|
BỘ KẾ HOẠCH
VÀ ĐẦU TƯ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1807/QĐ-BKHĐT
|
Hà Nội,
ngày 18 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC CÔNG BỐ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
TCVN ISO 9001:2015 CHO CƠ QUAN THỐNG KÊ Ở TRUNG ƯƠNG VÀ CƠ QUAN THỐNG KÊ Ở ĐỊA
PHƯƠNG
BỘ TRƯỞNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU
TƯ
Căn cứ Quyết định số 10/2020/QĐ-TTg
ngày 18 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Tổng
cục Thống kê thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg
ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các
cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Xét đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục
Thống kê và Chánh Văn phòng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này Mô hình khung Hệ thống quản
lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho cơ quan
thống kê ở trung ương và cơ quan thống kê ở địa phương.
Mô hình khung HTQLCL theo Tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho cơ quan thống kê ở trung ương và cơ quan thống
kê ở địa phương công bố kèm theo Quyết định này được đăng tải trên Trang thông
tin điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (http://www.mpi.gov.vn) và Tổng cục Thống
kê (https://www.gso.gov.vn).
Điều 2. Các cơ quan thống kê ở trung ương và cơ quan thống kê ở địa
phương căn cứ Mô hình khung được công bố theo Quyết định này xây dựng và phê
duyệt HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho cơ quan thống kê ở
trung ương và cơ quan thống kê ở địa phương theo quy định.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê, Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch
và Đầu tư, Thủ trưởng các cơ quan Thống kê ở trung ương và cơ quan thống kê ở địa
phương, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này.
Trong quá trình áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo Mô hình khung, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, tổ chức
và cá nhân phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Kế hoạch và Đầu tư (qua Tổng cục
Thống kê) để xem xét, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 4 ;
- Bộ KH&CN;
- Các đồng chí Lãnh đạo Bộ;
- Các đơn vị thuộc Bộ;
- Các đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê;
- Lưu: VT, TCTK.
|
BỘ TRƯỞNG
Nguyễn
Chí Dũng
|
GIỚI
THIỆU
VỀ
MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO
9001:2015 TỔNG CỤC THỐNG KÊ
1.1. Lịch sử
hình thành và phát triển Tổng cục Thống kê Việt Nam
Ngay trong thời gian đầu cách mạng mới
thành công, trong muôn vàn khó khăn của thời kỳ chống thù trong giặc ngoài,
ngày 6 tháng 5 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước
Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ký sắc lệnh số 61/SL quy định bộ máy tổ chức của Bộ
quốc dân kinh tế gồm các phòng, ban, nha trực thuộc, trong đó có Nha Thống kê
Việt Nam. Để ghi nhớ sâu sắc công ơn của Bác Hồ vĩ đại đối với quá trình xây dựng
và trưởng thành của ngành thống kê, để phù hợp với thực tế lịch sử, và được sự
đồng ý của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Ngành
Thống kê đã lấy ngày 6 tháng 5 năm 1946 là ngày thành lập ngành Thống kê Việt
Nam.
Ngày 20/2/1956, Thủ tướng Chính phủ
ban hành Điều lệ số 695/TTg về tổ chức Cục Thống kê Trung ương (trong Ủy ban Kế
hoạch Nhà nước), các cơ quan Thống kê địa phương và các tổ chức thống kê các Bộ
của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Cục Thống kê Trung ương được tổ chức tạm thời
thành 5 phòng. Ở các địa phương có: Ban Thống kê khu, Ban Thống kê tỉnh, Ban Thống
kê thành (ở các thành phố lớn), Thanh tra Thống kê huyện, phụ trách Thống kê
xã.
Ngày 29/9/1961, Chính phủ ban hành Nghị
định 131/CP quy định nhiệm vụ, quyền hạn và bộ máy Tổng cục Thống kê. Theo đó,
Cục Thống kê Trung ương được nâng lên thành Tổng cục Thống kê.
Ngày 5/4/1974, Hội đồng Chính phủ đã
ban hành Nghị định số 72/CP về tổ chức và hoạt động của Tổng cục Thống kê thay thế Nghị định
131/CP ngày 29/9/1961
của Hội đồng Chính phủ. Tổng cục Thống kê quản lý tập trung thống nhất hệ thống
tổ chức Thống kê Nhà nước và hệ thống thông tin kinh tế trong nền kinh tế quốc
dân. Hệ thống tổ chức Thống kê Nhà nước quản lý theo ngành dọc, bao
gồm: Tổng cục Thống kê, Chi cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
và các Phòng Thống kê, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, khu phố của
thành phố trực thuộc Trung ương.
Ngày 10/11/1975, thành lập Chi cục Thống
kê Thành phố Hồ Chí Minh, một mốc quan trọng trong việc thành lập Chi cục Thống
kê các tỉnh phía Nam sau khi thống nhất đất nước. Trước đó, vào cuối năm 1964,
một số cán bộ miền Nam tập kết ra Bắc làm việc tại Tổng cục Thống kê đã trở về
miền Nam công tác và trở thành lực lượng nòng cốt để phát triển công tác thống
kê, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Mặt trận dân tộc giải phóng miền Nam Việt
Nam và Chính phủ Cách mạng Lâm thời miền Nam Việt Nam. Tính đến trước ngày
30/4/1975, Tổng cục Thống kê đã điều động hàng trăm cán bộ thống kê miền Bắc
vào phục vụ chiến trường miền Nam.
Ngày 11/5/1988, Hội đồng Bộ trưởng ra
Quyết định số 81/HĐBT
quy
định lại chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của ngành Thống kê các cấp.
Theo Quyết định này, bộ máy thống kê địa phương được chuyển giao từ Tổng cục Thống kê quản
lý sang Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý.
Ngày 23/3/1994, Chính phủ ban hành Nghị
định số 23/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng
cục Thống kê thay thế
Nghị định số 72/CP ngày 5/4/1974 của Hội đồng Chính phủ. Theo Nghị định này, Tổng
cục Thống kê trở lại quản lý theo ngành dọc, thay thế Quyết định 81/HĐBT ngày
5/11/1988 của Hội đồng Bộ trưởng. Đây là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng
đối với sự phát triển và trưởng thành của Ngành Thống kê, tạo điều kiện thuận lợi
cho hoạt động thống kê trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Ngày 03/9/2003, Chính phủ đã ban hành
Nghị định số 101/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Tổng cục Thống kê thay thế Nghị định số 23/CP ban hành ngày 23/3/1994
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng
cục Thống kê. Theo đó, tổ chức ngày Tổng cục Thống kê gồm 13 đơn vị hành chính
và 4 đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Ngày 4/01/2007, Chính phủ ban hành Nghị
định số 01/2007/NĐ-CP, theo đó Tổng cục Thống kê chuyển vào Bộ Kế hoạch và Đầu
tư.
Ngày 13/01/2010, Chính phủ ban hành
Nghị định số 03/2010/NĐ-CP về quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức thống kê
bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
Ngày 24/8/2010, Thủ tướng Chính phủ
ban hành Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thống kê trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Theo
đó, Tổng cục Thống kê tiếp tục được tổ chức thành hệ thống ngành dọc đến cấp
huyện. Ở Trung ương, cơ quan Tổng cục Thống kê thành lập thêm 3 đơn vị cấp Vụ
giúp Tổng cục trường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là: Vụ Thống kê xây dựng
và vốn đầu tư; Vụ Thống kê Giá; Vụ Pháp chế, tuyên truyền và Thi đua khen thưởng.
Ở địa phương, phòng Thống kê cấp huyện được chuyển thành Chi cục Thống kê trực
thuộc Cục Thống kê tỉnh, thành phố.
Ngày 11/11/2013, Thủ tướng Chính phủ
ban hành Quyết định số 65/2013/QĐ-TTg sửa đổi, bổ sung điểm a khoản
1 điều 3 Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg. Theo đó, hợp nhất Vụ Pháp chế, tuyên
truyền và Thi đua - Khen thưởng và Thanh tra thành Vụ Pháp chế và Thanh tra Thống
kê.
Ngày 18/3/2020, Thủ tướng Chính phủ đã
ký Quyết định số 10/2020/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Tổng cục Thống kê thuộc Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, thay thế Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg ngày
24/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 65/2013/QĐ-TTg này 11/11/2013
của Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 1 điều 3
Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg. Với Quyết định mới này, Tổng cục Thống
kê sẽ có thay đổi quan trọng
về cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách bộ máy hành chính
Nhà nước tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Theo đó, cơ quan Thống kê
Trung ương có 15 đơn vị hành chính và 5 đơn vị sự nghiệp trực thuộc. Đặc biệt,
việc thành lập Cục thu thập dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
theo Quyết định này thể hiện nét tư duy mới trong hoạt động sản xuất thông tin
thống kê. Về Cục Thống
kê địa phương, được tổ chức thành 5 phòng; Chi cục Thống kê cấp huyện
sẽ sắp xếp lại theo lộ trình còn 486 chi cục vào năm 2021 và còn 420 chi cục
vào năm 2022./.
1.2 Lý do và
vai trò của việc lập mô hình khung
Trong những năm vừa qua, Chính phủ đã
có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính với mục đích
nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước (dưới
đây viết tắt là CQHCNN). Ngày 20/6/2006, Thủ tướng chính phủ đã ký Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2000 vào hoạt động của các CQHCNN. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ thống
quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một công cụ
quan trọng hỗ trợ cho các CQHCNN trong việc chuẩn hóa các phương pháp làm việc,
cải cách phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức,
công dân có liên
quan; xây dựng một HTQLCL công việc trong cơ quan để giảm thiểu phiền hà, nhũng
nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy mạnh
các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/1/2007, Thủ tướng Chính phủ đã phê
duyệt Đề án Đơn giản
hóa thủ tục
hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 - 2010 (Đề án 30). Do
đó, để kết nối các nội dung của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả
của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng vào hoạt động cơ quan hành chính nhà nước, thống nhất triển khai
trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính
văn minh, hiện đại, công khai minh bạch,
ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây
viết tắt là Quyết định 118). Quyết định 19/2014/QĐ-TTg áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ
quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban
hành
Trên tinh thần của các quyết định đã
công bố, Tổng cục Thống kê đã tổ chức xây dựng MHK cho các cơ quan trực thuộc. Mục
đích của việc xây dựng MHK cho các Cơ quan trực thuộc là việc quy định thành phần
cơ bản của một HTQLCL trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong
Các cơ quan; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong HTQLCL của
cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho Cơ quan Cục Thống kê tỉnh,
thành phố.
Mô hình khung được xây dựng
để áp dụng chung thống nhất đảm bảo phù hợp với đặc thù từng lĩnh vực chức năng
quản lý và đảm bảo tính khả thi, việc lựa chọn quy trình, thủ tục xây dựng mô
hình khung của Tổng cục Thống kê đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí: (i) có tính
phổ biến, (ii) có tần suất thực hiện
cao, liên quan nhiều tới Khách hàng; (iii) thuận lợi cho việc xây dựng.
MHK sẽ giúp cho các đơn vị trực thuộc
có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan,
qua đó giảm thiểu tối đa chi phí liên các cơ quan trực thuộc có thể hoàn toàn
chủ động nghiên cứu để tự xây dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.
Mô hình khung gồm 3 phần chính:
Phần 1: Các yêu cầu chung
Phần này bao gồm các tài liệu chung
theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và danh mục các quy
trình nội bộ cần xem xét xây dựng.
Các nội dung chính trong Phần 1 gồm:
- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng
(bao gồm cả Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Tổng hợp phân tích bối
cảnh và quản trị rủi ro);
- Mẫu 4 tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn:
+ Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ);
+ Hướng dẫn quản lý rủi ro, cơ hội;
+ Hướng dẫn Đánh giá nội bộ;
+ Hướng dẫn Kiểm soát sự KPH và HĐKP;
- Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền
hạn của các chức danh công việc (nếu cần);
- Danh mục các quy trình nội bộ cần
xem xét xây dựng (nếu cần):
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác văn phòng: Quy trình Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; Quy trình Họp trực tuyến;
Quy trình Quản lý tài sản, trang thiết bị; Quy trình chi tiêu nội bộ;
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác tổ chức cán bộ: Quy trình Nâng lương thường xuyên và trước thời hạn; Quy
trình Đánh giá, phân loại CC, VC và người lao động;
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác kế hoạch tài chính: Quy trình lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng
năm; Quy trình phân bổ, giao dự toán ngân sách nhà nước hàng năm;
+ …..
Phần 2: Hướng dẫn xác định phạm vi áp
dụng HTQLCL
Nội dung chính của Phần 2 là hướng dẫn
CQHCNN xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 . Các
cơ quan trực thuộc có trách nhiệm căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được
phân công, phân cấp tại các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm
quyền ban hành.
Tổng cục Thống kê xác định phạm vi áp
dụng HTQLCL đối với các cơ quan thống kê ở trung ương và cơ quan thống kê ở địa
phương là: Xây dựng, áp dụng cho các hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
chính Tổng cục Thống kê phân công.
Phần 3: Tài liệu hướng dẫn xây dựng Hệ
thống quy trình và Mẫu quy trình xử lý công việc
Nội dung chính của Phần 3 gồm hai loại
tài liệu chính:
- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy
trình xử lý công việc:
Tài liệu này được xây dựng với mục
đích hướng dẫn cho các đơn vị biết được những yêu cầu về hệ thống tài liệu mà
tiêu chuẩn yêu cầu; cách viết một quy trình xử lý công việc và một số những lưu
ý cho các cán bộ khi triển khai viết các quy trình. Trong đó, hình thức xây dựng
một quy trình xử lý công việc được nhấn mạnh để đảm bảo sự vận
dụng cách thức xây dựng hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực của
đơn vị.
- Mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể
cho đơn vị:
Tổng cục Thống kê xây dựng mẫu quy
trình ISO, giúp cho các đơn vị trực thuộc tham khảo, có thể lựa chọn phù hợp với
đặc thù của từng cơ quan.
Bảng dưới đây
mô tả sự tương ứng giữa MHK và các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
|
TT
|
Mô hình
khung
|
Ghi chú
|
|
|
Phần 1: Các tài liệu
chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 và danh mục các quy trình nội
bộ cần xem xét xây dựng.
Các nội dung chính trong Phần 1 gồm:
|
|
|
1.
|
Mô hình hệ thống quản lý chất lượng
- Chính sách Chất lượng
- Mục tiêu chất lượng
- Tổng hợp phân tích bối cảnh và quản
trị rủi ro
|
|
|
2.
|
Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ)
|
|
|
3.
|
Hướng dẫn quản lý rủi ro, cơ hội
|
|
|
4.
|
Hướng dẫn Đánh giá nội bộ
|
|
|
5.
|
Hướng dẫn Kiểm soát sự KPH và HĐKP
|
|
|
6.
|
Danh mục các quy
trình nội bộ cần xem xét xây dựng.
|
|
|
7.
|
Quy trình Xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác
|
|
|
8.
|
Quy trình Điều động xe ô tô
|
|
|
9.
|
Quy trình Hợp trực tuyến
|
|
|
10.
|
Quy trình Quản lý tài sản, trang thiết
bị
|
|
|
11.
|
Quy trình Năng lượng thường
xuyên và trước thời hạn
|
|
|
12.
|
Quy trình Đánh giá, phân loại CC, VC
và người lao động
|
|
|
13.
|
Quy trình lập dự toán thu, chi ngân
sách nhà nước hàng năm
|
|
|
14.
|
Quy trình phân bổ, giao dự toán ngân
sách nhà nước hàng năm
|
|
|
15.
|
…
|
|
|
|
Phần 2: Hướng dẫn
cơ quan thực hiện xác định phạm vi áp dụng.
|
|
|
|
Phần 3: Tài liệu
hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc và mẫu quy trình xử lý công việc
cụ thể
|
|
MÔ HÌNH KHUNG
HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 CHO CƠ
QUAN THỐNG KÊ Ở TRUNG ƯƠNG VÀ CƠ QUAN THỐNG KÊ Ở ĐỊA PHƯƠNG
(Kèm theo Quyết định số
1807/QĐ-BKHĐT ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Kế
hoạch và Đầu tư)
PHẦN
1
CÁC
YÊU CẦU CHUNG
Các nội dung chính trong Phần này gồm
các tài liệu và biểu mẫu kèm theo, cụ thể như sau:
- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng
(bao gồm cả Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Tổng hợp phân tích bối
cảnh và quản trị rủi ro);
- Mô tả vị trí công việc (Yêu cầu năng
lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc);
- Mẫu 4 tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn:
+ Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ);
+ Hướng dẫn quản lý rủi ro, cơ hội;
+ Hướng dẫn Đánh giá nội bộ;
+ Hướng dẫn Kiểm soát sự KPH và HĐKP.
- Phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2015.
