Là cơ sở dữ liệu dùng chung của một hoặc một số lĩnh vực kinh tế - xã hội được xây dựng, cập nhật và duy trì đáp ứng yêu cầu truy nhập và sử dụng thông tin của các ngành kinh tế và phục vụ lợi ích công cộng, phù hợp với các yêu cầu và mục đích sử dụng được quy định tại Nghị định 194/2025/NĐ-CP.

Là tập hợp dữ liệu số được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

Là công trình bao gồm: Khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương.

Là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

Là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân.

Là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị của Công an đơn vị, địa phương, cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan để chuyển vào lưu trữ các cấp.

Bao gồm các hoạt động: thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Là văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức cấp, lập, ban hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật về giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, văn bản công chứng điện tử theo quy định pháp luật về công chứng hoặc các loại giấy tờ, tài liệu khác được thể hiện, tạo lập ở dạng dữ liệu điện tử có chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Là Công an cấp cơ sở, bố trí ở các đơn vị hành chính xã, đặc khu, thuộc hệ thống tổ chức của Công an nhân dân; làm nòng cốt trong thực hiện nhiệm vụ bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm và vi phạm pháp luật về an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc ở địa bàn xã, đặc khu.

Là dịch vụ công có thu liên quan đến việc thực hiện các biện pháp kiểm soát an ninh hàng không, bao gồm: Kiểm soát an ninh hàng không; kiểm tra an ninh hàng không; soi chiếu an ninh hàng không; giám sát an ninh hàng không; lục soát an ninh hàng không; canh gác bảo vệ tàu bay; hộ tống người, phương tiện, đồ vật lưu giữ, di chuyển trong khu vực hạn chế tại cảng hàng không, sân bay.

Là bản in, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ số.

Là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số.

Là hệ thống phần mềm của Kho Lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở tài liệu lưu trữ.

Là việc số hóa, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu, hủy tài liệu.

Là tập hợp dữ liệu của tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an, được sắp xếp, quản lý, tổ chức để truy cập, chia sẻ, khai thác và cập nhật thông qua phần mềm ứng dụng.

Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử.

Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình chỉ đạo, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ Công an, Công an các đơn vị, địa phương và các bộ ngành có liên quan.

Là hoạt động lưu giữ tài liệu hình thành phổ biến dưới định dạng kỹ thuật số nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ.

Là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số để quản lý, khai thác, sử dụng trên thiết bị điện tử. Các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức lưu trữ thành dạng thức byte và bit. Số hóa tài liệu không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện lưu trữ từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số.