DOANH NGHIỆP

03 lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Văn Ngọc

11:09 30/05/23

Cho tôi hỏi việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp thì cần lưu ý những vấn đề gì? - Hoài Nhi (Quảng Nam).

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 29/05/2023

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 28/05/2023

Hiện nay việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp vì tính tiện lợi của nó. Tuy nhiên, việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp cần lưu ý những gì? Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp.

1. Quy định về con dấu chữ ký khắc sẵn

Tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, không có quy định nào về con dấu chữ ký khắc sẵn, việc sử dụng, làm dấu chữ ký là tự do. Theo thực tế, con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu. Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp - ký tươi, được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

Cách viết ngày, tháng, năm đúng chuẩn

Tiện ích chuyển lương Gross sang lương Net và ngược lại

03 lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp (Ảnh minh họa - Nguồn từ internet)

2. Giá trị pháp lý của con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 19 Luật kế toán 2015 thì chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Bên cạnh đó, tại khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì "Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai."

Hiện nay, không có văn bản, quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng, làm dấu chữ ký khắc sẵn. Theo đó, có thể khẳng định con dấu chữ ký khắc sẵn không mang giá trị pháp lý.

Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Như vậy, các cá nhân vẫn có thể linh động sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

3. Lưu ý trong sử dụng con đấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

- Như đã đề cập ở trên thì con dấu chữ ký khắc sẵn chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

- Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên sử dụng trong các văn bản nội bộ, nhưng khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký.

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán.

Trường hợp doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử phạt từ 03 đến 05 triệu đồng và buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (theo điểm d khoản 1, điểm c khoản 4 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập).

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.