- Danh mục các quy trình nội bộ cần
xem xét xây dựng:
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác văn phòng: Quy trình Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; Quy trình Họp trực tuyến;
Quy trình Quản lý tài sản, trang thiết bị; Quy trình chi tiêu nội bộ
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác tổ chức cán bộ: Quy trình Năng lượng thường xuyên và trước thời hạn; Quy trình Đánh giá,
phân loại CC, VC và người lao động;
+ Các quy trình thuộc lĩnh vực công
tác kế hoạch tài chính: Quy trình lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng
năm; Quy trình phân bổ, giao dự toán ngân sách nhà nước hàng năm;
MÔ HÌNH
HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
PHẦN 1: GIỚI
THIỆU CHUNG
Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống
hành chính nhà nước (dưới đây viết tắt là cơ quan) là tài liệu tổng quát giới
thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL); xác định phạm
vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ
chức, chức năng nhiệm vụ và các quá trình của cơ quan; nêu cách để cơ quan đáp ứng
các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 , để Lãnh đạo và cán bộ
chủ chốt của cơ quan làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình.
1.1. Lịch sử hình
thành:
- Tên đơn vị: Tổng cục Thống kê;
Địa điểm trụ sở chính: 54 Nguyễn
Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội;
Điện thoại: 024 73046666 Fax: 02432115679
Địa chỉ trang tin điện tử:
https://www.gso.gov.vn/
- Quá trình thành lập:
(nêu tóm tắt quá trình hình thành và
phát triển của cơ
quan - căn cứ vào các văn bản, quyết định thành lập từ trước đến nay)
1.2. Cơ cấu tổ chức,
chức năng nhiệm vụ:
1.2.1 Cơ cấu tổ chức
bộ máy
….
1.2.2 Cơ sở vật chất
….
1.2.3 Sơ đồ tổ chức:
1.2.4 Chức năng nhiệm
vụ:
Theo ....;
1.3. Thành tích đã đạt
được:
…
PHẦN 2. GIỚI
THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO
9001:2015
|
Điều khoản
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
|
Tài liệu viện
dẫn
|
|
4. BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC
|
|
4.1. Hiểu tổ chức
và bối cảnh của tổ chức:
|
Khi hoạch định HTQLCL, cơ quan sẽ nhận
diện các vấn đề bên trong, các vấn đề bên ngoài liên quan đến việc thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước của mình và có ảnh hưởng đến khả năng đạt được các
kết quả dự định của HTQLCL.
Ví dụ: một số vấn đề nội bộ, bên
ngoài mà cơ quan cần nhận diện bao gồm:
- Vấn đề nội bộ:
+ Cơ cấu tổ chức;
+ Nhân sự;
+ Trang thiết bị, cơ sở vật chất;
+ Trao đổi thông tin nội bộ;
|
|
- Vấn đề bên ngoài:
+ Môi trường pháp lý;
+ Các vấn đề an ninh, chính trị;
+ Các nhà cung cấp bên ngoài;
+ Vấn đề văn hóa;
…
|
|
4.2. Hiểu nhu cầu
và mong đợi
của
các bên quan tâm:
|
Nhằm đánh giá ảnh hưởng hiện hữu và
tiềm ẩn của các bên quan tâm đối với HTQLCL, cơ quan cần:
1. Nhận diện các bên quan tâm liên quan
đến HTQLCL như: các cơ quan quản lý, các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành
chính nhà nước có liên quan, các tổ chức, công dân....
2. Nhận diện các yêu cầu của các bên
liên quan này có liên quan đến HTQLCL.
3. Xác định các nhu cầu và mong đợi
của các bên quan tâm có liên quan.
|
|
4.3. Xác định phạm
vi của Hệ thống quản lý chất lượng
|
Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý
chất lượng của cơ quan được quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05
tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể như sau:
|
|
1. Phải xây dựng và áp dụng HTQLCL đối
với các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá
nhân.
2. Bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo,
các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng
HTQLCL.
3. Cơ quan xây dựng và áp dụng
HTQLCL đối với các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan nếu xét thấy
cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác của cơ quan.
|
|
4.4. Hệ thống quản
lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
|
• HTQLCL là một phần trong hệ thống
quản lý chung của cơ quan. Cơ quan lồng ghép HTQLCL với các hệ thống quản lý
hiện có như: phần mềm quản lý 1 cửa, 1 cửa liên thông, quản lý tài chính,
nhân lực, quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị..., sử dụng cùng một cấu trúc
về các yêu cầu như đã nêu trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều
hành.
• Cơ quan áp dụng phương pháp tiếp cận
theo quá trình cho HTQLCL bằng cách nhận diện các quá trình và quản lý từng
quá trình cụ thể, từ đó sẽ giảm thiểu được các kết quả đầu ra không phù hợp
được phát hiện trong các quá trình cuối cùng hoặc sau khi chuyển giao.
• Cơ quan phải duy trì thông tin dạng
văn bản để hỗ trợ việc thực hiện các quá trình của cơ quan.
Tài liệu liên quan:
PL.01 Sơ đồ tương
tác các quá trình Hệ thống quản lý chất lượng.
|
|
5. SỰ LÃNH ĐẠO
|
|
5.1. Sự lãnh đạo và
cam kết
|
• Lãnh đạo cơ quan cung cấp bằng chứng
về sự lãnh đạo và cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện HTQLCL,
cải tiến liên tục hiệu quả của chúng bằng cách:
1. Chịu trách nhiệm và tính hiệu lực
của HTQLCL.
2. Đảm bảo rằng chính sách chất lượng
và các mục tiêu chất lượng được thiết lập và phù hợp với định hướng chiến lược
và bối cảnh của cơ quan.
3. Đảm bảo rằng các chính sách chất
lượng được phổ biến, được thấu hiểu trong toàn bộ cơ quan.
4. Đảm bảo rằng các yêu cầu của HTQLCL
được tích hợp vào các quá trình hoạt động của cơ quan khi phù hợp.
5. Thúc đẩy nhận thức tiếp cận theo
quá trình.
6. Đảm bảo rằng các nguồn lực cần
thiết cho HTQLCL luôn sẵn có.
7. Truyền đạt tầm quan trọng về hệ
thống quản lý có hiệu lực và tuân thủ các yêu cầu của hệ thống.
8. Đảm bảo rằng các hệ thống quản lý
đạt được các kết quả dự kiến.
9. Tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ những
người tham gia đóng góp cho hiệu lực của các hệ thống quản lý.
10. Thúc đẩy cải tiến liên tục.
11. Hỗ trợ các vị trí quản lý liên
quan khác chứng minh sự lãnh đạo của họ tại phạm vi họ chịu trách nhiệm.
* Hướng vào khách
hàng
• Đối với HTQLCL, Lãnh đạo cơ quan
chấp nhận cách tiếp cận coi khách hàng làm trung tâm nhằm đảm bảo rằng các
nhu cầu và mong đợi được xác định, được coi là các yêu cầu phải tuân thủ và
được đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
• Điều này được thực hiện bằng cách
đảm bảo:
1. Các yêu cầu của khách hàng, các
yêu cầu luật định và chế định được xác định.
2. Các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến
sự phù hợp của sản phẩm và ảnh hưởng đến khả năng cơ quan làm thỏa mãn khách
hàng đều được xác định và giải quyết.
3. Duy trì vào việc nâng cao sự thỏa
mãn khách hàng.
|
|
5.2. Chính sách
|
• Chính sách chất lượng được Lãnh đạo
cao nhất của cơ quan ban hành phải chi phối được các hoạt động tác nghiệp
hàng ngày của cơ quan, nhằm đảm bảo chất lượng của hoạt động quản lý nhà nước
và cung cấp dịch vụ hành chính công.
• Chính sách chất lượng được duy trì
thông tin dạng văn bản, được cập nhật khi cần thiết và được thông báo công
khai trong toàn bộ cơ quan để mọi người thấu hiểu, hợp tác và thực hiện, đồng
thời sẵn có cho các bên quan tâm liên quan khi thích hợp.
Tài liệu liên quan: PL.02
Chính sách chất lượng.
|
|
5.3. Vai trò, trách
nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
|
• Lãnh đạo cơ quan phải phân công
các trách nhiệm và quyền hạn cho tất cả các vị trí liên quan trong cơ quan.
Các quy định về trách nhiệm và quyền hạn được phổ biến thông qua Sơ đồ cơ cấu
tổ chức và Quy định chức năng, nhiệm vụ... do Lãnh đạo cơ quan ban hành.
• Lãnh đạo cơ quan xác định trách
nhiệm và quyền hạn nhằm:
1. Đảm bảo rằng hệ thống quản lý phù
hợp với các tiêu chuẩn hiện hành.
2. Đảm bảo rằng các quá trình đạt được
các đầu ra dự kiến.
3. Báo cáo về kết quả thực hiện của
hệ thống quản lý.
4. Cung cấp các cơ hội để cải tiến hệ
thống quản lý.
5. Đảm bảo sự hướng vào khách hàng
trong toàn bộ cơ quan.
6. Đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống
quản lý khi có sự thay đổi đối với hệ thống quản lý được hoạch định và thực
hiện.
|
|
6. HOẠCH ĐỊNH
|
|
6.1. Hành động giải quyết rủi
ro và cơ hội
|
• Mục đích của
hành động này là đảm bảo khi hoạch định các quá trình của
HTQLCL, cơ quan xác định các rủi ro và cơ hội của mình và hoạch định các hành
động để giải quyết rủi ro và cơ hội. Đồng thời, ngăn ngừa sự
không phù hợp, bao gồm cả đầu ra không phù hợp và xác định các cơ hội có thể
nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng hay đạt được các mục tiêu chất lượng của
cơ quan.
• Khi xác định các rủi ro và cơ hội
đối với HTQLCL, các vấn đề nội bộ và bên ngoài (xem 4.1) cũng như yêu cầu của
các bên quan tâm có liên quan (xem 4.2) đều cần được xem xét.
- Các ví dụ về rủi ro như các quá
trình, sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu hoặc cơ quan không đạt
được sự thỏa mãn của tổ chức, công dân.
- Các ví dụ về cơ hội như tiềm năng
nhận biết đối tượng phục vụ mới, xác định nhu cầu đối với sản phẩm hay dịch vụ
mới và đưa chúng ra phục vụ tổ chức, công dân hoặc xác định nhu cầu sửa đổi
hay thay thế một quá trình bằng việc đưa vào áp dụng công nghệ mới để quá
trình trở nên hiệu quả hơn.
• Khi xác định các rủi ro và cơ hội
của mình, cơ quan cần tập trung vào việc:
a) mang lại sự sự tin cậy về việc
HTQLCL có thể đạt được các kết quả dự kiến;
b) nâng cao những tác động mong muốn
và tạo ra những khả năng mới (thông qua việc cải thiện hiệu quả của các hoạt
động, việc phát triển và ứng dụng công nghệ mới,...);
c) ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác
động không mong muốn (thông qua việc giảm rủi ro hoặc hành động phòng ngừa);
d) đạt được cải tiến để đảm bảo sự
phù hợp của sản phẩm, dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
Đây chính là việc chấp nhận cách tiếp
cận tư duy dựa trên rủi ro và cơ quan cần xem xét việc áp dụng cách tiếp cận
này cho các quá trình cần thiết đối với HTQLCL.
• Không có điều khoản nào của TCVN
ISO 9001:2015 yêu cầu sử dụng phương pháp quản lý rủi ro chính thức nào
khi xác định và giải quyết rủi ro và cơ hội. Cơ quan có thể lựa chọn các
phương pháp thích hợp với nhu cầu của mình. TCVN IEC/ISO 31010 cung cấp
danh mục các công cụ và kỹ thuật đánh giá rủi ro có thể được xem xét, tùy thuộc
vào bối cảnh của cơ quan. Khi xác định rủi ro và cơ hội, cơ quan có thể xem
xét việc sử dụng các đầu ra của các mô hình như SWOT.
Cơ quan sẽ quyết định
phương pháp và công cụ nào mình nên sử dụng.
HD.02 Hướng dẫn quản
lý rủi ro và cơ hội.
Việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro
cũng có thể giúp tổ chức xây dựng văn hóa chủ động và phòng ngừa
hưởng tới việc
thực
hiện tốt hơn và cải tiến cách thức thực hiện công việc nói chung.
• Có nhiều hình thức khác nhau để có
thể xem xét, xác định rủi ro và cơ hội, ví dụ: các cuộc họp về chiến lược,
xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, các hình thức họp khác nhau
về chất lượng, họp thiết lập
mục tiêu chất lượng, giai đoạn hoạch định việc thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước và cung cấp dịch vụ hành chính công...
• Hành động của cơ quan có thể thực
hiện để giải quyết rủi ro sẽ tùy thuộc vào bản chất của rủi ro, ví dụ như:
a) tránh rủi ro bằng cách không tiếp
tục thực hiện các quá trình mà trong đó có thể gặp phải rủi ro;
b) loại bỏ rủi ro, ví dụ bằng cách sử
dụng các phương án để tuyển dụng, đào tạo, hỗ trợ nhân viên có ít kinh nghiệm
trong cơ quan;
c) chấp nhận rủi ro để theo đuổi một
cơ hội, như đầu tư vào các thiết bị mới, áp dụng công nghệ mới để việc cung cấp
dịch vụ hành chính công trở nên hiệu quả hơn.
d) chia sẻ rủi ro, ví dụ bằng cách
làm việc trực tiếp, định kỳ hoặc lấy ý kiến của tổ chức, công dân để tạo thuận
lợi cho quá trình thuê bên ngoài (công ty bảo hiểm, hợp đồng nhà thầu, dịch vụ...),
giải quyết thủ tục hành chính.
e) không hành động, khi cơ quan tự
mình chấp nhận rủi ro, trên cơ sở tác động tiềm ẩn của rủi ro hoặc chi phí
cho hành động cần thiết.
Cơ quan có thể xem xét nhu cầu đối với
việc thiết lập tài liệu về quản lý rủi ro và cơ hội, cả đối với hệ thống quản
lý chất lượng và đối với các quá trình của hệ thống (xem 4.4).
Tài liệu liên quan:
HD.02 Hướng dẫn quản
lý rủi ro và cơ hội
|
|
6.2. Mục tiêu chất
lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
|
• Nhằm cải tiến liên tục hiệu lực và
hiệu quả của HTQLCL, Lãnh đạo cơ quan phải thiết lập các mục tiêu chất lượng ở
các cấp và bộ phận chức năng thích hợp và các quá trình cần thiết của HTQLCL,
đảm bảo rằng:
1. Nhất quán với Chính sách chất lượng;
2. Đo lường được;
3. Được truyền đạt, theo dõi, cập nhật
khi thích hợp;
4. Duy trì thông tin dạng văn bản về
mục tiêu chất lượng.
• Mục tiêu chất lượng của cơ quan có
thể được thể hiện trong các dạng văn bản khác nhau, ví dụ như: Kế hoạch hoạt
động năm của cơ quan hoặc các nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan hoặc quyết định
giao nhiệm vụ...
• Định kỳ, các cơ quan tổng hợp,
đánh giá kết quả thực hiện Mục tiêu, có thể thông qua các báo cáo đánh giá
giai đoạn, báo cáo sơ kết, tổng kết năm ...
|
|
6.3. Hoạch định
thay đổi
|
• Khi thấy phải có sự thay đổi nào
đó (Ví dụ: phạm vi, lĩnh vực, mức độ áp dụng...) đối với HTQLCL, Lãnh đạo cơ
quan phải lập và thực hiện kế hoạch thay đổi này.
• Phải nêu rõ mục đích của những
thay đổi, xác định các ảnh hưởng của nó cũng như cân nhắc đến nguồn lực, đến
việc phân công lại trách nhiệm và quyền hạn, đến tính toàn vẹn của
HTQLCL.
|
|
7. HỖ TRỢ
|
|
7.1. Nguồn lực
|
|
7.1.1. Khái quát
|
• Cơ quan xác định và cung cấp các
nguồn lực cần thiết nhằm:
1. Thực hiện, duy trì và cải tiến
liên tục hiệu lực
của HTQLCL.
2. Nâng cao sự thỏa mãn khách hàng bằng
cách đáp ứng các yêu cầu của họ.
• Thực hiện việc phân bổ nguồn lực
có xem xét đến năng lực và hạn chế của các nguồn lực hiện tại.
• Các nguồn lực và phân bổ nguồn lực
sẽ được đánh giá trong quá trình xem xét của Lãnh đạo.
|
|
7.1.2. Con người
|
• Lãnh đạo cao nhất đảm bảo sẽ cung
cấp đầy đủ nhân lực cho việc vận hành hiệu quả các HTQLCL cũng như các quá
trình được nhận diện. Việc cung cấp nguồn nhân lực được thực hiện theo quy định
của Nhà nước và hướng dẫn của cơ quan
• Các nhân sự thực hiện công việc có
ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính
công đều phải có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh
nghiệm phù hợp.
