|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 77/BC-UBND
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 5 năm 2018
|
BÁO CÁO
SƠ KẾT 05 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
Thực hiện Công văn số 229/VTLTNN-NVĐP
ngày 16 tháng 3 năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn
báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí
Minh báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ như sau:
I. KẾT QUẢ 05 NĂM
THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
Thực hiện Luật Lưu trữ, các hướng dẫn
thi hành Luật Lưu trữ của Chính phủ và Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ
đạo xây dựng, phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ và tổ chức thực
hiện đạt được kết quả:
1. Phổ biến,
tuyên truyền Luật Lưu trữ
a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền
Luật Lưu trữ
Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo
tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực lưu trữ bằng các
hình thức như:
- Ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức Hội
nghị phổ biến, quán triệt cho cán bộ lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về Luật Lưu
trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
- Xây dựng kế hoạch phổ biến, tuyên
truyền Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cho công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
- Giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật
mới ban hành, sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ
chức.
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên
địa bàn thành phố triển khai tổ chức Hội thi “Tìm hiểu Luật
Lưu trữ”. Sở Nội vụ đã tổ chức biên soạn bộ tài liệu dưới dạng hỏi - đáp, với nội
dung hơn 80 câu hỏi, phát hành đến các cơ quan, tổ chức và đăng tải trên
website của Sở Nội vụ để phục vụ cho công tác tuyên truyền, phổ biến Luật.
Hàng năm, Hội đồng tuyên truyền, phổ
biến pháp luật thành phố (do Sở Tư pháp làm thường trực) và Hội đồng tuyên truyền,
phổ biến pháp luật quận, huyện đã tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn thành phố.
b) Kết quả đạt được
- Công tác tuyên truyền, phổ biến, tập
huấn Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ tại
thành phố được triển khai liên tục, cụ thể đã tổ chức tập huấn 145 lớp) cho hơn
50.000 lượt công chức, viên chức tham gia. Trong đó, Sở Nội vụ tổ chức 82 lớp,
các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức 63 lớp.
- Có 32 cơ quan, tổ chức hội thi “Tìm
hiểu Luật Lưu trữ”, trong đó, một số cơ quan, tổ chức với
những hình thức mới, sinh động, hấp dẫn như: Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn
Trách nhiệm hữu hạn một thành viên: tổ chức hội thi hình thức Team building
(Xây dựng đội ngũ) vận dụng sáng tạo cách thi tạo không khí vừa học tập vừa vui
chơi bổ ích; Ủy ban nhân dân Quận 8, 10, quận Bình Thạnh và Tân Bình có sự đầu
tư, nghiên cứu, chuẩn bị công phu, tổ chức chu đáo.
Về hình thức hội thi, quận Bình Thạnh,
Tân Bình đã huy động lực lượng đông đảo tham gia hội thi lẫn cổ động viên, hội
thi với 04 vòng thi gồm: Vòng 1, phần thi trắc nghiệm; Vòng 2, Ôn lý thuyết;
Vòng 3, “Sức mạnh đồng đội” và vòng 4, “Luyện tay nghề”.
Ngoài ra, tại các cơ quan, tổ chức đã
chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các
văn bản mới quy định với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ cho hơn 9.550 lượt công chức, viên chức tham gia.
Nhìn chung, việc tuyên truyền, phổ biến
Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được thành phố và các
cơ quan, tổ chức triển khai kịp thời đã có tác dụng thiết thực, tạo được sự
chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức,
viên chức và người làm công tác lưu trữ về vai trò, vị trí của công tác văn
thư, lưu trữ nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả
công tác quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
2. Xây dựng, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu
trữ
a) Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực
thi hành, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành 19 văn bản trọng tâm nhằm chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ (Phụ lục I đính kèm), trong đó có 03
văn bản quy phạm pháp luật, gồm:
- Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09
tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về một số biện pháp để giải quyết
tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày
13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt Đề án nâng
cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020.
- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày
07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định lập hồ sơ,
chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
- Chỉ đạo xây dựng và phê duyệt Kế hoạch
phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.
- Hàng năm chỉ đạo xây dựng kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ.
b) Sở Nội vụ đã ban hành 45 văn bản để
triển khai, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và kiểm tra đôn đốc các
cơ quan, tổ chức trực thuộc nhằm thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục
I đính kèm).
3. Tổ chức bộ máy
và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm
công tác lưu trữ
a) Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công
tác lưu trữ
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành
phố (Phụ lục II đính kèm)
Tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư - Lưu
trữ được kiện toàn theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng
12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Phòng Quản
lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng tham mưu công tác quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện chức năng lưu
trữ lịch sử thành phố.
- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu (Phụ lục III đính kèm)
Tại các sở, ngành thành phố: Công tác
văn thư, lưu trữ của các sở, ngành được cơ cấu theo tổ, bộ phận trong Văn phòng
hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức; Mỗi
sở, ngành bố trí trung bình 2 công chức, viên chức chuyên trách làm công tác
lưu trữ; một số cơ quan, tổ chức quy mô hoạt động nhỏ bố trí 1 công chức chuyên
trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ.
Tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân quận, huyện đều bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách,
kiêm nhiệm đều được bồi dưỡng chuyên môn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ cơ quan.
