|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ XÂY DỰNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1400/QĐ-SXD-VP
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ XÂY DỰNG
GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 77/QĐ-UB ngày
28 tháng 02 năm 1989 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc hợp nhất Ủy ban Xây
dựng cơ bản và Sở Xây dựng thành một tổ chức mới lấy tên là Sở Xây dựng;
Căn cứ Quyết định số 05/2010/QĐ-UB
ngày 20 tháng 01 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ
chức và hoạt động của Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP
ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP
ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật
Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Sở.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay
thế và hủy bỏ Quyết định số 440/QĐ-SXD-VP ngày 17 tháng 4 năm 2017 về ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Thủ trưởng các
phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc, công chức, viên chức và người
lao động thuộc Sở có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Sở Nội vụ;
- Ban Giám đốc;
- Lưu: VT (MTr).
|
GIÁM
ĐỐC
Trần Hoàng Quân
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ XÂY DỰNG
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Giám đốc
Sở Xây dựng)
Phần 1
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp
dụng đối với toàn thể cán bộ, công chức, người lao động làm việc tại cơ quan Sở
Xây dựng; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Xây dựng thực hiện theo Quy chế
văn thư, lưu trữ tại đơn vị và thực hiện quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở
khi thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Văn bản là thông tin thành
văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của
Sở Xây dựng, các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và được trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. Văn bản chuyên ngành là văn
bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một
ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
3. Văn bản hành chính là văn bản
hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của cơ
quan, đơn vị.
4. Văn bản điện tử là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
5. Văn bản đi là tất cả các loại
văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Sở và các phòng, đơn vị
ban hành.
6. Văn bản đến là tất cả các
loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Sở và các phòng, đơn
vị nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
7. Bản thảo văn bản là bản được
viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá
trình soạn thảo một văn bản.
8. Bản gốc văn bản là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên
văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. Bản chính văn bản giấy là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
10. Bản sao y là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể
thức và kỹ thuật quy định.
11. Bản sao lục là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật
quy định.
12. Bản trích sao là bản sao
chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần
trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. Danh mục hồ sơ là bảng kê
có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của Sở Xây dựng, các phòng,
đơn vị thuộc Sở.
14. Hồ sơ là tập hợp các văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
15. Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết các
công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16. Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc
tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi
chung là Hệ thống).
17. Văn thư cơ quan: Tổ Văn
thư - Văn phòng Sở, là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của Sở
Xây dựng.
18. Lưu trữ cơ quan: Trung tâm
Quản lý nhà và Giám định xây dựng, thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của Sở Xây dựng.
19. Lưu trữ lịch sử: Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ
quan và từ các nguồn khác.
20. Thu thập tài liệu là quá
trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
21. Chỉnh lý tài liệu là việc
phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
22. Xác định giá trị tài liệu
là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị
lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Nguyên
tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây
dựng được thực hiện thống nhất theo quy định tại Quy chế này và các quy định của
pháp luật hiện hành.
2. Yêu cầu
a) Văn bản của Sở Xây dựng, các
phòng, đơn vị thuộc Sở phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự,
thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Đối với văn bản quy
phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, đối với các văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư; đối với văn bản mật được thực hiện theo các quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
Sở Xây dựng phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật.
c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”,
và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được.
d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật
trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ) Người được giao giải quyết, theo
dõi công việc của Sở có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
e) Con dấu của Sở Xây dựng phải được
quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định
tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên
quan.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người
có thẩm quyền và ký số của Sở Xây dựng có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản
giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải
đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 5. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 6. Trách nhiệm
quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Giám đốc Sở chỉ đạo thực hiện đúng
các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
2. Chánh Văn phòng giúp Giám đốc Sở
trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại Sở, đồng
thời hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cho các phòng, đơn vị.
3. Thủ trưởng các phòng, đơn vị
a) Tổ chức quán triệt và triển khai
thực hiện đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong phạm
vi quản lý, để chấp hành nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định
của pháp luật có liên quan.
b) Hàng năm, trong phạm vi được giao
quản lý, Thủ trưởng các phòng, đơn vị chỉ đạo lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
4. Giám đốc Trung tâm Quản lý nhà và
Giám định xây dựng
a) Giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản
lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ tại Sở, đồng thời hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho các phòng, đơn vị.
b) Tổ chức tiếp nhận và thực hiện lưu
trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật hiện hành.