• Việc đào tạo và trao đổi thông tin
sau đó sẽ được thực hiện nhằm đảm bảo rằng các nhân sự đều nhận thức được:
1. Chính sách chất lượng.
2. Các mục tiêu chất lượng liên
quan.
3. Sự đóng góp của họ đối với hiệu lực
của HTQLCL, bao gồm các lợi ích cho việc thực hiện cải tiến.
4. Hậu quả của việc không tuân thủ
các yêu cầu của HTQLCL.
|
|
7.1.3. Cơ sở hạ tầng
|
• Cơ quan cam kết duy trì cơ sở hạ tầng
hiện có để đảm bảo việc cung cấp dịch vụ giải quyết thủ tục hành chính theo
chức năng phân cấp đạt được sự phù hợp so với các yêu cầu. Cơ sở hạ tầng bao
gồm:
1. Trụ sở làm việc và các cơ sở vật
chất liên quan.
2. Các máy móc, thiết bị, phần cứng,
phần mềm.
3. Công nghệ thông tin và trao đổi
thông tin.
• Các thiết bị đều được kiểm tra xác
nhận (hiệu chuẩn, kiểm định...) và duy tu, bảo dưỡng theo
quy định.
• Khi các thiết bị được sử dụng để
cho các hoạt động đo lường quan trọng, chẳng hạn như kiểm tra và thử nghiệm,
thì những thiết bị này sẽ được kiểm soát và được hiệu chuẩn hoặc được kiểm
tra xác nhận trước khi sử dụng.
|
|
7.1.4. Môi trường
cho việc thực hiện các quá trình
|
Cơ quan đảm bảo duy trì môi trường
làm việc tốt cả về tâm lý và vật lý để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu thực
hiện hoạt động chức năng, đáp ứng yêu cầu khách hàng.
|
|
7.1.5. Nguồn lực
theo dõi và đo lường
|
Mục đích của điều này là đảm bảo rằng
cơ quan xác định và cung cấp các nguồn lực thích hợp để đảm bảo các kết quả
theo dõi và đo lường
có hiệu lực và tin cậy khi xem xét đánh giá sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ
của cơ quan.
• Trong một số trường hợp, việc kiểm
tra hoặc theo dõi đơn giản là để xác định tình trạng. Ví dụ, kết quả của dịch
vụ hành chính công là các quyết định hành chính, cơ quan cam kết xác định và
cung cấp nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho các kết quả này luôn đúng và đáng
tin cậy, phù hợp với các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu của tổ chức, công
dân, bằng cách:
1. Phân công những người có năng lực
để kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các hồ sơ, yêu cầu đầu vào.
2. Phân công các cán bộ, công chức
có năng lực và chuyên môn để thẩm định các hồ sơ và yêu cầu của tổ chức, công
dân.
3. Trưởng các Phòng ban, bộ phận có
trách nhiệm kiểm duyệt các kết quả hành chính trước khi trình Lãnh đạo phê
duyệt và trả kết quả cho tổ chức, công dân.
4. Lãnh đạo cơ quan xem xét, hoạch định
phương pháp, cách thức thực hiện việc đo lường sự thoả mãn khách hàng.
• Trong một số trường hợp khác, để
có được sự tin cậy về tính hiệu lực của các kết quả đo, cơ quan cần thực hiện
liên kết chuẩn đo lường cho các thiết bị đo. Tuy nhiên, đối với các cơ quan
không sử dụng các thiết bị đo trong quá trình xử lý công việc thì không phải
thực hiện việc liên kết chuẩn đo lường.
|
|
7.1.6. Tri thức của
tổ chức
|
• Cơ quan cũng xác định các tri thức
cần thiết cho việc vận hành các quá trình và đạt, được sự phù hợp của dịch vụ.
Tri thức được xác định bao gồm các kiến thức và thông tin có được từ:
1. Các nguồn lực nội bộ, như các bài
học, các kiến thức từ các chuyên gia, các tài sản trí tuệ.
2. Các nguồn lực bên ngoài như các
tiêu chuẩn, giới học giả, các hội thảo, các thông tin thu thập được từ các
bên liên quan.
• Các tri thức này sẽ được duy trì,
và sẵn ở mức độ cần thiết.
• Khi thực hiện thay đổi các nhu cầu
và các xu hướng, cơ quan sẽ xem xét các tri thức hiện tại và xác định cách thức
yêu cầu hoặc truy cập đến các kiến thức bổ sung.
|
|
7.2. Năng lực
|
• Cơ quan đảm bảo rằng những người
làm việc dưới sự kiểm soát của mình mà có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và
hiệu lực của HTQLCL sẽ có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm cần thiết.
• Để thực hiện được điều
này cơ quan sẽ:
1. Phân công những người có năng lực
và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của của công việc.
2. Thực hiện các hoạt động tập huấn,
đào tạo khi có nhu cầu.
3. Tiến hành đánh giá hiệu lực của
các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của nhân sự.
4. Lưu giữ thông tin dạng văn bản để
chứng minh cho năng lực của những người đang làm việc.
|
|
7.3. Nhận thức
|
• Cơ quan đảm bảo rằng những người
làm việc dưới sự kiểm soát của mình sẽ nhận thức được:
1. Chính sách chất lượng của cơ
quan.
2. Các mục tiêu chất lượng liên
quan.
3. Sự đóng góp của họ vào hiệu lực của
HTQLCL, bao gồm cả các lợi ích của việc cải tiến kết quả hoạt động.
• Để thực hiện điều này cơ quan sẽ:
1. Niêm yết và phổ biến chính sách
chất lượng.
2. Công bố mục tiêu chất lượng và phổ
biến kế hoạch thực hiện.
3. Thực hiện các khóa đào tạo, tập
huấn về TCVN ISO 9001:2015 và HTQLCL.
|
|
7.4. Trao đổi thông
tin
|
Cơ quan đảm bảo việc trao đổi thông
tin nội bộ liên quan đến hiệu lực của HTQLCL được thực hiện. Các phương thức trao đổi
thông tin bao gồm:
1. Sử dụng các quá trình hành động
khắc phục để báo cáo những sự không phù hợp hoặc các khuyến nghị cải tiến.
2. Sử dụng các kết quả phân tích dữ
liệu.
3. Tổ chức các cuộc họp (định kỳ,
theo kế hoạch hoặc đột xuất) để thảo luận các vấn đề của HTQLCL.
4. Sử dụng kết quả đánh giá của các
quá trình đánh giá (nội bộ, bên thứ 2).
5. Tổ chức họp thảo luận
và tham vấn với các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.
6. Sử dụng các phương tiện truyền
thông như e-mail, điện thoại, văn bản...
|
|
7.5. Thông tin dạng
văn bản
|
• Thông tin dạng văn bản của HTQLCL
bao gồm cả tài liệu và hồ sơ.
Chú thích: Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 sử dụng thuật ngữ “thông tin dạng văn bản
cơ quan có thể sử dụng thuật ngữ này hoặc thay vào đó sử dụng các thuật ngữ “tài liệu”
và “hồ sơ” để tránh nhầm lẫn. Trong bối cảnh này cơ quan
xác định:
- Tài liệu: là các
thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản
lý chất lượng.
- Hồ sơ: là các
thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về
các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.
• Tài liệu yêu cầu đối với HTQLCL được
kiểm soát, mục đích của việc kiểm soát tài liệu là nhằm đảm bảo rằng nhân sự
được tiếp cận với các thông tin mới nhất đã được phê duyệt và ngăn ngừa sử dụng
các thông tin lỗi thời. Tất cả các quy trình bằng văn bản được thiết lập, văn
bản hóa, thực hiện và duy trì.
• Mục đích của việc kiểm soát hồ sơ
nhằm xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết cho việc nhận diện, bảo quản,
thu hồi, bảo vệ, thời gian lưu và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng.
• Các biện pháp kiểm soát này áp dụng
cho các hồ sơ có cung cấp bằng chứng cho việc tuân thủ các yêu cầu. Đây có thể
là bằng chứng cho việc đáp ứng các yêu cầu dịch vụ, các yêu cầu quy trình, hoặc
sự tuân thủ luật định. Ngoài ra, hồ sơ chất lượng bao gồm bất kỳ hồ sơ nào
cung cấp bằng chứng cho việc vận hành hiệu quả của HTQLCL.
Tài liệu liên quan:
HD.01 Hướng dẫn kiểm
soát thông tin dạng văn bản (tài liệu, hồ sơ).
|
|
8. THỰC HIỆN
|
|
8.1. Hoạch định và
kiểm soát việc thực hiện
|
Cơ quan sẽ hoạch định và xây dựng
các quá trình cần thiết cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước và cung
cấp các dịch vụ hành chính công. Việc hoạch định quá trình cung cấp dịch sẽ
đáp ứng các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý. Những sự hoạch
định như vậy sẽ xem xét các thông tin liên quan đến bối cảnh của cơ quan xem mục
4.1; 4.2; 4.3; 4.4 ở trên và các nguồn lực, năng lực hiện tại, cũng như các
yêu cầu về dịch vụ trên cơ sở nhận biết và giải quyết các rủi ro và cơ hội đã
được nêu 6.1.
|
|
8.2. Yêu cầu đối với
sản phẩm và dịch vụ
|
|
8.2.1. Trao đổi
thông tin với khách hàng
|
Cơ quan thực hiện việc trao đổi
thông tin một cách hiệu quả với khách hàng bao gồm:
1. Cung cấp các thông tin liên quan
đến dịch vụ hành chính công.
2. Xử lý các yêu cầu của các tổ chức,
cá nhân bao gồm cả những yêu cầu thay đổi.
3. Tiếp nhận các phản hồi liên quan
đến dịch vụ, bao gồm cả các khiếu nại.
4. Xử lý hoặc kiểm soát các tài sản
của Nhà nước.
|
|
8.2.2. Xác định các
yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Trong quá trình thực hiện các dịch vụ
mới, cơ quan sẽ nắm bắt:
1. Các yêu cầu cụ thể của dịch vụ,
bao gồm các yêu cầu về trả kết quả.
2. Các yêu cầu chưa được tuyên bố
nhưng cần thiết cho sử dụng cụ thể hoặc có ý định sử dụng.
3. Các yêu cầu luật định và chế định
liên quan đến dịch vụ.
4. Các yêu cầu khác mà cơ quan xác định.
|
|
8.2.3. Xem xét các
yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Khi các yêu cầu được xác định, cơ
quan sẽ xem xét các yêu cầu này trước khi cam kết cung cấp dịch vụ. Việc xem
xét này nhằm đảm bảo rằng:
1. Các yêu cầu dịch vụ được xác định.
2. Cơ quan có đủ khả năng đáp ứng
các yêu cầu đã xác định hoặc các khiếu nại đối với dịch vụ mà cơ quan cung cấp.
3. Các rủi ro đã được xác định và
xem xét.
|
|
8.2.4. Thay đổi yêu
cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Những trường hợp khi có sự thay đổi
(do lý do khách quan, do quy định luật pháp hoặc do chính yêu cầu của khách
hàng), cơ quan phải có văn bản để thông tin về những sự thay đổi đó; khách
hàng, các bên liên quan phải được thông báo và có kế hoạch biện pháp để duy
trì sự đáp ứng tốt nhất chương trình, nội dung có sự thay đổi này.
|
|
8.3. Thiết kế và
phát triển sản phẩm và dịch vụ
|
Phần lớn các cơ quan tiến hành các
công việc phải theo chức năng, nhiệm vụ do cấp trên giao và các công việc đó
phải theo quy định trong hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật nên không cần
thiết thực hiện việc thiết kế và phát triển.
|
|
8.4. Kiểm soát quá
trình, sản phẩm, dịch vụ do bên ngoài cung cấp
|
• Bất kỳ quá trình nào được thực hiện
bởi bên thứ ba được coi là “quá trình thuê bên ngoài” và phải được kiểm soát.
Các quá trình bên ngoài của cơ quan và các biện pháp kiểm soát cho từng quá
trình, được xác định trong kiểm soát mua hàng và các nhà cung cấp bên ngoài.
• Loại và mức độ kiểm soát được áp dụng
đối với quá trình bên ngoài sẽ xem xét đến:
1. Tác động tiềm ẩn của quá trình
bên ngoài đối với khả năng của cơ quan trong việc cung cấp dịch vụ đáp ứng
các yêu cầu.
2. Mức độ đối với nội dung mà biện
pháp kiểm soát quá trình được chia sẻ.
3. Khả năng đạt được biện pháp kiểm
soát thông qua các yêu cầu hợp đồng mua hàng.
Mua hàng:
• Cơ quan đảm bảo rằng hàng hóa mua
vào đáp ứng các yêu cầu của cơ quan. Loại hình và mức độ kiểm soát đối với
các nhà cung cấp và hàng hóa mua vào phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của chúng
đối với quá trình cung cấp dịch vụ sau đó hoặc kết quả cuối cùng.
• Cơ quan cũng tiến hành đánh giá và
lựa chọn nhà cung cấp dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm, tiến độ giao hàng
và chất lượng sản phẩm và các dịch vụ kèm theo đáp ứng các yêu cầu. Cơ quan
cũng thiết lập các tiêu chí lựa chọn, đánh giá đối với các nhà cung cấp và sản
phẩm hàng hóa mua vào.
• Việc thực hiện mua hàng thông qua
việc phát hành các đơn hàng chính thức, các hợp đồng kinh tế trong đó mô tả cụ
thể các yêu cầu mua vào. Các hàng hóa mua về sau đó được kiểm tra xác nhận
xem có đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan không. Những nhà cung cấp không
đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan có thể được yêu cầu các hành động khắc
phục sau đó.
|
|
8.5. Sản xuất và
cung cấp dịch vụ
|
|
8.5.1. Kiểm soát sản
xuất và cung cấp dịch vụ
|
• Nhằm kiểm soát việc cung cấp dịch
vụ, cơ quan xem xét, khi thích hợp các vấn đề sau đây:
1. Tính sẵn có của các tài liệu hoặc
hồ sơ để xác định các đặc tính của dịch vụ cũng như các kết quả đạt được.
2. Tính sẵn có và việc sử dụng các
nguồn lực giám sát và
đo lường phù hợp.
3. Thực hiện việc các hoạt động giám
sát và đo lường.
4. Việc sử dụng cơ sở hạ tầng và môi
trường phù hợp.
5. Việc chỉ định những người có năng
lực, bao gồm bất kỳ phẩm chất được yêu cầu nào.
6. Việc thực hiện các hành động nhằm
ngăn ngừa các sai lỗi của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.
• Thực hiện các hoạt động thông qua,
chuyển giao và sau khi chuyển giao kết quả.
|
|
8.5.2. Nhận biết và
truy xuất nguồn gốc
|
Cơ quan đảm bảo các yêu cầu sau:
1. Khi cần thiết, có thể nhận biết văn
bản, hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.
2. Nội dung nhận biết là trạng thái
của quá trình xử lý văn bản (như ký tắt...) tương ứng với các yêu cầu theo
dõi và đo lường.
3. Khi có yêu cầu, xác định nguồn gốc
của văn bản, hồ sơ được thực thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ
sơ công việc.
4. Tài liệu liên quan: Tài liệu của
hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan (Danh mục tài liệu nội bộ).
5. Các sổ theo dõi trong quá trình xử
lý công việc.
|
|
8.5.3. Tài sản của
khách hàng
|
Trong quá trình tiếp nhận và xử lý
các văn bản, hồ sơ của các tổ chức, công dân, cơ quan đảm bảo các đơn vị trực
thuộc phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật các thông tin trong văn bản,
hồ sơ của tổ chức, công dân cung cấp. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất, bị
hư hỏng thì cơ quan sẽ phải thông báo cho tổ chức, công dân được biết và có
cách khắc phục, đồng thời lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy
ra.
Tài liệu liên quan: PL.04
Danh mục tài liệu HTQLCL.
|
|
8.5.4. Bảo toàn
|
Cơ quan sẽ bảo toàn sự phù hợp của
các đầu ra trong quá
trình xử lý và chuyển giao nội bộ. Hoạt động bảo toàn kết quả bao gồm việc nhận
diện, xử lý, lưu giữ và bảo vệ.
|
|
8.5.5. Hoạt động
sau giao hàng
|
Đối với các kết quả dịch vụ không
phù hợp về chất lượng dẫn đến khiếu nại của khách hàng, cơ quan có trách nhiệm:
1. Khắc phục hậu quả.
2. Tiến hành điều tra nguyên nhân và
thực hiện hành động khắc phục và trao đổi thông tin liên quan đến khách hàng.
Tài liệu liên quan:
PL.04 Danh mục tài liệu HTQLCL.
|
|
8.5.6. Kiểm soát
thay đổi
|
Cơ quan xem xét và có kế hoạch hoặc
đột xuất kiểm soát các thay đổi đối với các quá trình ở mức độ cần thiết nhằm
đảm bảo sự phù hợp liên tục với tất cả các quá trình.
