THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

08:41 26/08/25

Dưới đây là hướng dẫn xử lý hóa điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau, các nội dung phải có trên hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Thời điểm lập hóa đơn đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền 2025

>> Từ 18/8/2025 sẽ phạt đến 40 triệu đồng nếu hành nghề kiểm toán với tư cách cá nhân

1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau

Căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định như sau:

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

…

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này

Theo đó, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung.

Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau.

Tổng hợp biểu mẫu về hóa đơn chứng từ

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Các nội dung phải có trên hóa đơn

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau đây:

(i) Tên hóa đơn

(ii) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

(iii) Số hóa đơn

(iv) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

(v) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

(vi) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

(vii) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(viii) Thời điểm lập hóa đơn

(ix) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

(x) Mã của cơ quan thuế

(xi) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan

(xii) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Lưu ý: Ngoài những nội dung nêu trên; doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi lập hóa đơn còn có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán). Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

>> Xem chi tiết các nội dung trên TẠI ĐÂY.

>> Xem thêm các trường hợp khi lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung

3. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

(i) Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

(ii) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

>> Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể TẠI ĐÂY

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.