5. Công chức, viên chức, người lao động
a) Thực hiện nghiêm các quy định về
văn thư, lưu trữ theo Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.
b) Trước khi nghỉ hưu, thôi việc,
chuyển công tác khác, đi học tập hoặc thực hiện nhiệm vụ ở nước ngoài phải bàn
giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm theo quy định.
c) Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng,
thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ
sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
6. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc
tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan; các loại con dấu khác theo quy định.
7. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
a) Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho
các phòng, đơn vị thuộc Sở Xây dựng, hướng dẫn các phòng chuẩn bị hồ sơ nộp vào
Lưu trữ cơ quan.
b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Giao nộp hồ sơ lưu trữ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức
hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
Phần II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương I
SOẠN THẢO, KÝ
BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Mục 1. THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 7. Các loại
văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản
sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,
thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự
án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi,
phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Điều 8. Thể thức
văn bản
1. Thể thức văn bản là tập hợp các
thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất
cả các văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối
với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm
các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn
bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
3. Ngoài các thành phần quy định tại
khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các
chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và
số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện
tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 9. Kỹ thuật
trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí
trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I; viết hoa trong văn bản
hành chính được thực hiện theo Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Mục 2. SOẠN THẢO
VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 10. Soạn thảo
văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Sở hoặc người có
thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định tên loại, nội
dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý
thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung trên, phải
chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật
các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản
thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ
thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến Thủ trưởng phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng phòng, đơn vị và trước pháp luật về bản
thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 11. Duyệt dự
thảo văn bản
1. Khi trình dự thảo văn bản ký duyệt,
phải đính kèm Phiếu trình về nội dung dự thảo văn bản.
2. Bản thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký văn bản duyệt.
3. Trường hợp bản thảo văn bản đã được
phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì người được giao soạn thảo văn bản phải
trình người đã duyệt bản thảo xem xét, quyết định.
Điều 12. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Lãnh đạo phòng, đơn vị phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản (đối với văn bản giấy phải ký tắt
vào cuối nội dung văn bản sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Sở ký ban hành;
đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết
định.
2. Văn phòng Sở kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có
sai sót thì trả lại cho phòng, đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.
Điều 13. Ký ban
hành văn bản
1. Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất cả
các văn bản do Sở Xây dựng ban hành; Giám đốc Sở có thể giao các Phó Giám đốc
ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn
bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở. Trường hợp Phó Giám đốc Sở được giao phụ
trách, điều hành thì thực hiện như cấp phó ký thay cho Giám đốc Sở.
2. Trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở
có thể ủy quyền cho Thủ trưởng các phòng, đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số
văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng
văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy
quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
3. Giám đốc Sở có thể giao cho Thủ
trưởng các phòng, đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Người được ký
thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Những văn bản ký thừa lệnh Giám đốc
được ghi cụ thể trong Quy chế làm việc của Sở hoặc của các phòng chuyên môn.
4. Người ký văn bản phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Giám đốc Sở chịu trách
nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do Sở Xây dựng ban hành.
5. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản
dùng bút mực có màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
6. Đối với văn bản điện tử, người có
thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục
I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục I. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI
Điều 14. Trình tự
quản lý văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản
đi theo trình tự sau:
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ
độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan (đối với văn bản
điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 15. Cấp số,
thời gian ban hành văn bản đi
1. Số và thời gian ban hành văn bản
được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản (bắt đầu liên tiếp
từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và
ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn
bản điện tử.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số,
thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp
số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 16. Đăng ký
văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ,
chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng Sổ hoặc bằng
Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản bằng Sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ
đăng ký văn bản đi, mẫu sổ đăng ký văn bản đi được thực hiện theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Gồm 05 loại Sổ cơ bản:
- Sổ 1: Dành cho nhóm các loại văn bản
có tên loại như quyết định, quy định, quy chế được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
- Sổ 2: Dành cho nhóm các loại văn bản
hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Sổ 3: Thư mời đi được đăng ký vào một
sổ và một hệ thống số riêng.
- Sổ 4: Các Thông báo kết quả kiểm
tra nhà nước về chất lượng hàng hóa vật liệu xây dựng nhập khẩu được đăng ký
vào một sổ và một hệ thống số riêng.