Tài liệu liên quan:
PL.04 Danh mục tài liệu HTQLCL.
|
|
8.6. Thông qua sản
phẩm và dịch vụ
|
Các tiêu chí chấp nhận dịch vụ được
xác định trong các tài liệu hỗ trợ phù hợp. Các hoạt động xem xét, kiểm tra
được thực hiện tại các công đoạn thích hợp nhằm xác nhận rằng các yêu cầu của
dịch vụ được đáp ứng. Điều này được thực hiện trước khi dịch vụ được thông
qua hoặc dịch vụ được chuyển giao. Các phương pháp này được xác định trong
các tài liệu sau đây:
1. Kiểm tra tính đầy đủ của các
thành phần hồ sơ mà khách hàng nộp tại Bộ phận 1 cửa hoặc Trung tâm dịch vụ
công hoặc qua dịch vụ bưu điện công ích hoặc qua dịch vụ trực tuyến.
2. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải
quyết thủ tục hành chính tại các phòng ban chuyên môn.
3. Thẩm định thể thức văn bản và nội
dung văn bản đối với các kết quả của thủ tục hành chính trước khi được phê
duyệt và chuyển giao cho khách hàng.
|
|
8.7. Kiểm soát đầu
ra không phù hợp
|
• Tất cả các kết quả công việc nếu
không đáp ứng yêu cầu đã nêu, đều được xem là kết quả đầu ra không phù hợp.
Cơ quan phải có cơ chế để phát hiện được chúng và phải có quy định, cơ chế xử
lý.
• Từng phòng ban, bộ phận khi phát
hiện những dạng kết quả đầu ra không phù hợp này phải thực hiện biện pháp xử
lý đã quy định, ghi nhận hoặc lưu giữ hồ sơ cách xử lý, kết quả xử lý, nêu rõ
người có trách nhiệm đã thông qua hoặc không cho phép thông qua.
Tài liệu liên quan:
HD.04. Hướng dẫn kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục.
|
|
9. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
THỰC HIỆN
|
|
9.1. Theo dõi, đo
lường, phân tích và đánh giá
|
|
9.1.1. Khái quát
|
• Cơ quan sử dụng HTQLCL nhằm cải tiến
các quá trình của nó. Những hoạt động cải tiến này nhằm xử lý các nhu cầu và
mong đợi của khách hàng cũng như các bên quan tâm khác, ở mức độ có thể.
• Hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện
sau khi phân tích các số liệu liên quan đến:
Các kết quả phân tích sẽ được sử dụng
để đánh giá:
1. Sự phù hợp của các hoạt động quản
lý nhà nước và dịch vụ hành chính công.
2. Mức độ hài lòng của khách hàng.
3. Kết quả thực hiện và hiệu quả của
HTQLCL.
4. Hiệu quả của công tác hoạch định.
5. Hiệu quả của các hành động giải
quyết rủi ro và cơ hội.
6. Kết quả thực hiện của các nhà
cung cấp bên ngoài.
7. Các chương trình cải tiến HTQLCL.
|
|
9.1.2. Sự thỏa mãn
của khách hàng
|
• Là một trong các biện pháp đo lường
hiệu quả hoạt động của HTQLCL, cơ quan thực hiện kiểm soát các thông tin liên
quan đến cảm nhận của khách hàng để đánh giá xem cơ quan có đáp ứng được các
yêu cầu của khách hàng không.
• Cơ quan xem xét phương pháp, cách
thức thực hiện việc đo lường sự thoả mãn khách hàng (ví dụ thông qua các hình
thức: hòm thư góp ý, tiếp công dân, lấy phiếu góp ý, lấy phiếu thăm dò sự thỏa
mãn của khách hàng ...).
|
|
9.2. Đánh giá nội bộ
|
Định kỳ cơ quan tiến hành đánh giá nội
bộ nhằm xác định xem HTQLCL có tuân thủ các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu
luật định và yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 hay không. Các cuộc
đánh giá nhằm đảm bảo rằng HTQLCL đã được thực hiện hiệu quả và được duy trì.
Tài liệu liên quan:
HD.03 Hướng dẫn đánh giá nội bộ.
|
|
9.3. Xem xét của
lãnh đạo
|
• Lãnh đạo cơ quan tổ chức xem xét
HTQLCL thông qua các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, định kỳ hoặc đột xuất...
để đảm bảo rằng nó luôn phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực. Việc xem xét sẽ
bao gồm việc đánh giá các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với Hệ thống,
bao gồm cả việc xem xét các Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng.
• Cơ quan phải lưu giữ thông tin dạng
văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.
|
|
10. CẢI TIẾN
|
|
10.1. Khái quát
|
Cơ quan phải luôn xác định, lựa chọn
cơ hội cải tiến các quá trình; điều chỉnh, ngăn chặn hoặc giảm những tác động
không mong muốn trong mỗi quá trình có liên quan đến việc thiết lập, áp dụng
và duy trì, cải tiến HTQLCL.
|
|
10.2 Sự không phù hợp và hành
động khắc phục
|
Khi một sự không phù hợp xảy ra liên
quan đến quá trình hay nội dung trách nhiệm nào đó, phòng
ban, bộ phận liên quan phải:
1. Nhận biết, có hành động để kiểm
soát, xử lý hiện tượng của sự không phù hợp đó theo quy định, xem xét những hậu
quả liên quan có thể để xử lý hậu quả đó.
2. Bộ phận phát hiện phải đánh giá
liệu có cần phải phân tích nguyên nhân, tiến hành các hành động để loại trừ
các nguyên nhân của sự không phù hợp này nhằm để nó không tái diễn hay xảy ra
ở những nơi khác. Nếu thấy cần sẽ:
- Báo cáo, lập phiếu yêu cầu xem xét
và phân tích sự không phù hợp;
- Xác định nguyên nhân của sự không
phù hợp;
- Xác định nếu sự không phù hợp
tương tự tồn tại, hoặc có khả năng có thể xảy ra;
- Thực hiện bất kỳ hành động cần thiết;
- Đánh giá kết quả của bất kỳ hành động
khắc phục đã thực hiện;
- Cập nhật nguyên nhân này như là một
mối rủi ro trong quá trình lập kế hoạch (nếu cần thiết);
- Thực hiện thay đổi đối với HTQLCL
(nếu cần thiết).
- Hành động khắc phục phải thích hợp
với tác động của các sự không phù hợp đã xảy ra.
|
|
10.3. Cải tiến liên
tục
|
Cơ quan thường xuyên nâng cao hiệu lực
của HTQLCL thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng,
kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa và
kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
Tài liệu liên quan:
- HD.03 Hướng dẫn
đánh giá nội bộ;
- HD.04 Hướng dẫn
kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục.
|
Phụ lục 1: Sơ đồ
tương tác các quá trình Hệ thống quản lý chất lượng
CHÍNH SÁCH CHẤT
LƯỢNG
Mọi việc làm của tập thể Lãnh đạo,
công chức, viên chức và người lao động của Tổng cục đều đảm bảo nguyên tắc và
hướng tới phương châm:
“………………………………”
Để đáp ứng được điều này, Tổng cục cam
kết:
1. Thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ
quản lý nhà nước dưới sự chỉ đạo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Bộ máy, tổ chức của Tổng cục tinh gọn,
trong sạch có đủ phẩm chất và năng lực để phục vụ tốt các tổ chức, công dân; thực
hiện đổi mới công tác quản lý nhằm đóng góp vào công cuộc cải cách
hành chính.
3. ……..
…..
|
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
TỔNG
CỤC TRƯỞNG
|
HƯỚNG
DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2015, Thủ trưởng cơ quan phải bảo đảm rằng chính sách chất lượng:
a) phù hợp với mục đích, bối cảnh của
cơ quan và định hướng chiến lược,
b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các
yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng,
c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập
và xem xét các mục tiêu chất lượng,
d) được truyền đạt và thấu hiểu trong
cơ quan, và
e) được xem xét để luôn luôn thích hợp.
Do đó, khi lập chính sách chất lượng,
Thủ trưởng cơ quan cần lưu ý đến:
- Mức độ và loại cải tiến trong tương
lai cần thiết để cơ quan hoạt động thành công,
- Mức độ thoả mãn của các tổ chức,
công dân khi đến thực hiện các thủ tục tại cơ quan,
- Sự phát triển của toàn bộ tập thể
công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan,
- Nhu cầu và mong đợi của các tổ chức,
cá nhân liên quan,
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện các
yêu cầu của tiêu chuẩn.
Ví dụ
MỤC TIÊU CHẤT
LƯỢNG NĂM 2020
Thông qua việc áp dụng, duy trì, cải
tiến thường xuyên Hệ thống quản lý chất lượng, .... đảm bảo thực hiện các mục
tiêu sau:
1 ………tỷ lệ sai lỗi bằng ....
2. Tỷ lệ hồ sơ quá hạn bằng không
3. 80% số hồ sơ giải quyết được đo lường
sự hài lòng của tổ chức và công dân
4. 100% số hồ sơ công việc và hồ sơ giải
quyết được đánh giá trong các kỳ đánh giá nội bộ hàng năm.
5. 100% tiếp cận, thấu hiểu, áp dụng
ISO và thực hiện cải tiến hiệu quả công việc bằng các giải pháp cụ thể.
6. 100% công chức thực hiện kiểm hoạt
hiệu suất và hiệu quả làm việc thông qua kế hoạch làm việc.
|
|
………., ngày
... tháng ... năm 2020
TỔNG CỤC TRƯỞNG
|
HƯỚNG
DẪN THIẾT LẬP MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Mục tiêu chất lượng được lập dựa trên
cơ sở chính sách chất lượng của cơ quan. Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập các mục
tiêu này để dẫn tới sự cải tiến hoạt động của cơ quan. Mục tiêu chất lượng phải
có khả năng đo được để tạo điều kiện cho việc xem xét của lãnh đạo có hiệu lực
và hiệu quả. Khi lập các mục tiêu này, lãnh đạo cần chú ý đến:
- Nhu cầu hiện tại và tương lai của cơ
quan và tổ chức, công dân - đối tượng thực hiện thủ tục tại cơ quan,
- Kết quả có liên quan của các cuộc
xem xét của lãnh đạo,
- Hoạt động giải quyết các thủ tục hiện
tại của cơ quan,
- Mức độ thoả mãn của các tổ chức, cá
nhân liên quan,
- Kết quả tự xem xét, đánh giá,
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện các
mục tiêu.
Các mục tiêu chất lượng cần được truyền
đạt đến mọi công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan để mọi người có
thể góp phần đạt được những mục tiêu đó. Cơ quan cần xác định rõ trách nhiệm
triển khai mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng cần được xem xét một cách
có hệ thống và được sửa đổi nếu cần.
DANH
MỤC TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2015
|
STT
|
Tên tài liệu
|
Mã hiệu
|
Ghi chú
|
|
A. Tài liệu
mô hình hệ thống quản lý chất lượng
|
|
1.
|
Mô hình hệ thống quản lý chất lượng
- Chính sách Chất lượng
- Mục tiêu chất lượng
- …
|
|
|
|
2.
|
Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ)
|
HD.01
|
|
|
3.
|
Hướng dẫn quản lý rủi ro, cơ hội
|
HD.02
|
|
|
4.
|
Hướng dẫn Đánh giá nội bộ
|
HD.03
|
|
|
5.
|
Hướng dẫn Kiểm soát sự KPH và HĐKP
|
HD.04
|
|
|
B. Tài liệu
quản lý nội bộ
|
|
I.
|
Quy trình nội bộ
dùng chung
|
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
4.
|
|
|
|
|
5.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II.
|
Quy trình nội bộ
liên quan đến chức năng nhiệm vụ
|
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
TỔNG
HỢP PHÂN TÍCH BỐI CẢNH VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO
|
STT
|
BỐI CẢNH
|
MĐ ĐÁP ỨNG
CÁC MONG ĐỢI
|
DIỄN GIẢI MỨC
ĐỘ ĐÁP ỨNG
|
RỦI RO VÀ CƠ HỘI
|
ĐÁNH GIÁ RỦI
RO
|
BIỆN PHÁP
KIỂM
SOÁT
|
ĐÁNH GIÁ RR
SAU KHI ÁP DỤNG BPKS
|
BIỆN PHÁP BỔ SUNG
|
|
ĐÁP ỨNG
|
K/ ĐÁP ỨNG
|
KN
|
TĐ
|
MĐ
|
|
KN
|
TĐ
|
MĐ
|
|
|
I.
|
Nhân tố bên ngoài
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.
|
Môi trường pháp lý (VB QPPL)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
Công nghệ
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
Văn hóa
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
4.
|
Tuân thủ pháp luật
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II.
|
Nhân tố bên trong
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.
|
- Văn hóa và truyền đạt tri thức
trong tổ chức
|
|
|
-
|
-
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
2.
|
- Năng lực, nhận thức
và chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
-
|
-
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
3.
|
Tuân thủ quy định trong QLCL theo
quy trình, quy định
|
|
|
|
-
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
III.
|
CBCC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.
|
Môi trường làm việc hiệu quả
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
Được đào tạo nâng cao chuyên môn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV.
|
Tổ chức, công dân
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.
|
Chất lượng giải quyết CV
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
Tiến độ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
Thẩm mỹ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG
DẪN KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
(TÀI LIỆU, HỒ SƠ)
Mã số: HD.01
Ngày ban
hành: …/…/2020
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN KIỂM SOÁT
THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
(Tài
liệu, hồ sơ)
|
Mã số: HD.01
|
|
Lần ban hành: 01
|
|
Trang:
|
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa
đổi/ bổ sung
|
Trang / Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội
dung sửa đổi
|
Lần sửa đổi
|
Ngày sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn này được thiết lập nhằm mục
đích:
- Kiểm soát các thông tin văn bản dưới
dạng tài liệu, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng mà cơ quan, tổ chức thuộc
hệ thống hành chính nhà nước đã xác định nhằm đảm bảo các tài liệu này:
+ Luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng
khi cần.
+ Được bảo vệ một cách thỏa đáng,
tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, mất tính toàn vẹn.
- Quy định cách thức các tài liệu, hồ
sơ này:
+ Được tạo lập, cập nhật, nhận biết,
xem xét và phê duyệt.
+ Được phân phối, tiếp cận, khôi phục
và sử dụng.
+ Được lưu trữ, bảo quản bao gồm cả giữ
gìn để có thể đọc được và hủy bỏ.
+ Được kiểm soát khi có các thay đổi.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Hướng dẫn này áp dụng đối với các
tài liệu, hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2015 do cơ quan ban hành bao gồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng,
các quy trình, quy định, hướng dẫn thực hiện công việc...
- Các Phòng, đơn vị của cơ quan thực
hiện hướng dẫn này.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015, mục 7.5.
- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng.
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
- Thông tin dạng văn
bản:
thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4)
và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và
phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào);
- Tài liệu: là các thông
tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất
lượng;
- Hồ sơ: là các thông
tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt
động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng;
Chú thích:
+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng
để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác
nhận, về hành động khắc phục.
+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa
đổi.
- HTQLCL: Hệ thống quản
lý chất lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1 Kiểm soát tài liệu:
5.1.1 Hệ thống tài liệu HTQLCL:
a) Tài liệu HTQLCL của cơ quan bao gồm:
+ Chính sách chất lượng.
+ Các quy trình, quy định, hướng dẫn
dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL.
+ Các quy trình giải quyết thủ tục
hành chính.
+ Các phụ lục, biểu mẫu.
b) Tài liệu HTQLCL được nhận biết và
kiểm soát bằng Danh mục tài liệu HTQLCL theo phụ lục số PL.04 tại Mô
hình HTQLCL.
5.1.2 Tạo lập tài liệu:
5.1.2.1 Trách nhiệm biên soạn, soát
xét, phê duyệt
Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức, cơ quan quy định trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt cho
phù hợp, ví dụ:
|
TT
|
Loại tài liệu
|
Biên soạn
|
Soát xét
|
Phê duyệt
|
|
1
|
Mô hình HTQLCL Chính sách chất lượng,
Mục tiêu chất lượng
|
Thư ký Ban ISO/ Công chức phụ trách
ISO
|
Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO/ Tổ phó Tổ ISO
|
Trưởng ban chỉ đạo ISO/ Tổ Trưởng Tổ
ISO
|
|
3
|
Quy trình, Quy định, Hướng dẫn
|
Công chức chuyên môn
|
Lãnh đạo phòng/ ban/ đơn vị
|
Trưởng ban chỉ đạo ISO/ Tổ Trưởng Tổ
ISO
|
5.1.2.2 Bố cục tài liệu
Bố cục các tài liệu của Hệ thống quản
lý chất lượng được trình bày tuân thủ theo các yêu cầu của các văn bản pháp quy
có liên quan,
Đối với Quy trình/ Quy định/ Hướng
dẫn sẽ bao gồm các mục sau:
1. MỤC ĐÍCH: Trả lời câu hỏi Quy
trình/ Quy định/ Hướng dẫn này được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì?
