theo đúng quy
định của pháp luật.
b) Bàn giao hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển
công tác, nghỉ chế độ... hoặc khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền
phải bàn giao hồ sơ theo quy định.
Biên bản bàn giao phải có xác nhận của lãnh đạo đơn
vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận quản lý hồ
sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị. Trường hợp người giao nhận và
người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành 02 bản: 01 bản
lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký.
Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị
khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.
2. Sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
a) Chỉ được sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm
sát trong công tác của ngành Kiểm sát nhân dân theo đúng quy định của pháp luật.
b) Khi sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải chấp
hành đúng các quy định của pháp luật và của ngành KSND.
c) Chỉ được sao trích hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát khi
được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị đang quản lý hồ sơ.
Điều 7. Kết thúc hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát
Thủ trưởng đơn vị Viện kiểm sát nhân dân có thẩm
quyền quyết định lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát thì có quyền ra quyết định kết
thúc hồ sơ.
Khi kết thúc các loại hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát quy
định tại Điều 3 thì công chức, viên chức quản lý hồ sơ phải
thực hiện các thủ tục:
a) Đánh số thứ tự các tài liệu có trong hồ sơ từ 01
đến hết;
b) Thống kê tài liệu có trong hồ sơ;
c) Định thời hạn bảo quản hồ sơ;
d) Soạn thảo và trình ký quyết định kết thúc hồ sơ;
e) Nộp lưu tại bộ phận lưu trữ.
Điều 8. Phân công, phân cấp lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ do đơn vị nào lập hoặc nhận bàn giao thì do
đơn vị đó lưu trữ
Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao: hồ sơ của các
đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nộp lưu tại Phòng Lưu trữ, Văn
phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
Tại Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát
nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện hồ sơ nộp lưu tại Văn
phòng hoặc bộ phận làm công tác văn phòng của các đơn vị đó.
Tại Viện kiểm sát quân sự các cấp: nộp lưu tại đơn
vị hoặc bộ phận làm công tác văn phòng.
Điều 9. Lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được tổ chức lưu trữ theo
phông, khối và loại hồ sơ.
Điều 10. Bảo vệ, bảo mật hồ sơ
nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được nghiên cứu, khai
thác và bảo quản, bảo vệ, bảo mật tuyệt đối an toàn. Những hồ sơ, tài liệu có
nguy cơ bị hỏng phải được phục chế kịp thời theo quy định.
Điều 11. Hủy hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát hết thời hạn bảo quản và
không còn giá trị sử dụng thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và Quy chế về công tác lưu trữ
trong ngành Kiểm sát nhân dân.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 12. Trách nhiệm của Thủ
trưởng các đơn vị Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện kiểm sát quân sự các cấp
và công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân
dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc hồ
sơ nghiệp vụ Kiểm sát.
Định kỳ 06 tháng phải kiểm tra, đánh giá tình hình,
kết quả công tác hồ sơ của đơn vị, Viện kiểm sát cấp mình; hằng năm, phải kiểm
tra tổng thể và báo cáo công tác hồ sơ nghiệp vụ.
2. Khi đánh giá kết quả công tác, nhận xét, đánh
giá cán bộ, bổ nhiệm, xét danh hiệu thi đua, nâng lương phải căn cứ việc chấp
hành chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là một tiêu chuẩn để xem xét, quyết
định.
Điều 13. Trách nhiệm của bộ phận
quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Tham mưu giúp Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác hồ sơ nghiệp vụ Kiểm
sát. Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra, hướng dẫn công tác hồ sơ nghiệp
vụ kiểm sát của các đơn vị, địa phương.
2. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận theo dõi, quản lý
án của đơn vị để tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị về công tác giải quyết án;
3. Sơ kết, tổng kết, nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ
sung công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát cho phù hợp với yêu cầu công tác của
Ngành.
4. Đề xuất và thống nhất quản lý về chương trình
nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức khai thác hệ thống hồ sơ nghiệp
vụ kiểm sát.
5. Phối hợp với các đơn vị liên quan, đề xuất lãnh
đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp chuẩn hóa các loại biểu mẫu, sổ sách, dự trù
kinh phí tổ chức in, mua sắm cấp phát biểu mẫu.
Điều 14. Khen thưởng - kỷ luật
Thủ trưởng các đơn vị và công chức, viên chức ngành
Kiểm sát nhân dân phải chấp hành nghiêm túc các quy định Chế độ công tác hồ sơ
nghiệp vụ kiểm sát. Đơn vị và công chức, viên chức có thành tích xuất sắc được
khen thưởng, nếu vi pham tùy theo tính chất, mức độ phải bị xử lý, kỷ luật theo
quy định của pháp luật và ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 15. Trách nhiệm hướng dẫn,
kiểm tra
Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách
nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, Viện kiểm sát các cấp thực hiện nghiêm
túc Chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát và định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết
báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao./.