Bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong Công ty Cổ Phần

Hình từ Internet

1. Yêu cầu bảo quản, lữu trữ chung đối với công ty cổ phần

Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) do công ty cổ phẩn sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Cụ thể:

Vì hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nên phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Đồng thời, hóa đơn phải được bảo quản và lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 10 năm.

2. Yêu cầu bảo quản, lưu trữ riêng đối với công ty cổ phần

Đối với hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ do công ty lựa chọn nhưng phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của chính công ty.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tự in

- Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn đã lập trong các công ty không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của công ty đó.