- Sổ 5: Văn bản mật đi được đăng ký
vào một sổ và một hệ thống số riêng.
Số lượng Sổ đăng ký văn bản có thể
thay đổi tùy theo tình hình thực tế hàng năm của cơ quan.
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải
được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi,
đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật được đăng ký theo quy
định tại Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước của Sở Xây dựng và các quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 17. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan, ký số và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng
số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì phòng, đơn vị soạn thảo phải có phụ
lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Việc đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ
mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
2. Ký số của cơ quan đối với văn bản
điện tử
Ký số của cơ quan được thực hiện theo
quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 18. Phát
hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục
tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau
khi ký văn bản.
2. Việc phát hành văn bản mật đi phải
bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai
sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương
đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày,
thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của nơi ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp
nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã
nhận.
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp
nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi
trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản
được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được
ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản
chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát hành văn bản
điện tử từ văn bản giấy được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25
Quy chế này.
Điều 19. Lưu văn
bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn
thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ
công việc của cá nhân và giao nộp theo quy định.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được
lưu trên Hệ thống.
b) Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định
tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên
quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5
Điều 18 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 2. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 20. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản đến phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 21. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan hoặc người được
giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu
của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường,
Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi
văn bản.
b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả
văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi đến Sở Xây dựng thuộc diện đăng ký tại Văn thư
cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân
hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi
nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
c) Văn bản giấy có mức độ khẩn đến Sở
Xây dựng ngoài giào làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ: Bảo vệ, người được phân công
trực vào ngày lễ, ngày nghỉ có trách nhiệm tiếp nhận và báo ngay với Lãnh đạo
Văn phòng Sở để xử lý kịp thời.
2. Đối với văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính
xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b) Trường hợp văn bản điện tử không
đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại
cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót
hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải
quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư cơ
quan có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc
đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 22. Đăng ký
văn bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm
bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn
bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn
bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy liên
tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất
giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng Sổ hoặc bằng
Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản đến bằng Sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ
đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và
đăng ký vào Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đến. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra
giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và
đóng sổ để quản lý.
4. Văn bản mật đến được đăng ký theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 23. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan
đăng ký và trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người
có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được
giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn
thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ “khẩn” phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc
chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2. Căn cứ vào nội dung của văn bản đến;
quy chế làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được
giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối
với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý
kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải
quyết văn bản đến (Phụ lục I). Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn
bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển
cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy
đến phòng, đơn vị hoặc cá nhân phải ký nhận văn bản.
4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử
trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ
đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo
giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin:
Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải
quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp
văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản
điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người
có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 24. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo
giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, phòng,
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản theo thời hạn
quy định tại quy chế làm việc của Sở Xây dựng, theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở hoặc
thời hạn yêu cầu của văn bản. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ “khẩn” phải
được giải quyết ngay. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết
của phòng, đơn vị, phải chuyển lại Văn thư cơ quan hoặc xin ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo Sở để xử lý.
Mục 3. SAO VĂN BẢN
Điều 25. Các
hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy
sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản
giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản
giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang
giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn
bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản
điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy
sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn
bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc
in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản
giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích
sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang
văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng
việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản
sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
5. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra nội dung của bản sao đúng với nội dung của bản gốc/bản chính rồi mới làm thủ
tục sao và đóng dấu sao văn bản.
Điều 26. Giá trị
pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích
sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị
pháp lý như bản chính.
Điều 27. Thẩm
quyền sao văn bản
1. Giám đốc Sở quyết định việc sao
văn bản do Sở Xây dựng ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến
và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài những ý kiến ghi trong văn bản. Trường hợp các ý kiến ghi trong văn bản
cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn
bản hành chính.
3. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa
bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Chương III
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 28. Lập
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ (Phụ lục II) do
Giám đốc Sở tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Điều 29. Lập hồ
sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Xây dựng.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch
công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về
hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp hồ sơ không có trong
Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các
thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập
hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi
âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc
đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà
soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản
trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số
và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ
sơ có trách nhiệm lập hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở
lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết
chứng thư kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục
văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 30. Nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Văn bản sau khi được Lãnh đạo Sở
ký, Tổ Tổng hợp phải chuyển ngay đến Tổ Văn thư - Văn phòng Sở phát hành. Sau
khi văn bản, kèm theo hồ sơ đính kèm văn bản (nếu có) được phát hành, Tổ Tổng hợp
chuyển lại toàn bộ cho cá nhân thụ lý để thực hiện các quy trình tiếp theo.
2. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu
có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
3. Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục III) và 02 bản “Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu” (Phụ lục 4). Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và
Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác:
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Chương IV
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 31. Quản lý
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Giám đốc Sở có trách nhiệm giao
cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật tại phòng làm việc của văn thư.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật cho người khác khi được phép bằng văn bản của Giám đốc Sở. Việc bàn
giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào
văn bản do Sở Xây dựng ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của Sở
Xây dựng vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do
Sở Xây dựng trực tiếp thực hiện.
đ) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
văn thư cơ quan phải báo cáo Giám đốc Sở để làm thủ tục đối con dấu. Trường hợp
con dấu bị mất, phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên
bản.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Điều 32. Sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng
phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn
bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật được sử dụng
để ký số các văn bản điện tử do Sở Xây dựng ban hành và bản sao từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử.
Phần III
CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
Mục 1. CHỈNH LÝ,
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 33. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan.
1. Đối với hồ sơ điện tử
a) Chuyên viên giao nộp hồ sơ vào Hệ
thống lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật và các quy định của Sở.
b) Lưu trữ cơ quan thực hiện việc kiểm
tra tài liệu và nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử, thực hiện việc chỉnh lý hồ
sơ theo theo quy định của pháp luật và các quy định của Sở.
c) Các đơn vị không sử dụng hệ thống
quản lý văn bản của Sở thì việc lưu trữ sử dụng theo hệ thống đơn vị đang sử dụng
và phải xây dựng quy định riêng về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.
2. Đối với hồ sơ giấy
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ theo
Danh mục hồ sơ được phê duyệt, ban hành vào đầu năm.
b) Phối hợp với các phòng, đơn vị,
công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Hướng dẫn các phòng, đơn vị, công
chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo quy định tại Điều 30 của Quy chế này.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 34. Chỉnh
lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của Sở Xây dựng phải
được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu
phải được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật có
liên quan.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của Sở Xây dựng.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu
a) Được phân loại theo nguyên tắc
nghiệp vụ lưu trữ.
b) Được xác định thời hạn bảo quản.
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống
hoá.
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 35. Xác định
giá trị tài liệu
1. Lưu trữ cơ quan căn cứ Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan và các văn bản liên quan đến thời hạn bảo
quản tài liệu hiện hành, nhằm xác định thời hạn bảo quản tài liệu.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 36. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
được thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản,
lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
do Giám đốc Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng.
b) Lưu trữ cơ quan là Thư ký Hội đồng.
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên.
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào
biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở quyết định.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa
chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của
Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo
quy định của Quy chế này.
Điều 37. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu
hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, Giám đốc Sở đề nghị Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh thẩm định
tài liệu hết giá trị cần hủy.
b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Sở
Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Giám đốc Sở quyết định việc hủy tài liệu hết giá
trị.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm
có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
d) Văn bản đề nghị Sở Nội vụ Thành phố
Hồ Chí Minh thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị.
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại Sở Xây dựng ít nhất 20 (hai mươi) năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 38. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 (mười) năm, kể từ năm
công việc kết thúc, Sở Xây dựng thực hiện nộp lưu đúng danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành
phố theo quy định.
Mục 2. BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 39. Bảo quản
tài liệu lưu trữ thông thường
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan do cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tự bảo
quản. Thủ trưởng các phòng, đơn vị chịu trách nhiệm toàn diện đối với việc bảo
vệ, quản lý hồ sơ lưu trữ chặt chẽ, khoa học.
2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong Kho lưu trữ. Kho
lưu trữ phải đảm bảo diện tích, trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm bố
trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong bìa
hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và
tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số
lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 40. Bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được bảo
quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
2. Phải thường xuyên kiểm tra, sao
lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ
điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận
lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện
tử phải được sao lưu ít nhất 02 (hai) bộ, mỗi bộ trên 01 (một) phương tiện lưu
trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ,
chính xác, kịp thời, an toàn.
