Không có sổ BHXH giấy, công ty có cần trả sổ khi người lao động nghỉ việc không?

Không có sổ BHXH giấy, công ty có cần trả sổ khi người lao động nghỉ việc không?

Căn cứ theo điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 5 Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) bản điện tử như sau:

Phương pháp tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử

1. Trách nhiệm của đơn vị, người tham gia

a) Kê khai, nộp hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bằng phương thức giao dịch điện tử theo quy định tại Điều 28, Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội; Điều 17 Luật Bảo hiểm y tế và Điều 14, Điều 15, Điều 17 Nghị định số 143/2024/NĐ-CP quy định về bảo hiểm tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện đối với người lao động làm việc không theo hợp đồng lao động.

b) Đóng tiền đầy đủ, kịp thời, đúng quy định theo Điều 33, Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội; Điều 13, Điều 15 Luật Bảo hiểm y tế và Điều 11 Nghị định số 143/2024/NĐ-CP.

2. Trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội

a) Tiếp nhận, cập nhật, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính, dịch vụ công về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và tiền đóng của đơn vị, người tham gia vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

b) Ghi nhận, xác thực sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và trả kết quả vào kho quản lý dữ liệu điện tử, hòm thư điện tử (Email) của người tham gia.

c) Trả danh sách tham gia và kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bản điện tử vào kho quản lý dữ liệu điện tử của đơn vị.

Đồng thời, căn cứ khoản 1 điều 6 Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng BHXH số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng số bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT.

Bên cạnh đó, căn cứ theo mục 2.3.1 tiết 2.3 khoản 2 Điều 5 Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 của BHXH Việt Nam

Cập nhật dữ liệu và giải quyết hồ sơ

...

2. Cập nhật hồ sơ vào CSDL

...

2.3. Viên chức quản lý thu Duyệt dữ liệu Mẫu C69a-HD, Mẫu C83a-HD, dữ liệu sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN theo kết quả đã đóng:

...

2.3.1. Phần mềm tự động cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đối với trường hợp đăng ký bản điện tử. Trả sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID và Email của người tham gia. Tổng hợp Bảng chi tiết số phải trả thù lao BHXH, BHTNLĐ, BHYT (Mẫu D11-TS) theo đợt phát sinh, mã đơn vị.

...

Như vậy, trường hợp người lao động không có sổ BHXH bản giấy thì công ty không phải trả sổ BHXH bản giấy khi người lao động nghỉ việc.

Khi đơn vị hoàn tất thủ tục báo giảm và đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN bằng phương thức giao dịch điện tử, cơ quan BHXH sẽ cập nhật, xác nhận quá trình đóng và trả sổ BHXH bản điện tử vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID hoặc Email của người tham gia nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Người lao động có thể truy cập VNeID mức độ 2, VssID hoặc Email để nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử, trong đó số BHXH bản điện tử được sử dụng để giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp. Do đó, việc không có sổ BHXH bản giấy không làm mất quyền được xác nhận và sử dụng quá trình đóng BHXH khi nghỉ việc.

Không có sổ BHXH giấy, công ty có cần trả sổ khi người lao động nghỉ việc không? (Hình từ Internet)

Theo quy định hiện nay, sổ BHXH điện tử chính thức thay thế sổ BHXH bản giấy từ khi nào?

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này

Đồng thời, theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, mỗi người chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội và chứa đựng thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 25 của Luật Bảo hiểm xã hội.

2. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là sổ bảo hiểm xã hội được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử, chứa đựng thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

3. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội và lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia sau khi cá nhân, tổ chức thực hiện thành công giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử đối với đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an có các thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy; do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an tạo lập, tích hợp, quản lý trên Tài khoản định danh điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và bảo đảm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội.

5. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026 và có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy.

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định sổ BHXH điện tử như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử

1. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP do cơ quan bảo hiểm xã hội tạo lập bằng phương tiện điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất; được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia và được tích hợp với tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2, tài khoản bảo hiểm xã hội số (VssID).

2. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử chứa đựng thông tin đầy đủ như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

Như vậy, theo quy định từ 01/01/2026 sổ BHXH điện tử chính thức thay thế sổ BHXH bản giấy.

Tuy nhiên, sổ BHXH bản giấy vẫn được cấp khi người tham gia BHXH yêu cầu.

Khoản đóng BHXH có được trừ khi tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công hay không?

Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định thu nhập từ tiền lương tiền công như sau:

Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật Thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

...

3. Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác, trừ các khoản sau:

...

Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế quy định tại khoản này phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định theo pháp luật về ưu đãi người có công, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, lao động, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục - đào tạo và pháp luật liên quan khác. Trường hợp khoản phụ cấp, trợ cấp nhận được cao hơn mức phụ cấp, trợ cấp quy định thì phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của cá nhân, trừ quy định tại điểm h khoản này.

...

Đồng thời, tại Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

...

2. Thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là tổng thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 8 của Nghị định này mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế trừ (-) đi các khoản dưới đây:

a) Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp bảo hiểm xã hội tự nguyện theo Luật Bảo hiểm xã hội, khoản đóng góp bảo hiểm y tế tự nguyện theo Luật Bảo hiểm y tế, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ.

...

Trường hợp cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài đã tham gia đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của quốc gia nơi cá nhân đóng các loại bảo hiểm này như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc thì được trừ các khoản phí bảo hiểm đó vào thu nhập chịu thuế khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công.

Khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện của năm nào được trừ vào thu nhập chịu thuế của năm đó.

...

Như vậy, các khoản đóng bảo hiểm xã hội (hoặc các khoản bảo hiểm tương tự đối với người Việt Nam là cá nhân cư trú nhưng làm việc tại nước ngoài có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài) được trừ khi tính thuế TNCN.