2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Trả lời câu hỏi
Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá
nhân nào phải thực hiện?
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Trả lời câu hỏi
những tài liệu và quy định liên quan tới việc giải quyết Quy trình/ Quy định/
Hướng dẫn này?
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: Nêu những định
nghĩa và chữ viết tắt sử dụng trong Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH: Nêu trình tự nội
dung, các công việc phải thực hiện, trách nhiệm, phương pháp, tài liệu làm cơ sở
thực hiện, thời gian và nơi thực hiện, cách ghi nhận kết quả, cách lập và lưu
giữ hồ sơ được tiếp nhận hay được tạo ra khi thực hiện (được minh họa tại phần 3 Mẫu
quy trình xử lý công việc quy trình dạng lưu đồ và chi tiết)
Quy định về các ký hiệu vẽ lưu đồ như sau:
|
1
|
|
Bắt đầu/ Kết thúc công việc/lưu hồ sơ
|
|
2
|
|
Các thao tác thực hiện công việc
|
|
3
|
|
Xem xét, phê duyệt hoặc thông qua/ Đưa ra một
quyết định
|
|
4
|
|
Hướng đi của quá trình thực hiện công việc
|
6. BIỂU MẪU: liệt kê các biểu
mẫu sử dụng tại các bước công việc trong Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn.
7. HỒ SƠ CẦN LƯU: quy định loại hồ sơ,
thời gian và trách nhiệm lưu hồ sơ.
Lưu ý: Căn cứ vào
tình hình thực tế, cơ quan quyết định các nội dung chính trong mỗi Quy
trình/ Quy định/ Hướng dẫn cho phù hợp. Tuy nhiên, tối thiểu gồm các nội dung: mục
đích, phạm vi áp dụng; nội dung và các biểu mẫu
5.1.2.3 Quy định về thông tin ban hành
tài liệu:
* Mã số tài liệu được quy định như
sau:
|
Loại tài liệu
|
Ký hiệu
|
|
Quy trình
|
QT.XX.nn
|
|
Quy định
|
QĐ.XX.nn
|
|
Hướng dẫn
|
HD.XX.nn
|
|
Biểu mẫu
|
BM.XX.nn.mm
|
Trong đó:
- nn là số thứ tự tài liệu được
ban hành bởi cơ quan, Ban soạn thảo tài liệu, bắt đầu từ 01, được
đánh theo thứ tự liền nhau.
- mm là ký hiệu của biểu mẫu
trong một Quy trình.
- XX là ký hiệu của bộ phận
chuyên môn soạn thảo tài liệu theo bảng dưới đây:
|
Bộ phận
|
Ký hiệu
|
|
Văn phòng
|
VP
|
|
Vụ Thống kê Tổng hợp và Phổ biến
thông tin thống kê
|
TKTH
|
|
Vụ Hệ thống tài khoản quốc gia
|
TKQG
|
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
TCCB
|
|
Vụ Thống kê Công nghiệp và Xây dựng
|
CNXD
|
|
Vụ Thống kê Giá
|
TKG
|
|
Vụ Phương pháp chế độ và Quản lý chất
lượng Thống kê
|
CĐQLCL
|
|
Vụ Thống kê Nước ngoài và Hợp tác quốc
tế
|
HTQT
|
|
Vụ Kế hoạch tài chính
|
KHTC
|
|
Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy
sản
|
NLTS
|
|
Vụ Thống kê Dân số và Lao động
|
DSLĐ
|
|
Vụ Pháp chế và Thanh tra Thống kê
|
PCTTr
|
|
Vụ Thống kê Thương mại và Dịch vụ
|
TM
|
|
Vụ Thống kê Xã hội và Môi trường
|
XHMT
|
|
Cục Thu thập dữ liệu và ứng dụng
CNTT thống kê
|
TTDL&ƯDCNTT
|
Theo quy định tại...
* Ngày ban hành tài liệu:
Ngày ban hành tài liệu được quy ước:
xx/yy/zz.
Trong đó:
- xx: là ngày ban hành tài liệu (các
ngày nhỏ hơn 10 được ghi
kèm số 0 đằng
trước).
- xy: là tháng ban hành tài liệu.
- zz: năm ban hành tài liệu được viết
đầy đủ 4 số.
Ví dụ :
- 09/01/2019: ban hành ngày 09 tháng
01 năm 2019.
5.1.3 Viết mới và sửa đổi tài liệu:
- Các bộ phận, đơn vị thuộc phạm vi HTQLCL nếu
có nhu cầu viết mới, sửa đổi, bổ sung tài liệu (bao gồm cả các biểu mẫu) phải
báo cáo lãnh đạo cơ quan xem xét để phân công người soạn thảo và phê duyệt ban
hành.
- Người được phân công thu thập thông
tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu và nộp lại Ban ISO
trong thời gian quy định.
- Trong trường hợp cần thiết, tài liệu
sẽ được người viết, sửa chuyển đến những bộ phận có liên quan để lấy ý kiến
đóng góp hoặc phối hợp thực hiện.
- Nội dung sửa đổi tài liệu sẽ được
tóm tắt tại trang Sửa đổi tài liệu. Khi ban hành mới thì các phiếu này sẽ được
hủy bỏ, và nội dung ghi ở trang Sửa đổi tài liệu cũng được xóa bỏ.
5.1.4 Phân phối tài liệu:
- Tài liệu kiểm soát thuộc HTQLCL do Bộ
phận, phòng ban có chức năng chịu trách nhiệm kiểm soát và phân phối có thể bằng
bản giấy hoặc bằng bản mềm (file điện tử: word, excel hoặc pdf,...).
- Tài liệu được khi phân phối cho các
cá nhân, đơn vị có liên quan được quản lý theo các quy định về quản lý hồ sơ tại
các văn bản pháp quy có liên quan của cơ quan.
5.1.5 Kiểm soát tài liệu bên ngoài:
- Các tài liệu bên ngoài liên quan đến
HTQLCL của cơ quan bao gồm: các tiêu chuẩn (Việt Nam, quốc tế, khu vực...), các
loại tài liệu tham khảo, văn bản pháp quy sẽ được kiểm soát theo quy định về quản
lý công tác văn thư hiện hành.
- Đối với các tài liệu download từ
internet về thì Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm kiểm soát nội dung, cập nhật
vào danh mục tài liệu và sắp xếp theo thứ tự.
- Đối với các tài liệu download từ
internet về, yêu cầu cán bộ phải để tại các Forder quy định.
5.2 Kiểm soát hồ sơ:
- Hồ sơ HTQLCL của cơ quan bao gồm:
+ Hồ sơ đánh giá nội bộ hệ thống quản
lý chất lượng.
+ Hồ sơ về xem xét của lãnh đạo.
+ Hồ sơ về việc giải quyết rủi ro và
cơ hội.
+ Hồ sơ liên quan đến việc giải quyết
các thủ tục hành chính.
+ Hồ sơ liên quan đến các hoạt động khắc
phục, cải tiến.
+ Hồ sơ liên quan đến đào tạo, năng lực.
+ Hồ sơ về quản lý tài sản, trang thiết
bị.
+ Hồ sơ về giải quyết đầu ra không phù
hợp.
+ Hồ sơ về giải quyết các khiếu nại, tố
cáo.
+ Hồ sơ về quản lý các lĩnh vực chuyên
môn thuộc chức năng quản lý nhà nước.
- Hồ sơ HTQLCL được nhận biết và kiểm
soát bằng Danh mục hồ sơ theo mẫu BM.HD.01.01, hồ sơ chất lượng của các
Phòng, ban chuyên môn do Trưởng đơn vị thiết lập và kiểm soát.
- Phương pháp sắp xếp và quản lý hồ sơ
tuân thủ theo các yêu cầu tại các văn bản pháp quy có liên quan của cơ quan.
- Hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo tính khoa
học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
- Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng nhất về
phương pháp sắp xếp, nhãn mác cặp, phai, mẫu mã cặp, phải phân định loại hồ sơ,
bộ phận quản lý.
- Hồ sơ sau khi hết hạn lưu phải được
hủy hoặc chuyển về kho lưu trữ. Trình tự hủy hồ sơ, nhất là hồ
sơ tài chính phải theo quy định của pháp luật.
- Thời gian lưu hồ sơ theo quy định của
từng ngành, lĩnh vực về thời hạn lưu hồ sơ.
5.3 Yêu cầu trong quá trình sử dụng:
- Liên tục cập nhật vào danh mục khi
có hồ sơ mới phát sinh, lập cặp hồ sơ mới.
- Khi sử dụng xong hồ sơ phải sắp xếp
vào đúng vị trí đã lấy ra sử dụng, theo thứ tự.
6. BIỂU MẪU
|
STT
|
Ký hiệu biểu
mẫu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
PL.04
|
Danh mục
tài liệu HTQLCL
|
|
2
|
BM.HD.01.01
|
Danh mục hồ
sơ
|
7. HỒ SƠ LƯU
|
STT
|
Tên hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu
|
|
1
|
Danh mục kiểm soát tài liệu
|
Ban ISO
|
3 năm
|
|
2
|
Danh mục hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Theo quy định
|
HƯỚNG
DẪN
QUẢN LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI
Mã số: HD.02
Ngày ban
hành: .../.../2020
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO VÀ
CƠ HỘI
|
Mã số: HD.02
|
|
Lần ban hành: 01
|
|
Trang:
|
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa
đổi/ bổ sung
|
Trang / Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội
dung sửa đổi
|
Lần sửa đổi
|
Ngày sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn cách thức nhận diện, đánh
giá và giải quyết các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến định hướng chiến lược, mục
đích và các kết quả dự kiến trong Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, tổ
chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (dưới đây viết tắt là cơ quan).
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tại các Bộ phận chuyên môn
trực thuộc cơ quan và các quá trình trong phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
31000:2011 Quản lý rủi ro - Nguyên tắc và hướng dẫn.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/TS
9002:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 9001:2015 .
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất
lượng.
- Bối cảnh của tổ chức: là quá trình
xác định các yếu tố ảnh hưởng tới mục đích, mục tiêu và sự bền vững của cơ
quan. Quá trình này xem xét các yếu tố nội bộ như giá trị, văn hóa, tri thức và
kết quả thực hiện của cơ quan. Quá trình này cũng xem xét các yếu tố bên ngoài
như môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và
kinh tế.
- Bối cảnh bên trong: là môi trường
bên trong, trong đó cơ quan cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
Bối cảnh bên trong của cơ quan bao gồm:
+ Quản trị, cơ cấu tổ chức, vai trò và
trách nhiệm;
+ Các chính sách, mục tiêu và chiến lược
được đặt ra để đạt mục tiêu;
+ Khả năng, sự am hiểu về nguồn lực và
kiến thức (ví dụ vốn, thời gian, con người, quá trình, hệ thống và công nghệ);
+ Các hệ thống thông tin, luồng thông
tin và các quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức);
+ Mối quan hệ, nhận thức và giá trị của
các bên liên quan trong cơ quan;
+ Văn hóa của cơ quan;
+ Các tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình
được cơ quan áp dụng;
+ Hình thức và mức độ của các mối quan
hệ hợp đồng.
- Bối cảnh bên ngoài: là môi trường
bên ngoài, trong đó cơ quan cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
Bối cảnh bên ngoài của cơ quan bao gồm:
+ Môi trường văn hóa, xã hội, chính trị,
pháp lý, chế định, tài chính, công nghệ, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh, dù là
quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
+ Các xu hướng và động lực chính tác động
đến mục tiêu của cơ quan; và
+ Mối quan hệ, nhận thức và giá trị của
các bên liên quan bên ngoài.
- Bên quan tâm: Người hoặc tổ
chức có thể ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng, hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng bởi một
quyết định hay hành động.
- Rủi ro: tác động của sự
không chắc chắn lên mục tiêu.
+ Tác động là một sai lệch so với dự
kiến (tích cực và/hoặc tiêu cực).
+ Mục tiêu có thể có những khía cạnh
khác nhau (như mục tiêu tài chính, sức khỏe, an toàn và môi trường) và có thể
áp dụng ở các cấp độ khác nhau (như chiến lược, toàn bộ tổ chức, dự án, sản phẩm
và quá trình).
+ Rủi ro thường đặc trưng bởi sự dẫn
chiếu đến các sự kiện và hệ quả tiềm ẩn hoặc sự kết hợp giữa chúng.
+ Rủi ro thường thể hiện bằng sự kết nối
giữa các hệ quả của một sự kiện (bao gồm cả những thay đổi về hoàn cảnh) và khả
năng xảy ra kèm theo.
+ Sự không chắc chắn là tình trạng, thậm
chí là một phần, sự thiếu hụt thông tin liên quan tới việc hiểu biết hoặc nhận
thức về một sự kiện, hệ quả hoặc khả năng xảy ra của nó.
- Cơ hội: tác động có lợi hoặc
tích cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của cơ quan trong việc đạt
được các kết quả dự kiến của HTQLCL.
- Quản lý rủi ro: các hoạt động
điều phối để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt rủi ro.
- Đánh giá rủi ro: là quá trình
tổng thể nhận diện rủi ro, phân tích rủi ro và xác định mức độ rủi ro.
- Nhận diện rủi ro: Là quá trình
tìm kiếm, nhận biết và mô tả rủi ro.
+ Việc xác định rủi ro đòi hỏi phải
xác định các nguồn rủi ro, sự kiện, nguyên nhân và hệ quả tiềm ẩn của chúng.
+ Xác định rủi ro có thể cần phân tích
dữ liệu quá khứ, lý thuyết, ý kiến chuyên môn có hiểu biết và nhu cầu của các
bên liên quan.
- Phân tích rủi ro: là quá trình tìm
hiểu bản chất của rủi ro và xác định mức rủi ro.
+ Phân tích rủi ro cung cấp cơ sở để
xác định mức độ rủi ro và quyết định về xử lý rủi ro.
+ Phân tích rủi ro bao gồm cả ước lượng
rủi ro.
- Mức rủi ro: là mức độ của
một rủi ro hay một tập hợp các rủi ro, thể hiện bằng sự kết hợp các hệ quả và
khả năng xảy ra của chúng.
- - Giảm thiểu rủi ro: là một kế hoạch
được thiết lập nhằm giải quyết tất cả các rủi ro đã biết, tiềm ẩn và ngăn
ngừa sự tái diễn.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Biểu mẫu/ Kết
quả
|
|
B1
|
Phân tích bối cảnh:
Phân tích bối cảnh nhằm cung cấp các
thông tin cho việc nhận diện, xác định các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng
đến khả năng của cơ quan trong
việc đạt được các kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý chất lượng. Thông tin
bối cảnh của
bao gồm:
a) Bối cảnh bên ngoài:
- Môi trường pháp lý bao gồm chính
sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên
quan đến hoạt động của cơ quan và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi
áp dụng hệ thống.
- Tình hình kinh tế, chính trị, văn
hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh, thành phố hoặc địa phương.
- Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng
công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng
cấp ở các tỉnh, địa phương khác hoặc trong tỉnh, địa phương mình.
- Sự tác động của các nhà thầu phụ,
nhà cung cấp bên ngoài.
b) Bối cảnh bên trong (nội bộ):
- Kết quả hoạt động trong nội bộ cơ
quan, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách
nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên,
liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật... tác động vào các quá
trình, hoạt động, hiệu quả công việc.
- Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm
(nhân lực, vật lực, tài lực).
- Tình hình văn hóa công sở.
- Tri thức của nguồn nhân lực (cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động).
- Các quá trình của Hệ thống quản lý
chất lượng (liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ
hành chính công).
c) Nhu cầu và mong đợi của các bên
quan tâm:
- Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
- Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên,
cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương.
- Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp
trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.
- Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà
thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài
|
Ban Lãnh đạo
Ban ISO
Trưởng bộ
phận
|
BM.HD.02.01
|
|
B2
|
Nhận diện, xác định
rủi ro và cơ hội:
Nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng
(tổ chức, cá nhân có nhu cầu), các bên quan tâm đến HTQLCL và quy định của
pháp luật, trên cơ sở xem xét các thông tin phân tích bối cảnh, Ban Lãnh đạo
và các Phòng, ban, đơn vị tham mưu của cơ quan có trách nhiệm xác định các rủi
ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:
- Định hướng chiến lược;
- Mục đích của HTQLCL;
- Các kết quả dự kiến của HTQLCL;
- Sự phù hợp của kết quả hoạt động
quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ của cơ quan;
- Sự phù hợp của các kết quả giải
quyết dịch vụ hành chính công.
