|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 91/KH-UBND
|
Bà Rịa - Vũng
Tàu, ngày 09 tháng 04 năm 2024
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024
Thực hiện Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công
tác văn thư, các quy định của Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Căn cứ tình hình thực tế công
tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác
văn thư, lưu trữ năm 2024, như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả
công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và triển khai các hoạt động về
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
- Nâng cao trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, đơn vị; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ
sơ công việc, đặc biệt là hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử, góp phần phục vụ tốt
việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị đáp ứng yêu
cầu công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số và phát triển Chính quyền điện
tử, Chính quyền số.
2. Yêu cầu
- Các cơ quan, đơn vị triển
khai đầy đủ, hiệu quả các nội dung của kế hoạch, đảm bảo phù hợp với tình hình
thực tế của từng cơ quan, đơn vị.
- Đưa nội dung thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành
nhiệm vụ được giao đối với cán bộ, công chức, viên chức.
II. NỘI DUNG
KẾ HOẠCH
1. Quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến
các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ; Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP , các văn bản hướng dẫn của ngành, của tỉnh về công tác văn
thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: thực hiện thường
xuyên trong năm
b) Xây dựng, sửa đổi, bổ
sung và ban hành mới văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ
- Tiếp tục rà soát những văn bản
đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới như:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ.
+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức.
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: hoàn thành
trong Quý II năm 2024
c) Việc bố trí, sắp xếp công
chức, viên chức và tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Bố trí công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đảm bảo công
chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của
pháp luật; thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bảo hộ
lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu
trữ theo đúng quy định của pháp luật.
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: thực hiện thường
xuyên trong năm
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức
trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, kiểm tra văn bản trước khi ban
hành; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử;
sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ.
* Cơ quan thực hiện: Sở Nội
vụ; các cơ quan, đơn vị
* Thời gian: hoàn thành
trong Quý III năm 2024
d) Công tác kiểm tra việc thực
hiện các quy định về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi
quản lý:
Xây dựng kế hoạch kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc (có thể lồng
ghép với kế hoạch kiểm tra cải cách hành chính). Nội dung kiểm tra:
+ Việc triển khai, ban hành các
văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là văn thư, lưu trữ điện tử.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Quản lý công văn đi, công văn
đến; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử;
thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; hủy
tài liệu hết giá trị.
+ Việc thực hiện quản lý và lưu
trữ văn bản điện tử.
+ Thực hiện báo cáo công tác
văn thư, lưu trữ.
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: hoàn thành
trong Quý III năm 2024
2. Thực hiện
hoạt động nghiệp vụ văn thư
- Tổ chức thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ văn thư theo quy định của pháp luật: soạn thảo, kiểm tra văn bản trước
khi ban hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin trên phần mềm Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Đặc biệt là việc ban hành văn bản
điện tử, số hóa văn bản đến (bao gồm hồ sơ liên quan) để tạo lập và quản lý dữ
liệu thông tin đầu vào của tài liệu điện tử bảo đảm theo đúng quy định (tại
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử).
- Công chức, viên chức thực hiện
nghiêm lập hồ sơ công việc giấy và điện tử hàng năm và các năm trước còn tồn lại
để nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định (tại Điều 28, Điều 29, Điều
30, Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ- CP; Công văn số 370/VTLTNN-NV ngày
10/5/2022 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp
lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử).
- Thực hiện tốt nội dung bảo vệ
bí mật nhà nước theo quy định (tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018, Nghị
định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của
Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước) và
các quy định liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước như: Lập Sổ đăng ký văn bản mật
đi, đến lập theo đúng mẫu; chuyển giao văn bản mật phải có ký nhận của người nhận
văn bản vào Sổ giao nhận; sao chụp văn bản đúng quy trình, thẩm quyền…
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: thực hiện thường
xuyên trong năm
3. Về quản
lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
- Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (theo Điều 10 Luật Lưu trữ).
- Tổ chức, thực hiện lưu trữ điện
tử theo Kế hoạch đã được phê duyệt (Kế hoạch số 134/KH-UBND ngày 06/10/2020
của UBND tỉnh về việc thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà
nước giai đoạn 2020-2025”).
- Thực hiện kế hoạch thu thập
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khi đến hạn
theo quy định (tại Điều 20, Điều 21, Điều 22 Luật Lưu trữ; Thông tư số
16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Công văn số
903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn hoạt
động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử).
- Tổ chức xác định giá trị tài
liệu để thực hiện quy trình hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu hết
thời hạn bảo quản (theo Luật Lưu trữ; Công văn số 4719/UBND-SNV ngày
12/5/2020 của UBND tỉnh về việc hướng dẫn tổ chức, thực hiện hủy tài liệu hết
giá trị).
- Bố trí kho lưu trữ, thiết bị,
phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định; phục vụ tốt cho việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (theo quy định tại Điều 25 Luật Lưu trữ,
Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/7/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ
chuyên dụng). Vệ sinh kho lưu trữ theo các bước (tại Thông tư số
15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho
bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy). Thường
xuyên khử trùng, mối mọt, diệt chuột, gián, côn trùng theo quy định.
* Cơ quan thực hiện: các cơ
quan, đơn vị
* Thời gian: thực hiện thường
xuyên trong năm
4. Hiện đại
hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; thực
hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành về tiếp nhận, xử lý, ban
hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để
nhằm quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn
bản, chỉ đạo, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn
bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng.
- Rà soát, hoàn thiện Phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các yêu cầu về quản lý hồ sơ, tài liệu điện
tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại
Kế hoạch số 134/KH- UBND.
- Xây dựng hệ thống quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử, có khả năng tích hợp, liên thông với các phần mềm quản lý cơ sở dữ
liệu khác của ngành, cơ quan, tổ chức và trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh theo quy định.
- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị
đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng
Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức hướng dẫn,
tập huấn việc sử dụng Hệ thống lưu trữ điện tử (sau khi hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử hoàn thiện).
* Cơ quan chủ trì: Sở Thông
tin và Truyền thông
* Cơ quan phối hợp: các cơ
quan, đơn vị.
* Thời gian: hoàn thành
trong Quý IV năm 2024
5. Việc chấp
hành thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất về văn thư, lưu trữ.
Thực hiện chế độ báo cáo công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn (gửi về Sở
Nội vụ tổng hợp): Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024
và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2025 trước ngày 30/11/2024; báo cáo thống
kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 trước ngày 15/01/2025.
* Cơ quan thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị
6. Kinh phí
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện theo Điều 36 Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP đối với kinh phí về công tác văn thư; Điều 39 của Luật Lưu trữ
đối với kinh phí về công tác lưu trữ.
II. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị: tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch này và
báo cáo kết quả về UBND tỉnh (Sở Nội vụ) trước ngày 30/11/2024.
Đối với các cơ quan, đơn vị sử
dụng dịch vụ lưu trữ: quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung
cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; quản lý, giám sát về quá trình
và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân
cung cấp dịch vụ lưu trữ theo đúng quy định.
2. Sở Tài chính thẩm định dự
toán kinh phí phục vụ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
đơn vị; tham mưu bố trí kinh phí thực hiện theo quy định của Luật ngân sách nhà
nước.
3. Sở Nội vụ có trách nhiệm thực
hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn.
Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra
các cơ quan, tổ chức việc thực hiện các nội dung theo kế hoạch này; tổng hợp
báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.
Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về UBND tỉnh
(qua Sở Nội vụ) để được hướng dẫn, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
(b/c);
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Website CCHC tỉnh; Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, SNV.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đặng Minh Thông
|