DOANH NGHIỆP

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2024

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Hồng Thía

10:21 08/12/23

Theo quy định thì công ty phải lưu giữ những tài liệu liên quan, vậy chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp trong năm 2024 được quy định ra sao? – Minh Khánh (An Giang).

>> Các tiêu chí, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp xã hội 2024

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 07/12/2023

1. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2024

Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp trong năm 2024 được quy định như sau:

(i) Tùy theo từng loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

(ii) Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản (i) nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

File Word Luật Doanh nghiệp và văn bản sửa đổi, hướng dẫn (áp dụng từ ngày 05/3/2023)

lưu giữ tsfi liệu công ty

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2024 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Căn cứ Điều 29 Luật Lưu trữ 2011, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

(i) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

(ii) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

- Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

- Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ 2011, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

(iii) Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

- Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.

- Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

3. Xử phạt doanh nghiệp không lưu giữ tài liệu trong năm 2024

Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty (theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020) sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Điều 32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ - Luật Lưu trữ 2011

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.