Kết quả nhận diện sẽ được ghi nhận
vào Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết rủi ro và cơ hội mẫu BM.HD.02.01 và
việc mô tả rủi ro phải đảm bảo nội dung sau đây:
- Bản chất của rủi ro;
- Nguyên nhân và tác động tiêu cực của
chúng, đối với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi
vào mục cơ hội;
- Không nên mô tả như một quá trình,
một biện pháp kiểm soát tiêu cực hoặc một hoạt động kiểm soát không xảy ra
|
Ban Lãnh đạo
Ban ISO Trưởng
bộ phận
|
BM.HD.02.01
|
|
B3
|
Đánh giá rủi ro:
Căn cứ từ kết quả xem xét nêu trên,
tiến hành nhận định vấn đề tác động vào cơ quan theo BM.HD.02.01, trong đó
xác định 03 mức độ rủi ro:
a. Thấp: mọi thứ đều ổn định, không
có bất cập hoặc tác động ảnh hưởng đến cơ quan.
Kết luận: Không phải
là rủi ro hoăc cơ hôi
b. Cao: có xuất hiện sự tích cực hoặc
không tích cực có khả năng tác động đến cơ quan.
Kết luận: Trường hợp
tích cực là cơ hôi, trường hợp không tích cực là rủi ro.
c. Rất cao: có xuất hiện tác động
không tích cực đáng kể, gây ảnh hưởng diện sâu, rộng và thường xuyên, tác động
vào việc tuân thủ quy định pháp luật, uy tín, hình ảnh... của cơ quan.
Kết luận: Rủi ro và
cần có hành động nhanh
chóng, kịp thời.
Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ
ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến
đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố
hữu từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các
quá trình của HTQLCL.
|
Ban Lãnh đạo
Ban ISO
Trưởng bộ
phận
|
BM.HD.02.01
|
|
B4
|
Giải quyết rủi ro
và cơ hội
Sau khi nhận định, xác định rủi ro
và cơ hội, cơ quan tiến hành thiết lập kế hoạch giải quyết rủi ro theo
BM.HD.02.02 (đưa ra các biện pháp, đối sách phù hợp), trong đó phải làm rõ:
- Những hành động cụ thể sẽ đưa ra để
thực hiện giải quyết rủi ro và cơ hội.
- Trách nhiệm cho từng hành động.
- Thời gian thực hiện
- Kết quả dự kiến sẽ đạt được.
Lãnh đạo cơ quan phê duyệt kế hoạch
và chỉ đạo việc thực hiện tại các phòng, đơn vị. Định kỳ (tối thiểu 01 năm/lần),
triển khai đánh giá và xác nhận tính hiệu lực của kế hoạch. Trường hợp không
đảm bảo đáp ứng, yêu cầu hành động khắc phục theo (HD.04).
|
Ban Lãnh đạo
Ban ISO
Trưởng bộ
phận
|
BM.HD.02.02
|
6. BIỂU MẪU
|
STT
|
Ký hiệu biểu
mẫu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
BM.HD.02.01
|
Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết
rủi ro và cơ hội
|
|
2
|
BM.HD.02.02
|
Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội
|
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
STT
|
Tên hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu
|
|
1
|
Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết
rủi ro và cơ hội
|
Ban ISO
|
3 năm
|
|
2
|
Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội
|
HƯỚNG
DẪN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
Mã số: HD.03
Ngày ban
hành: .../.../2020
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN
Đánh giá nội bộ
|
Mã số: HD.03
|
|
Lần ban hành: 01
|
|
Trang:
|
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa
đổi/ bổ sung
|
Trang/Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội
dung sửa đổi
|
Lần sửa đổi
|
Ngày sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn này quy định quá trình và
phương pháp tiến hành đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nhằm xác định
hiệu lực và hiệu quả của việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành
chính nhà nước (dưới đây viết tắt là cơ quan).
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Phạm vi của tài liệu này tập trung vào
việc xác định tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của cơ
quan. Khi phát hiện các quá trình của HTQLCL không đầy đủ thông qua hoạt động
đánh giá nội bộ sẽ giúp chỉ ra cơ hội để cải tiến.
Áp dụng cho mọi cuộc đánh giá nội bộ Hệ
thống quản lý chất lượng, kể cả định kỳ và đột xuất được tiến hành tại cơ quan.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
19011:2013 Hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý.
- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng.
- HD.04 Hướng dẫn kiểm soát sự không
phù hợp và hành động khắc phục.
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
- Đánh giá: là quá trình có hệ
thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và
xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn
mực đã thoả thuận.
- Chuẩn mực đánh giá: là tập hợp
các chính sách, thủ tục hay yêu cầu được xác định là gốc so sánh.
- Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, việc
trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và
có thể kiểm tra xác nhận.
- Phát hiện khi đánh giá: Kết quả của
việc xem xét đánh giá, các bằng chứng đánh giá thu thập được so với chuẩn mực
đánh giá. (Phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với
chuẩn cứ đánh giá, hoặc cơ hội cải tiến).
- Sự không phù hợp: sự không đáp
ứng một yêu cầu.
- Hành động khắc phục: Hành động nhằm
chấm dứt nguyên nhân của sự không phù hợp.
- Xem xét: là hành động được tiến
hành để đảm bảo sự thích hợp, thoả đáng và hiệu lực của một đối tượng để đạt được
các mục tiêu đề ra.
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất
lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Biểu mẫu/ Kết
quả
|
|
B1
|
Hoạch định hoạt động
đánh giá
- Chương trình đánh giá:
Cuối quý IV của năm trước, Ban ISO
thiết lập Chương trình đánh giá nội bộ cho năm sau theo biểu mẫu BM.HD.03.01,
trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt. Cơ quan có thể tiến hành đánh giá đột xuất
theo yêu cầu của Lãnh đạo. Hoạt động đánh giá phải thể hiện được tất cả các
yêu cầu của HTQLCL, mỗi yêu cầu được đánh giá tối thiểu một năm 01 lần và mỗi
đơn vị đầu mối đánh giá tối thiểu một năm 01 lần. Đối với những yêu cầu quan
trọng hoặc thường xảy ra sai lỗi thì chu kỳ đánh giá có thể ngắn lại.
- Chỉ định thành viên đoàn đánh giá:
Căn cứ vào Chương trình đánh giá hoặc
yêu cầu đánh giá đột xuất, Trưởng/Phó ban chỉ đạo ISO của cơ quan ra quyết định
thành lập đoàn đánh giá nội bộ trong đó xác định trưởng đoàn đánh giá và các
thành viên, trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt
|
Thư ký ISO
Trưởng Ban
ISO
Trưởng nhóm
đánh giá
|
BM.HD.03.01
|
|
B2
|
Chuẩn bị các hoạt động
đánh giá:
- Kế hoạch đánh
giá:
Trước khi tiến hành một cuộc đánh
giá cụ thể đã được xác lập trong Chương trình đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá
có trách nhiệm thiết lập Kế hoạch đánh giá theo biểu mẫu BM.HD.03.02 và thông
báo cho các bộ phận được đánh giá được biết.
- Phân công nhiệm vụ:
Thông qua trao đối với các thành
viên trong đoàn đánh giá, trưởng đoàn đánh giá phân công trách nhiệm cho từng
thành viên đối với các quá trình, hoạt động, chức năng hoặc địa điểm đánh
giá.
Việc phân công phải trên cơ sở sự độc
lập và dựa năng lực của các chuyên gia đánh giá.
- Xem xét tài liệu
và lập Phiếu câu hỏi (nếu cần):
Các chuyên gia đánh giá yêu cầu các
Bộ phận được đánh giá trong phạm vi được phân công cung cấp các
tài liệu liên quan đến phạm vi đánh giá nhằm:
+ Thu thập thông tin để chuẩn bị cho
các hoạt động đánh giá.
+ Xác định xem thông tin trong tài
liệu có đầy đủ, thỏa đáng và cập nhật không.
+ Xác định xem tài liệu có báo trùm
phạm vi đánh giá và cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ các mục tiêu đánh giá.
+ Việc xem xét tài liệu có thể chỉ
ra hiệu lực của việc kiểm soát tài liệu trong Hệ thống quản lý của bên được
đánh giá.
+ Sau khi xem xét tài liệu, chuyên
gia đánh giá thiết lập phiếu câu hỏi theo biểu mẫu BM.HD.03.03 (nếu cần) nhằm
hỗ trợ cho quá trình đánh giá hiện trường.
- Chuẩn bị các tài liệu làm việc:
Để phục vụ cho hoạt động ghi chép
thông tin và bằng chứng, chuyên gia đánh giá cần chuẩn bị các tài liệu làm việc
sau:
+ Kế hoạch đánh giá.
+ Phiếu câu hỏi.
+ Phiếu ghi chép đánh giá.
+ Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 .
+ Báo cáo sự không phù hợp.
+ Báo cáo đánh giá tổng hợp
|
Nhóm đánh
giá
Bộ phận được
đánh giá
|
BM.HD.03.02
BM.HD.03.03
|
|
B3
|
Thực hiện đánh giá:
- Họp mở đầu:
Thành phần họp bao gồm
Đoàn đánh giá, Lãnh đạo cơ quan và Đại diện của bên được đánh giá. Trưởng
đoàn chủ trì cuộc họp để thống nhất nội dung cần đánh giá với bên được đánh
giá.
- Tiến hành đánh giá:
Thực hiện việc đánh giá thông qua phỏng
vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với
các quy định của HTQLCL. Kết quả đánh giá ghi vào Phiếu đánh giá theo
BM.HD.03.03. Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi hội ý trong
Đoàn để thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể.
Khi phát hiện những điểm không phù hợp,
chuyên gia đánh giá thiết lập hồ sơ về sự không phù hợp và yêu cầu Đại diện
đơn vị đầu mối được đánh giá khắc phục.
- Xem xét kết quả đánh giá và viết
báo cáo đánh giá tổng hợp:
Sau khi đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức
hội ý với các thành viên đoàn để thống nhất kết quả đánh giá và viết báo cáo
đánh giá tổng hợp theo BM.HD.03.04. Báo cáo đánh giá tổng hợp phải nêu được
những điểm mạnh và những điểm không phù hợp.
- Họp kết thúc:
Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá
(kể cả những điểm phù hợp và không phù hợp) cho Lãnh đạo cơ quan. Nêu rõ tầm
quan trọng của những điểm không phù hợp.
Thống nhất kết quả đánh giá
|
Nhóm đánh
giá
Bộ phận được
đánh giá
|
BM.HD.03.03
BM.HD.03.04
|
|
B4
|
Lập hồ sơ đánh giá:
Trưởng đoàn lập bộ hồ sơ đánh giá và
gửi tới Lãnh đạo cơ quan.
Sau đó photocopy các Hồ sơ sự không
phù hợp chuyển cho các đơn vị đầu mối liên quan để thực hiện, đồng thời dự kiến
ngày đánh giá lại (nếu cần thiết)
|
Trưởng đoàn
đánh giá
|
BM.HD.03.01
BM.HD.03.02
BM.HD.03.03
BM.HD.03.04
|
|
B5
|
Theo dõi hành động
khắc phục:
Lãnh đạo cơ quan điều hành chỉ đạo
thực hiện các hoạt động khắc phục đã nêu trong các Hồ sơ sự không phù hợp
theo
đúng
quy định.
Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại
ghi ở Hồ sơ sự không phù hợp, Lãnh đạo cơ quan cử chuyên gia đánh giá đi kiểm
tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực của các hoạt động khắc phục
(nếu cần).
Nếu các đơn vị đầu mối đã thực hiện
xong và có hiệu lực thì đóng hồ sơ.
Nếu các đơn vị đầu mối chưa thực hiện
xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực phải Lập hồ sơ sự không phù hợp mới. Kết
quả đánh giá lại cùng các hồ sơ liên quan được Ban ISO lưu trữ.
Căn cứ vào kết quả đánh giá, Ban ISO
có thể điều chỉnh Chương trình đánh giá năm cho phù hợp thực tế của cơ quan
|
Trưởng nhóm
đánh giá
Trưởng Ban
ISO
|
|
6. BIỂU MẪU
|
STT
|
Ký hiệu biểu
mẫu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
BM.HD.03.01
|
Chương trình đánh giá năm
|
|
2
|
BM.HD.03.02
|
Kế hoạch đánh giá
|
|
3
|
BM.HD.03.03
|
Phiếu đánh giá
|
|
5
|
BM.HD.03.04
|
Báo cáo đánh giá tổng hợp
|
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
STT
|
Tên hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu
|
|
1.
|
Chương trình đánh giá năm
|
Ban ISO
|
3 năm
|
|
2.
|
Kế hoạch đánh giá
|
|
3.
|
Phiếu đánh giá
|
|
4.
|
Báo cáo đánh giá tổng hợp
|
|
5.
|
Quyết định thành lập đoàn đánh giá
(nếu có)
|
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
CHƯƠNG
TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ NĂM ....
|
Bộ Phận được
đánh giá
|
Hoạt động
được đánh giá
|
Thời gian
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chú thích:
|
□ - Kế hoạch đánh giá
|
PHÊ DUYỆT
|
|
|
-
Đánh
giá hoàn thành
|
|
|
|
-
Đánh
giá đột xuất
|
|
|
|
-
Không
đánh giá được theo kế hoạch
|
|
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
KẾ
HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
|
Thời gian
|
Địa điểm
đánh giá
|
Nội dung
đánh giá
|
Chuyên gia
đánh giá
|
Đại diện
bên được đánh giá
|
|
Ngày
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: diễn giải Nội dung đánh giá:
|
4.1
|
Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của
tổ chức
|
7.1
|
Các nguồn lực
|
8.5
|
Sản xuất và cung cấp dịch vụ
|
|
4.2
|
Hiểu biết các nhu cầu và mong đợi của
các bên quan tâm
|
7.2
|
Năng lực
|
8.6
|
Thông qua sản phẩm và dịch vụ
|
|
4.3
|
Xác định phạm vi của HTQLCL
|
7.3
|
Nhận thức
|
8.7
|
Kiểm soát các đầu ra không phù hợp
|
|
4.4
|
HTQLCL và các quá trình của hệ thống
|
7.4
|
Trao đổi thông tin
|
9.1
|
Theo dõi, đo lường, phân tích và
đánh giá
|
|
5.2
|
Chính sách
|
7.5
|
Thông tin dạng văn bản
|
9.2
|
Đánh giá nội bộ
|
|
5.3
|
Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn tổ
chức
|
8.1
|
Hoạch định và kiểm soát thực hiện
tác nghiệp
|
9.3
|
Xem xét của lãnh đạo
|
|
6.1
|
Các hành động giải quyết rủi ro và
cơ hội
|
8.2
|
Các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ
|
10
|
Cải tiến
|
|
6.2
|
MTCL và hoạch định để đạt được MTCL
|
8.3
|
Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch
vụ
|
|
|
|
6.3
|
Hoạch định thay đổi
|
8.4
|
Kiểm soát các QT, SP, DV bên ngoài
|
|
|
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
Địa điểm : ........................................................................
Ngày
: ..........................................
Chuyên gia : ....................................................................
Ký
tên : ........................................
PH: Phù hợp; A : Không phù hợp nặng; B
: Không phù hợp nhẹ; C : Khuyến nghị
|
Điều khoản
|
Nội dung
đánh giá
|
Nhận xét
|
A/B/C
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
BÁO
CÁO ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO
9001:2015
1. Ngày đánh giá:
2. Bộ phận được đánh giá: (Đánh dấu √ tương ứng)
|
 Ban lãnh đạo
|
Phòng...
|
Phòng...
|
Phòng ...
|
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
□ Phòng ...
|
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
□ Phòng ...
|
3. Thành phần đoàn đánh giá:
4. Mục tiêu đánh giá:
Xác định hiệu lực và sự phù hợp của
HTQLCL của ... tên cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống HCNN... so với yêu cầu
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 .
5. Tổng kết các nội dung không phù hợp:
|
ĐIỀU KHOẢN
|
BỘ PHẬN ĐƯỢC
ĐÁNH GIÁ
|
|
Ban LĐ
|
Phòng ...
|
Phòng...
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
Phòng ...
|
|
4.1
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3
|
|
|
|
|
|
|
|
4.4
|
|
|
|
|
|
|
|
5.2
|
|
|
|
|
|
|
|
5.3
|
|
|
|
|
|
|
|
6.1
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2
|
|
|
|
|
|
|
|
6.3
|
|
|
|
|
|
|
|
7.1.
|
|
|
|
|
|
|
|
7.2
|
|
|
|
|
|
|
|
7.5
|
|
|
|
|
|
|
|
8.4
|
|
|
|
|
|
|
|
8.5
|
|
|
|
|
|
|
|
8.6
|
|
|
|
|
|
|
|
8.7
|
|
|
|
|
|
|
|
9.1
|
|
|
|
|
|
|
|
9.2
|
|
|
|
|
|
|
|
9.3
|
|
|
|
|
|
|
|
10.7
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng
|
|
|
|
|
|
|
6. Nhận xét kết quả đánh giá:
6.1 Các kết quả đạt được:
1. Hoạch định hệ thống:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
2. Trách nhiệm lãnh đạo:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3. Nguồn lực:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
6.2 Những tồn tại
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
6.3 Khuyến nghị cải tiến:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
6.4 Kết luận / đầu ra của cuộc đánh
giá:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
|
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
Trưởng
đoàn đánh giá
|
HƯỚNG
DẪN KIỂM SOÁT
SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Mã số: HD.04
Ngày ban
hành: .../.../2020
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN KIỂM SOÁT
SỰ
KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
|
Mã số: HD.04
|
|
Lần ban hành: 01
|
|
Trang:
|
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa
đổi/ bổ sung
|
Trang / Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội
dung sửa đổi
|
Lần sửa đổi
|
Ngày sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức xử lý các dịch vụ
hành chính công, công việc nội bộ không phù hợp được phát hiện thông qua quá
trình giải quyết các thủ tục hành chính, công việc nội bộ cho tổ chức, công
dân.
