|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG NAI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 06/CT-UBND
|
Đồng Nai, ngày 11
tháng 3 năm 2014
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG
CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
Thực hiện Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa 13 thông
qua ngày 11/11/2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ. Thời gian qua, một số cơ quan, đơn vị đã quan tâm chỉ đạo
công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; ở cấp huyện, bộ phận tham mưu quản lý
nhà nước về lĩnh vực này đã được bố trí tại Phòng Nội vụ các huyện, thị xã,
thành phố trên địa bàn tỉnh; hệ thống kho lưu trữ cấp huyện từng bước được xây
dựng, cải tạo, sửa chữa. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp
ứng ngày càng tốt hơn việc điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng
như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.
Bên cạnh một số mặt đã đạt được, qua báo cáo tổng
kết công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh năm 2013 cho thấy còn nhiều đơn vị (đặc
biệt là các phòng, ban chuyên môn, các xã
thuộc huyện) chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc
chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm;
việc bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ về công tác
văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế. Việc quản lý văn bản chưa chặt chẽ; cán bộ
làm công tác văn thư lưu trữ phần lớn kiêm nhiệm, trình độ nghiệp vụ chưa đủ
chuẩn để làm tốt nhiệm vụ tại nhiều cơ quan, đơn vị.
Để thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp
luật về văn thư, lưu trữ và sớm khắc phục những tồn tại nêu trên, nhằm tăng
cường hiệu quả quản lý Nhà nước của các cấp chính quyền, các ngành, các đơn vị,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:
1. Giám đốc các sở, ban, ngành, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp, doanh
nghiệp nhà nước thuộc tỉnh
a) Cần tăng cường chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của
đơn vị mình, ban hành mới hoặc sửa đổi các quy định về văn thư, lưu trữ cho phù
hợp với Luật Lưu trữ và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, danh mục
hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan…;
b) Chỉ đạo bộ phận văn thư
của đơn vị mình, kiểm tra chặt chẽ công tác phát hành văn bản đi của đơn vị,
không phát hành những văn bản sai thể thức, thẩm quyền. Đối với văn bản đến
phải xử lý theo đúng quy trình, không xử lý tắt mà không đăng ký vào sổ theo dõi, tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị mất,
thất lạc, chậm trễ…;
c) Tổ chức quán triệt cho
công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc về trách nhiệm giữ
gìn bảo quản, lập hồ sơ công việc và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật;
d)
Bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản an toàn và lưu trữ tài liệu trong phạm vi 10
năm. Sau đó chọn lọc những tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu về Lưu trữ
lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ;
đ) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến và phục vụ khai thác,
tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả;
e) Bố trí cán bộ
có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ làm công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp
trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo
quy định.
2. Giám đốc Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
Căn cứ theo Điều 4 “Chính
sách của Nhà nước về lưu trữ” và Điều 39 “kinh phí cho công tác lưu trữ” quy
định tại Luật Lưu trữ, hướng dẫn các ngành, các cấp hàng năm bố trí một phần
kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ
(bao gồm cả việc xây kho, sửa chữa, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết
bị, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng…), phối hợp Sở Nội vụ và các ngành
chức năng trong việc thực hiện Dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh,
của huyện.
3. Giám đốc Sở Nội vụ
có trách nhiệm
a) Tham mưu UBND tỉnh ban
hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ,
lập kế hoạch hàng năm; tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ công tác văn thư, lưu
trữ ở các ngành và địa phương; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
b) Tiếp tục chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
thực hiện nhập dữ liệu tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ tỉnh theo kế hoạch hàng
năm, đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả;
c) Tiếp tục phối hợp các ngành chức năng đẩy nhanh
tiến độ thực hiện Dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;
d) Chuẩn bị các điều kiện (bố trí cán bộ, kho tàng,
phương tiện…) để tiến hành thu nhận tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các
cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về lưu trữ lịch sử tỉnh khi Kho Lưu trữ chuyên
dụng của tỉnh được xây dựng xong;
đ) Kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp kết quả triển khai
thực hiện của các cơ quan, đơn vị, địa phương, đề xuất khen thưởng kịp thời
những đơn vị đạt thành tích xuất sắc, đồng thời đề xuất xử lý kỷ luật những đơn
vị, địa phương vi phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ để Chủ tịch UBND
tỉnh xem xét, chỉ đạo.
Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, địa phương,
đơn vị tổ chức triển khai quán triệt Chỉ thị, hàng năm báo cáo kết quả việc
thực hiện tại đơn vị, địa phương mình (thông qua Sở Nội vụ trước ngày 15/11) để
Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.
Chỉ thị này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
4. Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa
a) Căn cứ tình hình thực
tế của địa phương, chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu, bố trí công chức chuyên trách
làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và bố trí nhân sự phù hợp để
tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND, UBND
các huyện, thị xã, thành phố, các phòng, ban
trực thuộc, chuẩn bị nguồn nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Thường xuyên tổ chức
tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, xã, phường, thị
trấn thuộc địa bàn quản lý;
c) Bố trí kho lưu trữ
thuộc các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện); trong quy hoạch
xây dựng phải có kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn để đảm bảo các yêu cầu bảo vệ an
toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ;
d) Chỉ đạo UBND các xã,
phường, thị trấn thực hiện đúng Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của
Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
(HĐND) và UBND xã, phường, thị trấn, bố trí một phòng (kho) có diện tích tối
thiểu 20 m2 để bảo quản hồ sơ, tài
liệu tại địa phương;
đ) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến và phục vụ khai thác,
tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả;
e) Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện
chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên
chức làm công tác lưu trữ theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành, DNNN, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Chánh, Phó VP.UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo tỉnh;
- Lưu: VT, VX.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Minh Phúc
|