- Những khó khăn khi thực hiện các
quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại địa phương:
Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ không
ổn định, nhiều lần sáp nhập, kiện toàn gây khó khăn trong việc tuyển dụng, bố
trí nhân sự, gây tâm lý bất an, không an tâm công tác.
- Mô hình của Chi cục trong năm 2018
và những năm tiếp theo:
Thực hiện sắp xếp, kiện toàn theo quy
định chung của nhà nước.
b) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên
chức làm công tác lưu trữ
Để nâng cao
trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, Ủy
ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng
01 năm 2014 về việc phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 -
2020 trên địa bàn thành phố; hàng năm phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ
chức thực hiện.
Trong 05 năm, đã tổ chức các lớp đào
tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức thuộc các sở, ngành, quận, huyện, phường,
xã, thị trấn như:
- Đào tạo:
+ Cử đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng (văn bằng 2) cho 41 học viên tại Trường Đại học Khoa học
xã hội và Nhân văn.
+ Phối hợp với Trường Trung cấp văn
thư, lưu trữ Trung ương tổ chức 04 lớp Trung cấp văn thư, lưu trữ với hơn 281 học
viên tham gia.
+ Các cơ quan Ủy ban nhân dân Quận 8,
quận Tân Phú và Tân Bình đã chủ động phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức 03 lớp Trung
cấp văn thư, lưu trữ với hơn 200 lượt công chức, viên chức.
- Bồi dưỡng: Phối hợp Cơ sở Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh tổ chức:
+ 04 lớp sơ cấp nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (03 tháng), 275 học viên.
+ 03 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý
tài liệu lưu trữ, 370 học viên.
+ 01 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (10 ngày) cho hơn 300 học viên.
- Tập huấn: Phối hợp Học viện Cán bộ
thành phố tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật lĩnh
vực văn thư, lưu trữ, mỗi năm trung bình 12 lớp (chuyên đề) cho gần 15.800 lượt
người tham dự.
- Tổ chức hội nghị triển khai
+ Tổ chức 06 Hội nghị tập huấn, hướng
dẫn Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của UBND thành phố
ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh, với 1.116 người tham dự.
+ 04 Hội nghị triển khai hướng dẫn thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của
Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, với
1.028 công chức, viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ
tham dự.
+ 02 Hội nghị triển khai thực hiện
Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về
quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, với hơn
250 lượt công chức, viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn
thư, lưu trữ và các doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại thành phố
Hồ Chí Minh tham dự.
Tại các cơ quan, tổ chức hằng năm đều
tổ chức các lớp phổ biến văn bản mới, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ cho hơn 16.500 lượt công chức, viên chức tham gia.
- Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ được thành phố và các cơ quan, tổ chức quan
tâm, tổ chức thực hiện thường xuyên, từng bước cập nhật, nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trên địa
bàn thành phố góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và quản lý tài liệu tại
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
c) Việc thực hiện chế độ, chính sách
đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã quan tâm thực hiện và điều chỉnh chế độ
phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công
tác lưu trữ theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội
vụ và các hướng dẫn của Sở Nội vụ như: Công văn số 1416/SNV-QLVTLT ngày 10
tháng 11 năm 2009 của Sở Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện
vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; Công văn số
3712/SNV-CCVTLT ngày 18 tháng 9 năm 2017 về việc điều chỉnh chế độ bồi dưỡng bằng
hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
Quan tâm lập hồ sơ đề nghị xét tặng kỷ
niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ của công chức, viên chức trên địa bàn
thành phố.
4. Kiểm tra, hướng
dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
Công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ được
thực hiện thường xuyên, đã tổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn
thư, lưu trữ tại 81 cơ quan, tổ chức; trong kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn nghiệp
vụ cũng như chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, nhất
là các cơ quan trực thuộc sở, ngành; phường, xã, thị trấn nhằm từng bước đi vào
nền nếp, ổn định.
a) Số lượng cơ quan được kiểm tra
hàng năm
|
Năm
Số lượng
|
Năm
2012
|
Năm
2013
|
Năm
2014
|
Năm
2015
|
Năm
2016
|
Năm
2017
|
Tổng
|
|
Số
lượng cơ quan kiểm tra
|
10
|
10
|
12
|
15
|
14
|
20
|
81
|
b) Nội dung kiểm tra
- Công tác quản lý văn thư, lưu trữ:
Công tác chỉ đạo, quản lý và ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; tổ
chức và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Công tác văn thư, lưu trữ: Về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan; quản lý văn bản; thực
hiện công tác lập hồ sơ công việc. Việc đầu tư xây dựng kho lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị để bảo quản nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động.
c) Kết quả kiểm tra
Kết quả kiểm tra cho thấy, công tác
văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã có nhiều chuyển biến, đáp ứng tốt các yêu cầu. Sau kiểm tra, Chi cục đã kịp thời tham
mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo để thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời tham mưu
Sở Nội vụ nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện
tốt công tác văn thư, lưu trữ.
Bên cạnh những
điểm nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ, cũng còn một
số hạn chế như: Một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí Kho lưu trữ cơ quan, còn
dùng phòng làm việc làm nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu gây khó khăn cho việc quản
lý tập trung và tra tìm tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn để
các vật dụng khác; chưa trang bị hệ thống báo, chữa cháy tự động; chưa tổ chức
lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định,
dẫn đến nguy cơ tồn đọng và thất thoát hồ sơ, tài liệu.
