Thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT như thế nào?

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT như thế nào?

Theo mục 1 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026 Tải về hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN; cấp số BHXH, thẻ BHҮТ như sau:

(1) Trình tự thực hiện:

Bước 1: Lập, nộp hồ sơ

- Người tham gia kê khai Tờ khai theo quy định tại mục (3) nộp cho đơn vị sử dụng lao động.

- Đơn vị sử dụng lao động: Tiếp nhận hồ sơ của NLĐ, đăng ký, kê khai tham gia BHXH bắt buộc cho NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc; Lập hồ sơ Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH của đơn vị sử dụng lao động; Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng, truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN; Đề nghị tạm dừng đóng BHXH bắt buộc (theo các trường hợp phát sinh).

Trường hợp chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương có thể nộp hồ sơ qua người sử dụng lao động hoặc tự nộp hồ sơ.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định. Trường hợp hồ sơ, dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác: hướng dẫn bổ sung hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm theo lý do.

Bước 3: Nhận kết quả.

(2) Cách thức thực hiện: Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

+ Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK3-TS Tải về).

+ Trường hợp đơn vị đồng thời thực hiện báo tăng, giảm, truy đóng khi thực hiện đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia thì lập thêm hồ sơ theo quy định tại (3).

- Hồ sơ Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng, truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN

+ Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02 - LT Tải về).

+ Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS Tải về) của người tham gia (đối với người tham gia lần đầu, thay đổi thông tin).

- Hồ sơ Đề nghị tạm dừng đóng BHXH bắt buộc

+ Trường hợp đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Luật Phục hồi, phá sản 2025.

++ Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS).

++ Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02 - LT).

++ Quyết định công nhận nghị quyết của Hội nghị chủ nợ thông qua phương án phục hồi hoạt động kinh doanh (tính từ ngày Tòa án thụ lý đơn và không quá 12 tháng) để làm căn cứ giải quyết tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và từ tuất.

+ Trường hợp tạm dừng đóng BHXH bắt buộc theo quy định tại Điều 37 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Người sử dụng lao động gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh dẫn đến việc NLĐ và người sử dụng lao động không có khả năng đóng ΒΗΧΗ)

++ Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK3-TS)

++ Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02 - LT).

++ Văn bản xác định số lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tạm thời nghỉ việc hoặc văn bản xác định giá trị tài sản bị thiệt hại của cơ quan có thẩm quyền.

* Ghi chú: Các thành phần hồ sơ là mẫu do cơ quan BHXH ban hành là bản chính. Trường hợp các thành phần hồ sơ khác đã có trong CSDL cơ quan BHXH đang quản lý, CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành được kết nối, chia sẻ đủ điều kiện khai thác, sử dụng, đảm bảo tính pháp lý theo quy định thì đơn vị sử dụng lao động, NLĐ không phải cung cấp cho cơ quan BΗΧΗ.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ

(4) Thời hạn giải quyết:

- Đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí tử tuất: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người sử dụng lao động.

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

- NLĐ là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

+ Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp NLĐ và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;

+ Cán bộ, công chức, viên chức;

+ Công nhân và viên chức quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

+ NLĐ đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác;

+ Vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được hưởng chế độ sinh hoạt phí;

- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 có hưởng tiền lương;

+ Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố;

+ Đối tượng NLĐ làm việc theo hợp đồng lao động làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất;

+ Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai;

+ Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương.

- NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

- Người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

- Người sử dụng lao động được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí tử tuất theo quy định tại Điều 37 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khoản 2 Điều 86 Luật Phục hồi, phá sản 2025 (Người sử dụng lao động gặp khó khăn khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc do khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế. Người sử dụng lao động gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa; người sử dụng lao động gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh dẫn đến việc NLĐ và người sử dụng lao động không có khả năng đóng BHXH hoặc người sử dụng lao động được áp dụng thủ tục phục hồi theo quy định của pháp luật về phục hồi, phá sản).

(6) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: BHXH tỉnh/BHXH cơ sở theo phân cấp quản lý, giải quyết.

(8) Phí, lệ phí: Không.

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT như thế nào? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội như sau:

(1) Tuyên truyền, phổ biến, giải đáp, tư vấn chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; xây dựng chiến lược phát triển ngành bảo hiểm xã hội, chiến lược đầu tư dài hạn trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; xây dựng phương án đầu tư hằng năm trình Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội quyết định; tổ chức đánh giá và công bố mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc thực hiện chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(2) Ban hành mẫu sổ bảo hiểm xã hội, mẫu hồ sơ bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

(3) Tổ chức thực hiện thu, chi bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

(4) Tiếp nhận hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.

(5) Tiếp nhận hồ sơ đề nghị hưởng và giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; tổ chức trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ, thuận tiện và đúng thời hạn.

(6) Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho từng người lao động; cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế độ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện khi người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

(7) Ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện cải cách thủ tục hành chính bảo đảm công khai, minh bạch, đơn giản, thuận tiện cho người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; lưu trữ hồ sơ của người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.

(8) Quản lý, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

(9) Thực hiện các biện pháp bảo toàn và tăng trưởng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế theo quyết định của Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội.

(10) Thực hiện công tác thống kê, kế toán tài chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(11) Tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(12) Thực hiện chế độ báo cáo như sau:

- Định kỳ 03 tháng, báo cáo Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;

- Định kỳ 06 tháng, báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp; báo cáo Bộ Y tế về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm y tế;

- Định kỳ 06 tháng, cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cùng cấp về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trong phạm vi địa phương quản lý;

- Hằng năm, báo cáo Bộ Tài chính về tình hình quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế.

(13) Định kỳ 05 năm, đánh giá và dự báo khả năng cân đối của quỹ hưu trí và tử tuất.

(14) Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến việc thực hiện chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(15) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

(16) Thực hiện hợp tác quốc tế về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(17) Xác định và theo dõi người lao động, người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 30 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

(18) Chủ trì xây dựng, quản lý, cập nhật, duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và khai thác, sử dụng, chia sẻ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo quy định của pháp luật.

Nhận trợ cấp từ các chế độ bảo hiểm xã hội có cần đóng thuế thu nhập cá nhân không?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định về thu nhập chịu thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế

...

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;

b) Tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức;

c) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, trợ cấp tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công do Chính phủ quy định.

...

Theo quy định trên, các khoản nhận trợ cấp theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 sẽ không phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Do đó, không phải đóng thuế thu nhập cá nhân đối với nhận trợ cấp từ các chế độ bảo hiểm xã hội.