Hướng tới và đảm bảo cải tiến liên tục
của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, luôn thực hiện các
hành động khắc phục để phát hiện, điều tra, và sửa chữa những sự không phù hợp
liên quan đến dịch vụ, các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng với tất cả các đơn vị,
phòng, ban thuộc phạm vi Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.
- Áp dụng cho mọi sự không phù hợp hiện
tại, không phù hợp tiềm ẩn đối với các quá trình liên quan đến Hệ thống quản lý
chất lượng.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu. Mục 8.7 và 10.2.
- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng.
- HD.02 Hướng dẫn kiểm soát rủi ro và
cơ hội.
- HD.03 Hướng dẫn đánh giá nội bộ.
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
- Quá trình: Tập hợp các hoạt động
tương quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
- Sự không phù hợp: Sự không đáp
ứng một yêu cầu.
- Sự khắc phục: Hành động nhằm
loại bỏ một sự không phù hợp được tìm thấy.
- Hành động khắc phục: là công việc
phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp (đã phát hiện ra hoặc các tình trạng
không mong muốn khác), đề ra và thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại
đã xảy ra, nhằm đảm bảo các tồn tại đó không bị tái diễn.
- Thực hiện đề xuất cải tiến: là việc thực
hiện các ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực của HTQLCL.
- CAR: Corrective Action
Request - Phiếu yêu cầu hành động khắc phục.
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất
lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Biểu mẫu/ Kết
quả
|
|
B1
|
Yêu cầu HĐKP
Những thông tin sử dụng trong hành động
khắc
phục
- cải tiến:
- Các hoạt động chức năng không phù
hợp.
- Xử lý các ý kiến phản hồi của
khách hàng.
- Đánh giá nội bộ thể hiện qua hồ sơ
sự không phù hợp, báo cáo đánh giá.
- Các quyết định sau khi hợp xem xét
của lãnh đạo đề ra.
- Kết quả phân tích dữ liệu quá
trình hoạt động chức năng.
- Kết quả thực hiện các quá trình hoạt
động chức năng.
- Kết quả xác định sự phù hợp của hoạt
động chức năng.
- Các hồ sơ có liên quan của hệ thống
quản lý chất lượng.
- Kết quả hành động khắc phục đã thực
hiện trước đó.
- Các thông tin các bên có liên quan
khác (Cải tiến).
Các bài học kinh nghiệm (Cải tiến)
|
|
|
|
B2
|
Mở phiếu yêu cầu
HĐKP
Tất cả các đơn vị, cá nhân trong phạm
vi của HTQLCL có trách nhiệm phát hiện và báo cáo trưởng đơn vị về các hoạt động
yêu cầu khắc phục.
Khi có các yêu cầu cần thực hiện hoạt
động khắc phục: Trưởng các đơn vị, Trưởng đoàn đánh giá (trong trường hợp
phát hiện trưởng đơn vị không mở phiếu hoặc điểm không phù hợp lặp lại quá 02
lần) có trách nhiệm xem xét mở “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục”,
ghi rõ nội dung yêu cầu vào ô thử nhất của BM.HD.04.01 và báo cáo Lãnh đạo cơ
quan.
Hành động khắc phục
được thực hiện khi:
+ Có dấu hiệu, hiện tượng các sự
không phù hợp hoặc tiềm ẩn, dẫn đến
hoặc có nguy cơ không thực hiện được mục tiêu chất lượng của cơ quan, không
đáp ứng chính sách chất lượng.
+ Các dấu hiệu, hiện tượng sự không
phù hợp hoặc tiềm ẩn, có
tính chất lặp lại.
+ Các dấu hiệu, hiện tượng sự không
phù hợp hoặc tiềm ẩn, gây hậu
quả nặng, mức độ lớn.
+ Khi các hồ sơ sự không phù hợp được
lập quá 03 lần liên tiếp cho cùng một nội dung không phù hợp tại cùng đơn vị
được đánh giá.
+ Các yêu cầu cần thực hiện để cải
tiến nâng cao hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL.
+ Các yêu cầu cần thực hiện để cải
tiến chất lượng hoạt động chức năng nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
Các yêu cầu cần thực hiện khi có sự
thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi phạm vi HTQLCL, thay đổi hoạt động chức
năng, định hướng thực hiện hoạt động chức năng
|
|
|
|
B3
|
Ban ISO cơ quan xem
xét:
“Phiếu yêu cầu hành động khắc phục”
BM.HD.04.01 sau khi được mở phải được Ban ISO xem xét
|
Ban ISO
|
BM.HD.04.01
|
|
B4
|
Phân tích yêu cầu
khắc phục:
Ban ISO yêu cầu các bộ phận có liên
quan phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp, đề ra biện pháp khắc phục, cải
tiến thích hợp
|
Ban ISO
Trưởng bộ
phận liên quan
|
BM.HD.04.01
|
|
B5
|
Đề ra biện pháp thực hiện hành động
khắc phục:
Căn cứ kết quả phân tích nguyên nhân
yêu cầu hành động khắc phục, Ban ISO chỉ định rõ bộ phận cá nhân có trách nhiệm
thực hiện và thời gian hoàn thành. Ghi vào ô thứ hai “Phiếu yêu cầu hành động
khắc phục” BM.HD.04.01 Lãnh đạo cơ quan phê duyệt biện pháp thực hiện hành động
khắc phục
|
Ban ISO
Trưởng bộ
phận liên quan
|
BM.HD.04.01
|
|
B6
|
Thực hiện theo dõi
các biện pháp khắc phục:
Bộ phận, cá nhân được phân công tiến
hành lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp khắc phục theo đúng nội dung thời
hạn được giao. Trong quá trình thực hiện, bộ phận, cá nhân được phân công có
thể phối hợp với các đơn vị khác để thực hiện các biện pháp được nhanh chóng,
có hiệu lực.
Đối với các hoạt động khắc phục có
thời gian thực hiện kéo dài thì bộ phận, cá nhân được phân công thực hiện có
trách nhiệm định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện cho Ban ISO.
Trong quá trình thực hiện nếu gặp
khó khăn cần hỗ trợ, bộ phận cá nhân được phân công có thể yêu cầu Ban ISO
xem xét bổ sung các nguồn lực cần thiết hoặc thay đổi biện pháp thực hiện. Mọi
sự thay đổi bổ sung sẽ được cập nhật đầy đủ vào ô thứ hai “Phiếu yêu cầu
hành động khắc phục”.
Sau khi thực hiện đầy đủ nội dung của
biện pháp khắc phục hoặc những đề xuất cải tiến bộ phận cá nhân được phân
công có trách nhiệm báo cáo kết quả cho Lãnh đạo cơ quan biết
|
Bộ phận được
giao nhiệm vụ thực hiện
|
BM.HD.04.01
|
|
B7
|
Kiểm tra xác nhận
biện pháp khắc phục
Đúng thời hạn đã đề ra trong “Phiếu
yêu cầu hành động khắc phục” Lãnh đạo cơ quan (hoặc người được ủy quyền) có
trách nhiệm tổ chức kiểm tra bằng chứng xác nhận kết quả thực hiện
|
Ban ISO
|
BM.HD.04.01
|
|
B8
|
Đóng phiếu yêu cầu hành động khắc phục
Ban ISO sau khi kiểm tra xác nhận kết
quả thực hiện có trách nhiệm đóng “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục”
ghi đầy đủ chi tiết bằng chứng kết quả thực hiện vào ô thứ ba. Trường hợp hoạt
động khắc phục chưa được thực hiện hoặc kết quả thực hiện không đầy đủ nội
dung yêu cầu người kiểm tra có trách nhiệm mở Phiếu mới chuyển cho Lãnh đạo
cơ quan xem xét cho ý kiến giải quyết
|
Ban ISO
|
BM.HD.04.01
|
6. BIỂU MẪU
|
STT
|
Ký hiệu biểu
mẫu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
BM.HD.04.01
|
Phiếu yêu cầu
hành động khắc phục
|
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
STT
|
Tên hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu
|
|
1.
|
Phiếu yêu cầu hành động khắc phục
|
Ban ISO
|
3 năm
|
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày
... tháng ... năm 20…...
|
PHIẾU
YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Số phiếu:
...................................
1. Đơn vị lập:
………………………………………………………………………………………
2. Nội dung: ………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
Người mở:
3. Nguyên nhân và biện pháp
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
4. Người thực hiện: Duyệt
5. Thời gian hoàn thành:
6. Kết quả thực hiện:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
|
Đạt: □
|
Không đạt: □
|
Số phiếu mới: ......................
|
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
|
Người kiểm
tra:
|
Căn cứ tình hình thực tế tại từng đơn
vị, cơ quan hành chính nhà nước nghiên cứu, quy định cụ thể về yêu cầu năng lực,
trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc theo từng đơn vị, gồm 02 phần:
phần I mô tả sơ đồ tổ chức của đơn vị và phần 2 quy định cụ thể về yêu cầu năng
lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc.
I. Sơ đồ tổ chức tại các đơn vị:
II. Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền
hạn của các chức danh công việc
* Chức danh: ...
* Báo cáo đến: ...
* Tổng quan về công việc:
1. Trách nhiệm:
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
2. Quyền hạn:
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
3. Yêu cầu:
- Trình độ: ……………………………………………………………………………………………
- Kỹ năng: ……………………………………………………………………………………………
- Kinh nghiệm:
………………………………………………………………………………………
- Tính cách:
………………………………………………………………………………………….
|
Người lập
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
Thủ
trưởng đơn vị
|
Một số ví dụ:
Cơ quan có thể tham khảo thêm về một số
ví dụ quy định về yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của một số chức danh
công việc sau:
A. Đối với cán bộ thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ
* Chức danh: Văn thư, lưu trữ
* Báo cáo đến: Chánh Văn
phòng
* Tổng quan về công
việc:
1. Trách nhiệm:
- Tiếp nhận công văn đến, đóng dấu
công văn đến, vào sổ công văn đến và phần mềm lưu máy tính, trình
lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển công văn đến các đơn vị chuyên môn trong
ngày.
- Tiếp nhận công văn đi, vào sổ công
văn đi và phát hành trong ngày.
- Theo dõi quá trình xử lý các văn bản
đến có yêu cầu thời gian phúc đáp.
- Bảo quản hồ sơ tài liệu và lưu trữ hồ
sơ, tài liệu theo quy định .
- Quản lý, bảo quản các con dấu.
- ........
2. Quyền hạn:
- Có quyền từ chối
phát hành công văn đi nếu không đảm bảo đúng thủ tục quy định.
- Không cung cấp tài liệu lưu trữ nếu
không có ý kiến của
Chánh Văn phòng.
- ......
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Tốt nghiệp trường Trung cấp
Văn thư lưu trữ.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang
làm...
- Kinh nghiệm: Giải quyết công việc
nhanh, xác định thời gian giao trả hồ sơ của từng đơn vị...
- Tính cách: Thái
độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và chu đáo...
|
Người lập
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
Chánh
Văn phòng
|
B. Đối với cán bộ thực
hiện công tác kế toán
* Chức danh: Kế toán
* Báo cáo đến: Chánh Văn phòng,
Thủ trưởng cơ quan
* Tổng quan về công
việc:
1. Trách nhiệm:
- Thực hiện chế độ, chính sách tài
chính, kế toán tại cơ quan theo quy định.
- Báo cáo cho các cơ quan liên quan về
tình hình thực hiện sử dụng ngân sách, phí, lệ phí theo định kỳ.
- Quyết toán thu chi ngân sách năm và
xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách năm kế tiếp (gồm kinh phí dự toán
ngân sách, phí lệ phí và vốn đầu tư các dự án
quy hoạch).
- Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu kế
toán (trên máy vi tính và trên sổ sách chứng từ).
- Theo dõi thực hiện Quy chế chỉ tiêu
nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công.
- Kiểm tra theo dõi việc thu phí, lệ
phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- ............
2. Quyền hạn:
- Có quyền từ chối thanh toán
nếu không đảm bảo đúng thủ tục quy định.
- Không thanh toán những trường hợp
không nằm trong phạm vi cho phép của chế độ tài chính quy định trừ
trường hợp cấp có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
- ..........
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chuyên môn .
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang
làm, tạo mối quan hệ với
các đơn vị liên quan và Kho bạc Nhà nước tỉnh/thành phố. Tin học hóa phần mềm
trên máy tính...
- Kinh nghiệm: Giải quyết công việc
nhanh, chính xác, kịp thời...
- Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự,
văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cẩn thận...
|
Người lập
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
Chánh
Văn phòng
|
C. Đối với Chánh Văn
phòng
* Chức danh: Chánh Văn
phòng
* Báo cáo đến: Lãnh đạo cơ
quan
* Tổng quan về công
việc:
1. Trách nhiệm:
- Tổ chức, điều hành công việc chung của
Văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán
bộ công chức của Văn phòng.
- Giải quyết các chế độ chính sách cho
cán bộ, công chức.
- Quản lý tài chính, tài sản cơ quan.
- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kỳ
tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ với
UBND tỉnh/thành phố, cơ quan cấp trên và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình công
tác tháng, quý, năm.
- Theo dõi, quản lý, thực hiện công
tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ.
- Quản lý chỉ đạo, điều hành Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
- ....................
2. Quyền hạn:
- Được quyền đánh giá, nhận xét
cán bộ công chức; đề xuất đào tạo, bồi dưỡng, dự thi nâng ngạch,
bổ nhiệm, luân chuyển,
khen thưởng và quản lý cán bộ công chức của Văn phòng.
- Được quyền ký thừa lệnh Thủ
trưởng cơ quan theo quy định phân cấp.
- ............
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chuyên môn.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang
làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợp báo cáo; có kỹ năng soạn
thảo tốt các văn bản và kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong
công tác quản lý Nhà nước, trong công tác tổ chức và trong công tác quản lý
hành chính Nhà nước.
- Tính cách: Quyết
đoán, thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và linh
hoạt.
|
Người lập
|
………., ngày
... tháng ... năm ..…...
Thủ
trưởng cơ quan
|
DANH
MỤC CÁC QUY TRÌNH, THỦ TỤC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG NỘI BỘ CƠ QUAN
(Cần
xem xét xây dựng)
Cơ quan Cục Thống kê tỉnh, thành phố
xem xét xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2015 cho các hoạt động điều hành xử lý công việc tại nội bộ cơ
quan Cục. Các quy trình, quy chế nội bộ quản lý hoạt động trong cơ quan cần xem
xét, nghiên cứu xây dựng, cụ thể như sau:
+ Quy trình Xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác;
+ Quy trình Điều động xe ô tô;
+ Quy trình Hợp trực tuyến;
+ Quy trình Quản lý tài sản, trang thiết
bị;
+ Quy trình Nâng lương thường xuyên và
trước thời hạn;
+ Quy trình Đánh giá, phân loại CC, VC
và người lao động;
+ Quy trình lập dự toán thu, chi ngân
sách nhà nước hàng năm;
+ Quy trình phân bổ, giao dự toán ngân
sách nhà nước hàng năm;
Khi cần thiết, danh mục thủ tục nội bộ
có thể thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của Cơ quan.
PHẦN
2
PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN
TCVN ISO 9001:2015
Tổng cục Thống kê xác định phạm vi áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) đối với cơ quan thống kê ở trung ương
và cơ quan thống kê ở địa phương là: Xây dựng, áp dụng cho các hoạt động liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ chính của các đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê. Vì vậy,
các các cơ quan thống kê ở trung ương và cơ quan thống kê ở địa phương khi xây
dựng HTQLCL cần xác định phạm vi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 bao gồm những phạm vi áp dụng sau:
1. Thực hiện công tác thống kê Tổng hợp;
2. Thực hiện công tác thống kê Tài khoản
quốc gia;
3. Thực hiện công tác thống kê Nông,
Lâm nghiệp và Thủy sản;
4. Thực hiện công tác thống kê Công
nghiệp và Xây dựng;
5. Thực hiện công tác thống kê Thương
mại và Dịch vụ;
6. Thực hiện công tác thống kê Giá;
7. Thực hiện công tác thống kê Dân số
và Lao động;
8. Thực hiện công tác thống kê Xã hội
và Môi trường;
9. Thực hiện công tác Phương pháp chế
độ thống kê;
10. Thực hiện công tác thống kê Nước
ngoài và hợp tác quốc tế.