5. Thực hiện hoạt
động lưu trữ
a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ
cơ quan
Thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Ủy ban nhân dân thành phố giao
Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan. Theo đó, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã ban hành Danh mục hồ
sơ cơ quan như sau:
+ Năm 2015 có 487/707 cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu.
+ Năm 2016 có 551/707 cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu.
+ Năm 2017 có 612/707 cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu.
Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực và Bộ
Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV , Ủy ban nhân dân thành phố đã ban
hành Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 về lập hồ sơ, chỉnh
lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ tăng cường công tác
hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa
tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.
Đến nay, nhiều cơ quan, tổ chức thực
hiện khá tốt việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan; tài liệu được thu thập, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan,
tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ.
Tuy nhiên, một số sở, ngành, quận,
huyện do diện tích kho lưu trữ nhỏ, không đủ sức chứa tài liệu nên hầu hết các
công chức, viên chức có lập hồ sơ công việc nhưng chưa giao nộp về lưu trữ cơ
quan mà để lại tự bảo quản và tra cứu.
Mặt khác, kinh
phí cho công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ
quan, tổ chức cấp huyện, chưa tổ chức chỉnh lý nên chưa thu thập đầy đủ tài liệu
vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.
b) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử
Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn
2.721 mét giá tài liệu, gồm 13 phông: Chủ yếu là tài liệu thuộc Phông Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và Phông các cơ
quan, tổ chức giải thể.
Thực hiện Thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Ủy ban nhân dân thành phố
đã ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2015 về việc ban
hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm
Lưu trữ lịch sử thành phố. Theo đó, có 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Tuy nhiên, do diện tích Kho
Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu theo quy định (Phụ lục IV).
Để chuẩn bị cho công tác thu thập hồ
sơ, tài liệu đạt kết quả, đúng quy định, Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề
án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 tại Quyết
định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018.
c) Công tác chỉnh lý tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử thành phố
|
Số
Số phông
|
Năm
2012
|
Năm
2013
|
Năm
2014
|
Năm
2015
|
Năm
2016
|
Năm
2017
|
Tổng
|
|
Số phông chỉnh lý
|
01
|
01
|
02
|
01
|
01
|
01
|
02
|
|
Số mét tài liệu chỉnh lý
|
110
|
120
|
370
|
120
|
120
|
120
|
960
|
- Tổng số phông, tài liệu đã thu về
nhưng chưa chỉnh lý (số liệu tính đến hết năm 2017): không.
d) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử thành phố
- Ủy ban nhân dân thành phố đã phê
duyệt dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã khởi
công xây dựng.
Theo tiến độ dự án công trình xây dựng
Trung tâm Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, chia thành 02 giai đoạn, giai đoạn 1,
xây dựng khối nhà 18 tầng, với diện tích sàn xây dựng là 20.424m2
dùng làm Kho Lưu trữ và bố trí nhà làm việc, dự kiến sẽ hoàn thành vào năm
2020.
Trong thời gian chờ xây dựng công
trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang thuê tạm 1.094 m2
tại Tòa nhà IPC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Phát triển Công
nghiệp Tân Thuận từ tháng 10 năm 2013 cho đến nay (diện tích Văn phòng làm việc
tại Tầng 6 là 255 m2, Kho Lưu trữ tại Tầng 5 diện tích 730 m2
và Phòng số hóa 114 m2; cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện
làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có và hoạt động
của Chi cục.
- Tổng số phông và mét giá tài liệu
đang được bảo quản trong kho
Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn 2.721
mét giá tài liệu, gồm 13 phông, chủ yếu là tài liệu thuộc Phông Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và Phông các cơ quan, tổ
chức giải thể.
Do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế,
chưa tổ chức thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
theo quy định. Năm 2015, chỉ thu thập 141,25 mét giá hồ sơ, tài liệu là Giấy
phép xây dựng trước năm 1975 (Khu vực Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) từ Trung
tâm Thông tin và Dịch vụ Xây dựng thuộc Sở Xây dựng thành phố.
đ) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố
- Thực hiện Thông tư số
10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng
tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử, Chi cục bố trí phòng đọc đầu tư
trang thiết bị phục vụ công tác sử dụng tài liệu bố trí, bàn ghế, tủ đựng tài sản
cá nhân, máy vi tính; Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã ban hành quy chế
khai thác, sử dụng tài liệu, niêm yết các thủ tục hành chính.
- Các hình thức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ gồm: cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.
- Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Mục
lục hồ sơ, thẻ tra tìm, phần mềm tra cứu tài liệu.
- Trung bình một năm Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thành phố phục vụ 260 lượt khách với 560 hồ sơ.