4. Thực hiện nghiêm các quy định khác
về lưu trữ điện tử.
Điều 41. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
a) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ liên
quan đến tình hình an ninh - quốc phòng do Giám đốc Sở xem xét, xử lý từng trường
hợp cụ thể.
b) Đối với các hồ sơ, tài liệu đang
lưu trữ tại phòng làm việc, Thủ trưởng các phòng, đơn vị chịu trách nhiệm toàn
diện về việc bảo vệ, quản lý hồ sơ, tài liệu.
c) Đối với các hồ sơ, tài liệu của Sở
Xây dựng đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ do Trung tâm Quản lý nhà và Giám định xây
dựng quản lý, thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu do Giám đốc Trung tâm quy
định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở đối với việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ đó.
d) Việc khai thác tài liệu chứa bí mật
nhà nước thực hiện theo quy định của Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước tại Sở Xây
dựng và quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 42. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đọc tài liệu tại Phòng đọc: Sau
khi nghiên cứu xong tài liệu, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu và ký nhận.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo dõi, kiểm tra tài liệu sau khi hoàn
trả.
2. Cho mượn tài liệu về nơi làm việc:
Khi mượn tài liệu về nơi làm việc, phải điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.
3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Phần IV
KHEN THƯỞNG, KỶ
LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 43. Khen
thưởng, kỷ luật
1. Phòng, đơn vị, cá nhân có thành
tích trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp
luật hiện hành.
2. Phòng, đơn vị, cá nhân có hành vi
vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính
chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Phòng, đơn vị, cá nhân có quyền
khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 44. Trách
nhiệm thi hành
1. Thủ trưởng các phòng chuyên môn và
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở
a) Chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt
nội dung Quy chế này tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động của
phòng, đơn vị mình.
b) Căn cứ Quy chế này, các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Sở xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp
với tình hình thực tế của đơn vị mình.
2. Văn phòng Sở
a) Theo dõi, tổng hợp các vướng mắc
trong quá trình thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ với Hệ thống quản
lý văn bản để kịp thời kiến nghị sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện Hệ thống quản
lý văn bản.
b) Cân đối, bố trí kinh phí cho công
tác văn thư, lưu trữ và kinh phí duy trì Hệ thống quản lý văn bản trong kế hoạch
chi ngân sách nhà nước hàng năm của Sở Xây dựng.
c) Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các phòng, đơn vị gửi ý kiến phản ánh bằng
văn bản về Văn phòng Sở để tổng hợp, trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây
dựng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
|
PHIẾU
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Tên
loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung
văn bản đến)
1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;
- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia
phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn
vị, cá nhân (nếu có);
- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải
quyết.
2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị
- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết
đối với cá nhân (nếu có);
- Ngày, tháng, năm cho ý kiến.
3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết
- Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến
của cá nhân;
- Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến.
PHỤ LỤC II
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây
dựng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ
Năm
...
(Kèm
theo Quyết định số.... ngày … tháng … năm của ….)
|
Số
và ký hiệu hồ sơ
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Người lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
01.TCCB
|
Tiêu đề hồ sơ
|
20
năm
|
Họ
và tên
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ này có ……….. hồ sơ,
bao gồm:
……………… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn.
PHỤ LỤC III
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây
dựng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ1
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
………………2……………..
Năm
...
|
STT
|
Số,
ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số tờ3/ Số trang4
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ………………………………. hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ………………………………….. hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
|
|
……..
ngày... tháng... năm …….
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
___________________
1 Tên
đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2 Thời
hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu
bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập
riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh
viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.
3 Áp
dụng đối với văn bản giấy.
4 Áp
dụng đối với văn bản điện tử.
PHỤ LỤC IV
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây
dựng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày ... tháng ... năm ...
|
BIÊN
BẢN
Về
việc giao nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ ……… (Danh mục hồ sơ năm
..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO:
(tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):
....................................................................................................................
Chức vụ công tác/chức danh: ......................................................................................
BÊN NHẬN:
(Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà):
....................................................................................................................
Chức vụ công tác/chức danh:
......................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài
liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
........................................................................................
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:
....................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
.....................................................................................................
a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp):
....................................................................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):
………………….; Quy ra mét giá: ………………….mét
b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ:
.........................................................................................................
- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:
......................................................................................
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:
......................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|