|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
06/2014/QĐ-UBND
|
Bình Định, ngày
15 tháng 04 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC SỬA ĐỔI, BỔ
SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND CÁC CẤP VÀ CÁC
NGÀNH THUỘC TỈNH BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 34/2012/QĐ-UBND NGÀY 19 THÁNG
9 NĂM 2012 CỦA UBND TỈNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 nam 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng
8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng
11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm
2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng
10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình
số 236/TTr-SNV ngày 03 tháng 4 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy
định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh ban
hành kèm theo Quyết định 34/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2012 của UBND tỉnh.
1. Bổ sung Điểm đ Khoản 3 Điều
16 như sau:
“đ) Mẫu dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục I (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV)”.
2. Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều
19 như sau:
“1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số và ngày tháng năm của văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ mật, khẩn”.
3. Bãi bỏ Khoản 3 Điều 20.
4. Đổi số thứ tự Điều 21 thành
Điều 22 và Điều 22 thành Điều 21 và sửa đổi, bổ sung nội dung Điều 22 (sau khi
thay đổi thứ tự) như sau:
“Điều 22. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và đóng dấu
mức độ mật, khẩn
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản
trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm
tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho
một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP .
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên
các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản, tài liệu chuyên ngành hoặc phụ lục kèm theo, trùm lên một
phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA
TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT)
và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghi
định số 33/2002/NĐ-CP .
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm
vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV”.
5. Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều
26 như sau:
“1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những
thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ
lưu trữ”.
6. Sửa đổi, bổ sung Điều 32 như
sau:
“Điều 32. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Phòng Tổ chức
- Hành chính) chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc
quản lý sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu
của đơn vị.
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho
công chức, viên chức văn thư quản lý, sử dụng và phải chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của
công chức viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức
phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm
về việc bảo quản sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ
cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền,
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức,
viên chức văn thư phải báo cáo ngươi đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi
con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo
cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập
phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới”.
7. Sửa đổi, bổ sung Điều 33 như
sau:
“Điều 33. Sử dụng con dấu
1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu
vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên
giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền”.
8. Sửa đổi, bổ sung Điều 44 như
sau:
“Điều 44. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và
tài liệu lưu trữ
1. Định kỳ hàng năm, các cơ quan, tổ chức phải thực
hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.
2. Các nội dung báo cáo thống kê được thực hiện
theo đúng quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV”.
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách
nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 10
ngày, kể từ ngày ký. Các nội dung khác của Quy định công tác văn thư, lưu trữ của
UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh ban hành kèm theo Quyết định
34/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2012 của UBND tỉnh vẫn giữ nguyên giá trị
pháp lý.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc
Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu của tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục VT và LTNN - Bộ Nội vụ;
- Cục KTVBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh, CV;
- Trung tâm Công báo;
- Lưu: VT, SNV, K.12.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hồ Quốc Dũng
|