6. Nghiên cứu ứng
dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ
a) Trong những năm qua, việc triển khai
nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công
tác lưu trữ của thành phố được quan tâm đã đầu tư kinh phí xây dựng website Chi
cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ công tác tuyên truyền, hướng dẫn nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ; giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm chủ đầu tư, tổ chức thực hiện
số hóa giai đoạn 1 (2014 - 2015) gồm 200 mét giá hồ sơ, tài liệu (1.069.650
trang) thuộc phông Ủy ban nhân dân thành phố; đang xem xét kinh phí số hóa hồ
sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2 (2018 - 2023) gồm 1.415
mét giá.
b) Sở Thông tin và Truyền thông triển
khai phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (phần mềm mã nguồn mở) đến 713
cơ quan, tổ chức để tiếp nhận, quản lý văn bản đến, đi; tra tìm, khai thác tài
liệu trên cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, trao
đổi công việc; Văn bản đến, đi được quét (scan) lưu để quản lý tra cứu trong hệ
thống quản lý văn bản nội bộ; có 589 cơ quan, đơn vị sử dụng chữ ký số trong
phát hành văn bản.
c) Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức sử
dụng các phần mềm hoặc file exel để quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác lưu trữ giúp việc lưu trữ, tra tìm văn bản nhanh, chính xác, tiết kiệm
kinh phí.
7. Quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ
a) Có 14 doanh nghiệp đã đăng ký hoạt
động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ (Phụ lục V kèm theo)
b) Thực hiện Thông tư số
09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng
chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố
ban hành Công văn số 7098/UBND-VX ngày 31 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn về quản
lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Sở Nội vụ triển
khai thực hiện các công việc:
- Tổ chức, tiếp nhận đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.
- Tổ chức Hội nghị triển khai quản lý
dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức có đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu
trữ trên địa bàn thành phố.
- Tổ chức kiểm tra chất lượng thực hiện
dịch vụ lưu trữ.
- Thực hiện cấp 25 chứng chỉ hành nghề
lưu trữ (Phụ lục VI đính kèm)
8. Chế độ thông
tin báo cáo trong công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh
thực hiện tốt chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ.
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH
GIÁ CHUNG
1. Ưu điểm
a) Lĩnh vực văn thư, lưu trữ được
Thành ủy và Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm, tạo điều kiện phát triển như
ban hành các văn bản chỉ đạo, phê duyệt kinh phí: Chỉ thị về một số biện pháp để
giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh; đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố, đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ số hóa
hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phê
duyệt kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức...
b) Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật
Lưu trữ và các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ với nhiều hình thức phong
phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được
tăng cường đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức,
viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
c) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ
được kiện toàn, đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được tăng
cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp, từ đó công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ngày càng tự tin, yêu nghề và nhiệt
huyết trong công việc; công tác chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề
nếp, ổn định và phát triển.
d) Công tác quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản
lý về văn thư, lưu trữ được cập nhật, ban hành, triển khai thực hiện phù hợp với
tình hình mới.
đ) Công tác văn thư, lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức được lãnh đạo quan tâm triển khai thực hiện có hiệu quả; công
tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ được tăng
cường góp phần thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề
nếp, ổn định.
2. Hạn chế
a) Các văn bản quy phạm pháp luật do
Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, có những văn bản ban hành đã lâu chưa được bổ
sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập,
lúng túng.
b) Biên chế công chức, viên chức làm
công tác lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức còn thiếu về số lượng, còn kiêm
nhiệm công tác khác; một số chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ. Một số
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa an tâm công tác, dẫn đến
sự thiếu ổn định về nhân sự làm công tác này.
c) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư
cho công tác lưu trữ còn hạn chế nhất là kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản
tài liệu.
d) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc; khối lượng
hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn.
đ) Việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa được
thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, chưa được thống nhất.
III. NHỮNG ĐỀ XUẤT,
KIẾN NGHỊ
Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh
đề xuất, kiến nghị Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như sau:
1. Sớm ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ về các vấn đề như:
thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành; quy trình, thủ tục, thời gian thẩm định
Danh mục tài liệu hết giá trị; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đăng ký hoạt
động dịch vụ lưu trữ; quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu điện tử
...
2. Quy định cụ thể cơ cấu tổ chức bộ
máy, số lượng biên chế và phụ cấp chức vụ lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh.
3. Sửa đổi, bổ sung về chế độ, chính
sách cho công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo
sự an tâm cho công chức, viên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành.
4. Quy định cụ thể mô hình tổ chức
Kho lưu trữ cấp huyện.
Trên đây là báo cáo sơ kết 05 năm thực
hiện Luật Lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- TT. TU (để b/c);
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- TTUB: CT, PCT/VX;
- Sở Nội vụ;
- VPUB: CVP, PVP/VX;
- Chi cục VT-LT (2b);
- Phòng VX;
- Lưu: VT(VX-Tri).
|
KT.
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Thu
|
PHỤ LỤC I
DANH MỤC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN VỀ LĨNH VỰC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Kèm theo
Báo cáo số 77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành
phố Hồ Chí Minh)
I. VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH
PHỐ
|
STT
|
Ký
hiệu văn bản
|
Ngày,
tháng, năm
|
Trích
yếu nội dung
|
|
1
|
Công
văn số 3415/UBND-VX
|
13/7/2012
|
Triển khai thực hiện Thông tư
số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
|
|
2
|
Quyết
định số 5131/QĐ-UBND
|
04/10/2012
|
Phê duyệt Kế hoạch triển khai thi
hành Luật Lưu trữ.
|
|
3
|
Quyết
định số 2153/QĐ-UBND
|
02/5/2013
|
Ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
|
|
4
|
Quyết
định số 02/2014/QĐ- UBND
|
13/01/2014
|
Phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của thành phố
Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020.