11. Thực hiện công tác thu thập dữ liệu
và ứng dụng CNTT thống kê;
12. Thực hiện công tác tác Văn phòng;
13. Thực hiện công tác Tổ chức cán bộ;
14. Thực hiện công tác Pháp chế và
thanh tra thống kê;
15. Thực hiện công tác Kế hoạch tài
chính.
PHẦN
3
TÀI
LIỆU HƯỚNG DẪN VÀ MẪU QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC
Phần này bao gồm các tài liệu chính
sau:
- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy
trình xử lý công việc;
- Hướng dẫn trình bày quy trình xử lý
công việc.
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN
TRÌNH
BÀY QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC
MỤC LỤC
1. Yêu cầu đối với Hệ thống tài liệu
2. Cách viết một Quy trình xử lý công
việc
2.1. Khái niệm
2.2. Hình thức của
quy trình
2.3. Nội dung quy trình
2.4. Xây dựng biểu mẫu thuộc quy trình
3. Những điều lưu ý khi viết quy trình
4. Các mẫu sử dụng
Mẫu quy trình
1. Yêu cầu đối
với hệ thống tài liệu
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015, các cơ quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập
thành văn bản một số loại tài liệu. Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi
trong cơ quan (và khi cần có thể cung cấp để tham khảo đối với các Tổ chức và
cá nhân bên ngoài có liên quan).
1.1. Lợi ích của việc
lập văn bản
- Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc
do cơ quan tạo ra nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định;
- Khẳng định cam kết của Lãnh đạo đối
với chất lượng trong cơ quan;
- Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức;
trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân trong cơ quan được xác lập
rõ ràng;
- Thông tin cho mọi người trong cơ
quan biết hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung cấp
các hướng dẫn cần
thiết cho tiến hành công việc thuận lợi;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực
hiện các tiêu chí của cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục hệ thống
quản lý chất lượng của cơ quan;
- Cơ sở để được thừa nhận và đánh giá,
chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, nâng cao uy tín của cơ
quan.
1.2. Cấu trúc Hệ thống
tài liệu
Các tài liệu được lập thành văn bản của
hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính, về nguyên tắc, gồm 04 mức
(hay tầng) sau đây:
Mức 1: Mô hình hệ
thống quản lý chất lượng (bao gồm cả Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng,
Tổng hợp phân tích bối cảnh và quản trị rủi ro).
Mức 2: Các Quy
trình, thủ tục (gồm các Quy trình ứng với các yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các Quy trình tác nghiệp).
Mức 3: Các hướng dẫn
công việc (để thực hiện các Quy trình, thủ tục).
Mức 4: Các tài liệu
hỗ trợ (gồm những Biểu mẫu, các tài liệu tham khảo, hồ sơ... để thực hiện các
Quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc).
Việc phân mức (hay tầng) của các tài
liệu này nhằm giúp nhận biết các tài liệu chủ yếu cần có của hệ
thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
không bắt buộc mọi cơ quan phải thiết lập đủ 04 mức tài liệu như vậy và cũng
không hướng dẫn thống nhất việc biên soạn các tài liệu đó như thế nào. Mỗi cơ
quan tự chọn phương án lập các văn bản các tài liệu cần thiết cho mình tương
thích với trình độ quản lý và trình độ, kỹ năng của cán bộ, công chức trong cơ
quan.
1.3. Lưu ý
a) Hệ thống văn bản được thiết lập
không phủ nhận mà dựa trên cơ sở những văn bản đã có với sự bổ sung những gì
chưa có (mà cần phải có), sửa đổi những gì không đúng hoặc không còn thích hợp
(được khẳng định là cần sửa đổi),
loại bỏ những gì không cần thiết hoặc không còn hiệu lực về mặt pháp lý.
b) Chỉ lập thành văn bản ứng với từng
mức (hay từng tầng) trên cơ sở xác định rõ công việc của cơ quan là gì và các
quá trình chính để tổ chức thực hiện các việc đó. Những công việc tuy cần phải
làm nhưng không quan trọng và những quá trình, thủ tục đơn giản đã thành thục
trong thực hiện hàng ngày của cán bộ - công chức thì không cần lập thành văn bản.
1.4. Phân biệt giữa
tài liệu và hồ sơ:
- Tài liệu là các văn bản được thiết lập
và công bố để trên cơ sở đó mà tổ chức thực hiện công việc của mình (như chính
sách và mục tiêu chất lượng; cơ cấu tổ chức và trách nhiệm, quyền hạn; các Quy
trình hay Thủ tục; hệ thống văn bản pháp quy; các Tiêu chuẩn).
- Hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt,
là những thông tin được tập hợp, ghi chép lại dưới nhiều hình thức trong và sau
khi công việc đã được thực hiện; nó minh chứng cho trạng thái thực của việc đã
thực hiện đó (như các biểu mẫu thống kê, các báo cáo, các biên bản hội họp, biên bản
hay kết luận về kiểm tra - đánh giá, các quyết định xử lý, các chứng từ về vật
tư hay tài chính...).
2. Cách xây dựng
Quy trình xử lý công việc
2.1 Khái niệm
Quy trình (hay Thủ tục) là tài liệu hướng
dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần thiết (Ai
làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định nhằm đảm
bảo cho quá trình đó được kiểm soát.
Trong hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 , Quy trình thường được thiết lập tương ứng
với ba phần:
- Ứng với công việc chính thuộc phạm
vi áp dụng tiêu chuẩn của cơ quan;
- Ứng với các công việc hỗ trợ để thực
hiện các công việc chính;
- Ứng với yêu cầu của tiêu chuẩn (với
tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 là các hoạt động: Kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ); Quản lý rủi ro, cơ hội; Đánh giá nội bộ; Kiểm soát sự
không phù hợp và hành động khắc phục).
2.2 Hình thức của Quy
trình
Tùy theo mức độ phức tạp của quy trình
hay quá trình và ý đồ của người soạn thảo, phần nội dung chính có thể trình bày
dưới nhiều dạng khác nhau. Trong khuôn khổ của các cơ quan hành chính nhà nước.
Việc hình thức các quy trình được có thể cân nhắc xây dựng theo các cách khác
nhau, tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình giới thiệu cách xây dựng Sử dụng bảng
biểu diễn giải.
Hình thức Quy trình được xây dựng theo
cách thức này là sự thể hiện các thông tin theo dạng diễn giải kết hợp với bảng
biểu được xây dựng theo trình tự xử lý công việc, trong đó nêu rõ trình tự các
bước, trách nhiệm của công chức, thời gian xử lý, và các biểu mẫu, hồ sơ cần
lưu tại mỗi bước công việc.
Hình thức Quy trình theo cách thức bảng
biểu diễn giải có ưu điểm bên cạnh việc thể hiện rõ được các nội dung cần thiết
quy định, chỉ rõ trách nhiệm, thời gian xử lý và các biểu mẫu liên quan, hồ sơ
cần lưu. Các quy trình xử lý công việc được xây dựng mẫu cho các cơ quan hành
chính nhà nước được xây dựng theo cách này. Mẫu Quy trình xử lý công việc theo cách
thức này được thể hiện tại Phụ lục 2.
2.3 Nội dung của Quy
trình
Để dễ theo dõi, nội dung của các Quy
trình gồm những mục sau:
a) Mục đích
Nói rõ Quy trình được thiết lập nhằm
giải quyết vấn đề gì. Thí dụ: Mục đích của Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu, hồ sơ) có thể viết “Mục đích của Hướng dẫn này được thiết lập
nhằm mục đích:
- Kiểm soát các thông tin văn bản dưới
dạng tài liệu, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng mà cơ quan, tổ chức thuộc
hệ thống hành chính nhà nước đã xác định nhằm đảm bảo các tài liệu này:
+ Luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng
khi cần.
+ Được bảo vệ một cách thỏa đáng,
tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, mất tính toàn vẹn.
- Quy định cách thức các tài liệu, hồ
sơ này:
+ Được tạo lập, cập nhật, nhận biết,
xem xét và phê duyệt.
+ Được phân phối, tiếp cận, khôi phục
và sử dụng.
+ Được lưu trữ, bảo quản bao gồm cả giữ
gìn để có thể đọc được và hủy bỏ. Được kiểm soát khi có các thay đổi”.
b) Phạm vi áp dụng
Cho biết Quy trình sẽ được áp dụng ở
lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện: như với Hướng dẫn kiểm
soát thông tin dạng văn bản (tài liệu, hồ sơ) thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ
chức.
c) Tài liệu viện dẫn
Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội
bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Quy trình. Với Dịch vụ hành chính
thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp quy (Luật, Pháp
lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu hướng dẫn về
nghiệp vụ - kỹ thuật của các cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu
mẫu thống kê...). Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy cần
chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Quy trình hàng ngày
và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự bổ sung, sửa đổi, thay thế của
cơ quan có thẩm quyền. Khi cần thiết, có thể viện dẫn các văn bản pháp quy liên
quan trong mục nội dung.
d) Định nghĩa/ viết tắt
Giải thích các khái niệm hay định
nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Quy trình để tránh hiểu sai hay
hiểu không thống nhất hoặc các từ viết tắt trong quy trình.
e) Nội dung quy trình
Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời
gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện
theo những chỉ dẫn nào.
Điều quan trọng để xác định được đúng
phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc
trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn
nhau...); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn
lực có thể huy động.
Đây là phần cốt lõi của Quy trình. Mỗi
tổ chức và mỗi đơn vị, cá nhân trong tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án
thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được
quá trình và công việc tạo ra.
f) Biểu mẫu
Chủ yếu gồm các hướng dẫn, biểu mẫu áp
dụng thống nhất khi thực hiện Quy trình (được dẫn chiếu, mã hóa và kèm theo
nguyên bản).
g) Hồ sơ cần lưu
Liệt kê những hồ sơ cần phải lưu trữ
làm bằng chứng cho việc thực hiện Quy trình, cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ, thời
gian lưu trữ, nơi lưu ...
3. Xây dựng
biểu mẫu
Biểu mẫu ở đây được hiểu là các mẫu
đơn, mẫu phiếu (ví dụ: mẫu giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận, mẫu theo dõi quá
trình xử lý công việc, biểu mẫu thống kê... Biểu mẫu là những ấn phẩm in sẵn,
khi dùng đến chỉ việc điền vào những khoảng trống.
a) Mục đích
- Thống nhất cách ghi chép.
- Cung cấp đúng và đủ những thông tin
cần thiết.
- Tiết kiệm thời gian.
b) Hình thức
Tùy mục đích sử dụng mà biểu mẫu có rất
nhiều dạng khác nhau. Dưới đây là 1 số dạng thường gặp:
- Biểu, bảng: thường dùng để điền số.
- Mẫu/ Form: quy định những thông tin
cần cung cấp (sau đó là khoảng trống để ghi chép).
- Kết hợp 2 dạng trên.
- Và các dạng khác.
Kích thước và màu sắc: tùy mục đích và
màu sắc, có thể sử dụng các loại kích thước, màu sắc khác nhau cho phù hợp.
c) Cách sử dụng
- Có thể ghi chép bằng tay.
- Hoặc sử dụng các phương tiện tự động,
bán tự động để ghi chép.
4. Lưu ý khi
viết quy trình
Trong quá trình xây dựng Quy trình xử
lý công việc, người dự thảo cần lưu ý một số điểm sau:
- Mỗi Quy trình đều nên có đủ 07 mục
nêu trên. Mục nào không có nội dung phải trình bày thì bỏ trống hoặc ghi chữ
“Không áp dụng”.
- Viết Quy trình là phần quan trọng và
mất nhiều công sức nhất, cần chọn cử cán bộ có trình độ, nắm chắc vấn để đảm
nhiệm.
- Thường một Quy trình từ khi thông
qua, công bố áp dụng lần đầu (ở cuối giai đoạn xây dựng các Văn bản) tới khi
hoàn chỉnh (ở giai đoạn đánh giá, công bố hoặc chứng nhận) phải bổ sung, sửa đổi
nhiều lần. cần thực hiện việc viết Quy trình theo hướng dẫn của bên Tư vấn như:
Nhận biết yêu cầu (tức xác định Quy trình đó là cần phải có); Lãnh đạo Cơ quan
phê duyệt (xác nhận sự cần thiết và cho tiến hành); Thu thập thông tin (về Quy
trình hiện hành và các thông tin liên quan khác); Viết dự thảo (những gì phải
làm đã được cân nhắc; sắp xếp hợp lý; diễn tả đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu...);
Thu thập ý kiến đóng góp trong nội bộ Cơ quan và những nơi có liên quan bên
ngoài (gồm cả kết quả khảo sát, thử nghiệm, nếu có); Xét duyệt và cho phép áp dụng
của Lãnh đạo Cơ quan; Theo dõi, phân tích tình hình áp dụng để tiếp tục bổ
sung, hoàn chỉnh.
- Trong mỗi cơ quan, đơn vị cần phân
công cụ thể trách nhiệm xây dựng dự thảo Quy trình; trách nhiệm kiểm tra, xem
xét dự thảo quy trình và trách nhiệm phê duyệt Quy trình. Người dự thảo Quy
trình nên là người trực tiếp thực hiện quy trình hoặc Lãnh đạo cấp Phòng, người
xem xét nên là thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị, người phê duyệt cần
phải là người Lãnh đạo cao nhất để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLCL.
- Việc xây dựng Quy trình trong HTQLCL
là trách nhiệm chính của cơ quan, đơn vị thực hiện. Không nên ủy quyền hoặc
thuê tư vấn viết hộ Quy trình. Điều này dễ dẫn đến việc cán bộ, công chức không
hiểu được nội dung Quy trình, không tuân thủ theo quy trình và không có khả
năng tự cải tiến quy trình./.
QUY TRÌNH
Tên quy trình
Mã hiệu
QT...01
Lần ban hành
01
Ngày ban hành
/.../20...
|
Trách nhiệm
|
Soạn thảo
|
Xem xét
|
Phê duyệt
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
|
QUY TRÌNH
Tên quy
trình
|
Mã hiệu: QT...01
|
|
Lần ban hành: 01
|
|
Trang:
|
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa
đổi/ bổ sung
|
Trang / Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội
dung sửa đổi
|
Lần sửa đổi
|
Ngày sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Trả lời câu hỏi Quy trình này được thiết
lập nhằm giải quyết vấn đề gì?
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Trả lời câu hỏi Quy trình sẽ được áp dụng
ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện?
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
(liệt kê các văn bản quy phạm/ quy định,
quy chế liên quan đến hoạt động được mô tả tại quy trình này)
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
Nêu những định nghĩa và chữ viết tắt sử
dụng trong quy trình.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
TRÌNH TỰ
|
TRÁCH NHIỆM
|
THỜI GIAN
|
BIỂU MẪU/ KẾT QUẢ
|
|
1.
|
Mô tả các bước thực hiện quy trình?
|
|
|
|
|
2.
|
...
|
|
|
|
|
Lưu ý
|
• Các bước và trình
tự công việc có thể được thay đổi cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và việc phân
công nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà
nước
• Tổng thời gian
phân bổ cho các bước công việc không vượt quá thời gian quy định hiện hành của
thủ tục này.
|
6. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
|
1.
|
|
|
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
TT
|
Hồ sơ lưu
|
|
1.
|
|
|
Hồ sơ được lưu tại ...,
thời gian lưu ... (các
đơn vị tự xác định cụ thể). Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống đơn vị lưu trữ
của cơ quan và lưu trữ theo
quy định hiện hành.
|
CÁC ĐƠN VỊ
THUỘC TỔNG CỤC THỐNG KÊ (tại Nơi nhận)
1. Lãnh đạo Tổng cục (03).
2. Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục
(15):
- Vụ Phương pháp chế độ và quản lý chất
lượng thống kê;
- Vụ Thống kê Tổng hợp và Phổ biến
thông tin thống kê;
- Vụ Hệ thống tài khoản quốc gia;
- Vụ Thống kê công nghiệp và xây dựng;
- Vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp và thủy
sản;
- Vụ Thống kê Thương mại và Dịch vụ;
- Vụ Thống kê Giá;
- Vụ Thống kê Dân số và Lao động;
- Vụ Thống kê Xã hội và Môi trường;
- Vụ Thống kê nước ngoài và Hợp tác quốc
tế;
- Vụ Pháp chế và Thanh tra thống kê;
- Vụ Kế hoạch tài chính;
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Văn phòng;
- Cục Thu thập dữ liệu và ứng dụng
CNTT thống kê.
3. Các đơn vị sự nghiệp (05):
- Viện Khoa học Thống kê;
- Tạp chí Con số và sự kiện;
- Nhà Xuất bản Thống kê;
- Trường Cao đẳng thống kê;
- Trường Cao đẳng thống kê 2
4. Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương (63).