|
|
5
|
Quyết
định số 3751/QĐ- UBND
|
02/8/2014
|
Phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài liệu
tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
6
|
Quyết
định số 4611/QĐ-UBND
|
15/9/2014
|
Phê duyệt Kế hoạch số hóa hồ sơ,
tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn
1 (2014 - 2015).
|
|
7
|
Quyết
định số 5249/QĐ-UBND
|
23/10/2014
|
Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ,
tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
8
|
Quyết
định số 38/2014/QĐ- UBND
|
07/11/2014
|
Về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
9
|
Công
văn số 7098/UBND-VX
|
31/12/2014
|
Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
|
|
10
|
Công
văn số 3626/UBND-VX
|
29/6/2015
|
Xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp
Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
|
|
11
|
Quyết
định số 3605/QĐ-UBND
|
24/7/2015
|
Công bố thủ tục hành chính mới ban
hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ thành
phố Hồ Chí Minh
|
|
12
|
Quyết
định số 7109/QĐ-UBND
|
30/12/2015
|
Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ
Chí Minh
|
|
13
|
Công
văn số 4197/UBND-VX
|
05/8/2016
|
Về việc quản lý tài liệu lưu trữ trong
trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; tổ chức
lại, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản tại các doanh nghiệp Nhà nước
trên địa bàn thành phố
|
|
14
|
Chỉ
thị số 11/CT-UBND
|
11/9/2017
|
Về việc tăng cường công tác quản lý
tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
|
|
15
|
Công
văn số 6084/UBND-VX
|
04/10/2017
|
Triển khai thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ
|
|
16
|
Quyết
định số 5484/QĐ-UBND
|
17/10/2017
|
Ban hành Kế hoạch phát triển ngành
Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025
|
|
17
|
Quyết
định số 5663/QĐ-UBND
|
24/10/2017
|
Phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai
đoạn 1975 - 2015
|
|
18
|
Quyết
định số 6532/QĐ- UBND
|
21/12/2017
|
Phê duyệt Danh mục vị trí việc làm
của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh thuộc Chi cục Văn thư -
Lưu trữ, Sở Nội vụ
|
|
19
|
Quyết
định số 559/QĐ-UBND
|
06/02/2018
|
Phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 -2022
|
II. VĂN BẢN CỦA SỞ NỘI VỤ
|
STT
|
Ký
hiệu văn bản
|
Ngày,
tháng
|
Trích
yếu nội dung
|
|
1
|
Hướng
dẫn số 207/HD-SNV
|
27/02/2012
|
Về việc tổ chức quản lý kho lưu trữ
và tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
2
|
Hướng
dẫn số 207/HD-SNV
|
27/02/2012
|
Về việc tổ chức quản lý kho lưu trữ
và tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
3
|
Hướng
dẫn số 248/HD-SNV
|
07/3/2012
|
Về trách nhiệm quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân thành phố
|
|
4
|
Công
văn số 216/SNV-CCVTLT
|
06/3/2013
|
Về chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối
với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
|
|
5
|
Công
văn số 486/SNV-CCVTLT
|
24/4/2013
|
Về việc xây dựng và ban hành Danh mục
hồ sơ cơ quan hàng năm
|
|
6
|
Công
văn số 514/SNV- CCVTLT
|
03/5/2013
|
Về việc hướng dẫn tổ chức hội thi
tìm hiểu Luật Lưu trữ
|
|
7
|
Công
văn số 715/SNV- CCVTLT
|
06/6/2013
|
Về việc tăng cường công tác phòng cháy,
chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu.
|
|
8
|
Kế
hoạch số 1614/KH-SNV
|
10/10/2013
|
Về thực hiện Chỉ thị số
16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về một
số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh
|
|
9
|
Hướng
dẫn số 1808/HD-SNV
|
07/11/2013
|
Về tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng
tại các cơ quan, tổ chức
|
|
10
|
Hướng
dẫn số 1865/HD-SNV
|
18/11/2013
|
Về thực hiện công tác Bảo vệ bí mật
nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
|
|
11
|
Công
văn số 1933/SNV- CCVTLT
|
28/11/2013
|
Về việc triển khai thực hiện Thông
tư số 09/2013/TT-BNV về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
|
|
12
|
Kế
hoạch số 20/KH-SNV
|
17/4/2014
|
Về chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước
ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh năm 2014.
|
|
13
|
Công
văn số 470/SNV- CCVTLT
|
18/4/2014
|
Về việc khảo sát tài liệu tồn đọng
của các cơ quan, đơn vị.
|
|
14
|
Công
văn số 642/SNV- CCVTLT
|
20/5/2014
|
Về việc đề nghị chỉnh lý hồ sơ gốc
hộ tịch có nguy cơ hư hỏng nặng.
|
|
15
|
Công
văn số 862/SNV- CCVTLT
|
25/6/2014
|
Về việc đề nghị báo cáo thống kê
tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
|
|
16
|
Công
văn số 1237/SNV- CCVTLT
|
04/8/2014
|
Về việc xây dựng Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV .
|
|
17
|
Công
văn số 1371/SNV- CCVTLT
|
18/8/2014
|
Về việc đề nghị các cơ quan, tổ chức
xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
|
|
18
|
Kế hoạch
số 54/KH-SNV
|
21/8/2014
|
Về tổ chức triển khai thực hiện Quyết
định số 3751/QĐ-UBND ngày 02 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về
phê duyệt Kế hoạch Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975
của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
19
|
Công
văn số 2002/SNV- CCVTLT
|
24/11/2014
|
Về việc thực hiện giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
|
|
20
|
Hướng
dẫn số 305/HD-SNV
|
26/01/2015
|
Về công tác thu thập tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, giao nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ
chức
|
|
21
|
Công
văn số 537/SNV-CCVTLT
|
12/02/2015
|
V/v thực hiện công tác giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
|
|
22
|
Hướng
dẫn số 653/HD-SNV
|
27/02/2015
|
Một số nội dung của Quy định về lập
hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan tại các cơ quan, tổ chức
|
|
23
|
Hướng
dẫn số 686/HD- SNV
|
02/3/2015
|
Một số nội dung trong việc xây dựng
và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
|
|
24
|
Quyết
định số 463/QĐ-SNV
|
05/6/2015
|
Về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố
|
|
25
|
Hướng
dẫn số 3582/HD-SNV
|
22/9/2015
|
Một số nội dung về quy định sử dụng
dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố
|
|
26
|
Hướng
dẫn số 3612/HD-SNV
|
23/9/2015
|
Một số nội dung về quản lý chứng Chỉ
hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân
hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
|
|
27
|
Hướng
dẫn số 4272/HD-SNV
|
16/11/2015
|
Về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối
với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành
phố
|
|
28
|
Hướng
dẫn số 232/HD-SNV
|
20/01/2016
|
Hướng dẫn một số nội dung về xây dựng,
bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức
|
|
29
|
Hướng
dẫn số 991/HD-SNV
|
25/3/2016
|
Một số nội dung về công tác chuẩn bị
thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
30
|
Hướng
dẫn số 2332/HD-SNV
|
08/7/2016
|
Về công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ
sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn trên
địa bàn thành phố
|
|
31
|
Công
văn số 3048/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v thực hiện chế độ phụ cấp độc hại,
bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu
trữ
|
|
32
|
Công
văn số 3066/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng
cấp Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
|
|
33
|
Công
văn số 3067/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v quản lý tài liệu lưu trữ trong
trường hợp doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
|
|
34
|
Công
văn số 4031/SNV-CCVTLT
|
09/11/2016
|
V/v xây dựng, ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
|
|
35
|
Công
văn số 450/SNV-CCVTLT
|
10/02/2017
|
V/v tăng cường công tác phòng cháy,
chữa cháy, bảo quản an toàn tài liệu
|
|
36
|
Công
văn số 249/SNV-CCVTLT
|
20/01/2017
|
V/v tổ chức sử dụng dịch vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
|
37
|
Công
văn số 1499/SNV-CCVTLT
|
06/5/2016
|
Về việc sắp xếp và bảo quản tài liệu
Công báo
|
|
38
|
Hướng
dẫn số 3457/HD-SNV
|
25/8/2017
|
Hướng dẫn tổ chức quản lý Kho Lưu
trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại thành phố Hồ Chí Minh
|
|
39
|
Kế
hoạch số 3674/KH-SNV
|
13/9/2017
|
Kế hoạch tổ chức quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
|
|
40
|
3712/SNV-CCVTLT
|
18/9/2017
|
V/v điều chỉnh chế độ bồi dưỡng bằng
hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
|
|
41
|
Kế
hoạch số 4394/KH-SNV
|
03/11/2017
|
Tổ chức thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 09 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số
11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố
|
|
42
|
Kế
hoạch số 1612/KH-SNV
|
20/11/2017
|
Tổ chức thực hiện Quyết định số
5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của UBND thành phố về việc phê duyệt Đề
án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành
phố giai đoạn 1975 - 2015
|
|
43
|
Kế
hoạch số 4717/KH-SNV
|
28/11/2017
|
Thực hiện “Đề án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành
phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015” năm 2018
|
|
44
|
Công
văn số 161/SNV-CCVTLT
|
15/01/2018
|
V/v quản lý tài liệu lưu trữ khi kiện
toàn tổ chức bộ máy của Thanh tra Sở Xây dựng
|
|
45
|
Công
văn số 724/SNV-CCVTLT
|
01/3/2018
|
V/v tăng cường công tác bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu
|
PHỤ LỤC II
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ TẠI
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
(số liệu tính đến hết tháng 12 năm 2017)
(Ban hành kèm theo Báo cáo số
77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm
2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
1.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
Stt
|
Tên
phòng
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo chuyên ngành khác
|
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
Tên
các chuyên ngành khác
|
|
1
|
Chi
cục trưởng
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
1
|
|
|
|
Luật
(đã hoàn thành chương trình văn bằng 2 cử nhân LTH&QTVP)
|
|
2
|
Phó
Chi cục trưởng
|
2
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Số
lượng công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
|
1
|
|
1
|
|
|
|
3
|
1
|
2
|
|
|
|
Luật,
Hành chính, Công nghệ thông tin; (bồi dưỡng sơ cấp văn thư, lưu trữ 03)
|
|
4
|
Số
lượng công chức, người lao động hợp đồng làm hành chính, văn phòng
|
|
|
|
|
|
|
4
|
|
3
|
|
|
1
|
Luật,
Hành chính, Công nghệ thông tin (bồi dưỡng sơ cấp văn thư, lưu trữ 01), lái
xe
|
|
|
Tổng
chung
|
3
|
|
3
|
|
|
|
8
|
1
|
6
|
1
|
1
|
1
|
|
2.
Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
|
Stt
|
Tên
phòng
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo chuyên ngành khác
|
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
Tên
các chuyên ngành khác
|
|
1
|
Giám
đốc Trung tâm
|
|
|
|
|
|
|
1
|
1
|
|
|
|
|
Thạc
sĩ Quản lý giáo dục (cử nhân LTH&QTVP)
|
|
2
|
Phó
GĐ Trung tâm
|
|
|
|
|
|
|
1
|
1
|
|
|
|
|
Thạc
sĩ Quản trị kinh doanh (bồi dưỡng sơ cấp văn thư, lưu trữ)
|
|
3
|
Số
lượng viên chức làm chuyên môn về hoạt động lưu trữ
|
1
|
|
1
|
|
|
|
2
|
|
2
|
|
|
|
Luật
(bồi dưỡng sơ cấp văn thư, lưu trữ 02)
|
|
4
|
Số
lượng viên chức, người lao động hợp đồng làm hành chính, văn phòng
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
2
|
|
|
|
Luật,
Ngoại ngữ (bồi dưỡng sơ cấp văn thư, lưu trữ 02)
|
|
|
Tổng
chung
|
1
|
|
1
|
|
|
|
7
|
2
|
4
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC III
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ TẠI CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Báo cáo số
77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm
2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
|
1.
Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu (số lượng
cơ quan gửi báo cáo/tổng số cơ quan phải báo cáo)
|
|
|
Số
cơ quan, tổ chức
|
Người
làm lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo chuyên
ngành khác
|
|
Chuyên
trách
|
Kiêm
nhiệm
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
TrC
|
Sơ
cấp
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
TrC
|
Sơ
cấp
|
Tên
các chuyên ngành khác
|
|
Tổng
|
91/155
|
60
|
149
|
94
|
4
|
32
|
18
|
27
|
13
|
128
|
4
|
94
|
16
|
12
|
2
|
Luật,
Hành chính, Kinh tế, QTKD, CNTT, Thuế, TNMT, Ngoại ngữ,
Ngữ văn, Hải quan
|
|
2.
Tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu (số lượng cơ quan gửi báo cáo/tổng số cơ quan phải báo cáo)
|
|
|
Số
cơ quan, tổ chức
|
Người
làm lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
Số
lượng đào tạo chuyên ngành khác
|
|
Chuyên
trách
|
Kiêm
nhiệm
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
TrC
|
Sơ
cấp
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
TrC
|
Sơ
cấp
|
Tên
các chuyên ngành khác
|
|
Tổng
|
515/552
|
43
|
476
|
347
|
1
|
34
|
66
|
38
|
208
|
445
|
13
|
330
|
63
|
39
|
|
Luật,
Hành chính, Kinh tế, QTKD, CNTT, TNMT, Ngoại ngữ, QLTT, Hải quan ...
|
PHỤ LỤC IV
SỐ LIỆU VỀ TÌNH HÌNH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI
LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Báo cáo số
77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm
2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
|
Năm
|
Thu
thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp thành phố thuộc nguồn nộp lưu
|
Thu
thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu
|
Ghi
chú
|
|
|
Số
lượng phông
|
Số lượng mét
|
Số
lượng phông
|
Số
lượng mét
|
|
|
2012
|
|
|
|
|
|
|
2013
|
|
|
|
|
|
|
2014
|
|
|
|
|
|
|
2015
|
01
|
141,25
|
|
|
Giấy
phép xây dựng trước năm 1975 (Khu vực Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) từ Trung
tâm Thông tin và Dịch vụ Xây dựng trực thuộc Sở Xây dựng
|
|
2016
|
|
|
|
|
|
|
2017
|
|
|
|
|
|
|
Tổng
|
01
|
141,25
|
|
|
|
PHỤ LỤC V
DANH SÁCH TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG
DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Báo cáo số 77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2018 của Ủy ban
nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
|
STT
|
Tên
doanh nghiệp
|
Địa
chỉ đóng trụ sở
|
Họ
tên người đại diện
|
|
1
|
Công ty TNHH Khoa học Công nghệ Lưu
trữ Sài Gòn (luutrusaigon@gmail.com)
|
158 Lý Thường Kiệt, phường 7, quận
Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh
|
Phạm Thị Huệ
|
|
2
|
Công ty TNHH Một TV Tư vấn và Dịch
vụ khoa học văn thư - lưu trữ Hai Giang (hagicompany@gmail.com)
|
173 Lê Đức Thọ, phường 17, quận Gò Vấp, TP. HCM
|
Bùi Quang Huy
|
|
3
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
|
số 18 phố Vũ
Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
|
Trần Mai Hương
|
|
4
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
(bichliem1968@gmail.com)
|
17A Lê Duẩn, phường Bến Nghé, Quận
1, TP. HCM
|
Phạm Ngọc Hưng
|
|
5
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
|
Số 34 Phan Kế Bính, quận Ba Đình,
Hà Nội
|
Mai Thị Xuân
|
|
6
|
Trung tâm Chuyển giao Công nghệ Văn
thư - Lưu trữ
|
Số 29 Khu Tập
thể Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, ngõ 106 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội
|
Đặng Thị Đào
|
|
7
|
Trung tâm Tin học và số hóa tài liệu
(truongvanliem@gmail.com)
|
Nhà khách Bộ quốc phòng, 18D Cộng
Hòa, quận Tân Bình
|
Trương Văn Liêm
|
|
8
|
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ
NAHA-METAL (nguyen_haipc@yahoo.com)
|
989/17A, tỉnh lộ 43, KP2, P. Bình Chiểu, quận Thủ Đức
|
Nguyễn Thanh Hải
|
|
9
|
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Nghiệp
vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát (ngason7975@gmail.com)
|
160/113, Tân Chánh Hiệp, P. Tân
Chánh Hiệp, Quận 12
|
Bùi Thị Oanh
|
|
10
|
Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. HCM
|
1489 Nguyễn Văn Linh, P. Tân Phong,
Quận 7
|
Vũ Văn Huy
|
|
11
|
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý
(thuyphamomt@gmail.com)
|
126/68 phố Phan Kế Bính, P. Cống Vị,
Quận Ba Đình, Hà Nội
|
Phạm Thị Thủy
|
|
12
|
Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số
hóa tài liệu HT (htsh.jsc@gmail.com)
|
77/1/18 đường TCH24, KP8, P.Tân Chánh Hiệp, Q12
|
Trần Anh Thắng
|
|
13
|
Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tại TP. HCM truongnoivu-csmn.edu.vn
|
181 Lê Đức Thọ, P. 17, Q.Gò Vấp
|
Đào Ngọc Quang
quangvtlt@yahoo.com
|
|
14
|
Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền
thông Năm Sao truyenthong5sao@gmail.com
|
Số 14 ngõ 335 Nguyễn Trãi, P. Thanh
Xuân Trung, Q Thanh Xuân, Hà Nội
|
Trương Tiến Tuấn
|
PHỤ LỤC VI
DANH SÁCH CÁ NHÂN ĐÃ ĐƯỢC CẤP CHỨNG CHỈ
HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Báo cáo số 77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2018 của Ủy ban
nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
|
STT
|
Họ
và tên người được cấp
|
Lĩnh
vực hành nghề
|
Thời
gian cấp 05 năm
|
|
NĂM
2016
|
|
1
|
Phạm Đức thành
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
28/12/2016
đến ngày 28/12/2021
|
|
2
|
Nguyễn Xuân Triêm
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
28/12/2016
đến ngày 28/12/2021
|
|
3
|
Phạm Thị Huệ
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
28/12/2016
đến ngày 28/12/2021
|
|
4
|
Nguyễn Xuân Hoài
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
28/12/2016
đến ngày 28/12/2021
|
|
NĂM
2017
|
|
1
|
Thái Thị Ngọc Diệu
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
12/01/2017
đến ngày 12/01/2022
|
|
2
|
Trần Thị Hảo
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
12/01/2017
đến ngày 12/01/2022
|
|
3
|
Phạm Đăng Khoa
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
12/01/2017
đến ngày 12/01/2022
|
|
4
|
Nguyễn Thị Hoàn
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
12/01/2017
đến ngày 12/01/2022
|
|
5
|
Dương Thị Như Hoa
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
16/01/2017
đến ngày 16/01/2022
|
|
6
|
Bùi Thượng Hải
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
16/01/2017
đến ngày 16/01/2022
|
|
7
|
Võ Quang Sơn
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
16/01/2017
đến ngày 16/01/2022
|
|
8
|
Phạm Ngọc Hưng
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
16/01/2017
đến ngày 16/01/2022
|
|
9
|
Phạm Bá Long
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
20/02/2017
đến ngày 20/02/2022
|
|
10
|
Hoàng Thị Luyến
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
02/3/2017
đến ngày 02/3/2022
|
|
11
|
Cao Hoàng Nga
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
14/4/2017
đến ngày 14/4/2022
|
|
12
|
Nguyễn Thị Thúy Hưởng
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
28/4/2017
đến ngày 28/4/2022
|
|
13
|
Đặng Trọng Cường
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
15/5/2017
đến ngày 15/5/2022
|
|
14
|
Nguyễn Thanh Hoàn
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
22/6/2017
đến ngày 22/6/2022
|
|
15
|
Đặng Thanh Tuấn
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
08/8/2017
đến ngày 08/8/2022
|
|
16
|
Nguyễn Lê Hoài Vy
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
08/8/2017
đến ngày 08/8/2022
|
|
17
|
Vũ Thị Thu Hường
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
18/8/2017
đến ngày 18/8/2022
|
|
18
|
Nguyễn Thị Bình
|
Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
|
18/8/2017
đến ngày 18/8/2022
|
|
NĂM
2018
|
|
1
|
Nguyễn Thị Hoàn
|
Số
hóa tài liệu lưu trữ
|
12/02/2018
đến ngày 12/02/2023
|
|
2
|
Phạm Thị Huệ
|
Số
hóa tài liệu lưu trữ
|
12/02/2018
đến ngày 12/02/2023
|
|
3
|
Nguyễn Phạm Hà Minh
|
Số
hóa tài liệu lưu trữ
|
12/02/2018
đến ngày 12/02/2023
|