Khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh thực hiện thế nào? Hồ sơ khai thuế nộp thuế theo từng lần phát sinh gồm giấy tờ gì?

Việc khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh được thực hiện thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 100/2021/TT-BTC quy định về phương pháp tính thuế đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh như sau:

Phương pháp tính thuế đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân

...

2. Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này khai thuế, nộp thuế như sau:

a) Trường hợp khai thuế thay, nộp thuế thay cho đối tượng hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều này thì tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế theo tháng hoặc quý hoặc từng lần phát sinh kỳ thanh toán hoặc năm dương lịch theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

b) Trường hợp khai thuế thay, nộp thuế thay cho đối tượng hướng dẫn tại điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này thì tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế theo tháng hoặc quý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

c) Trường hợp khai thuế thay, nộp thuế thay cho đối tượng hướng dẫn tại điểm e khoản 1 Điều này thì tổ chức, cá nhân thực hiện khai thuế, nộp thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế đối với cá nhân ủy quyền.

Theo quy định trên, việc khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh được thực hiện như sau:

(1) Đối với tổ chức thuê tài sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế:

Tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo tháng hoặc quý hoặc từng lần phát sinh kỳ thanh toán hoặc năm dương lịch theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(2) Đối với tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân:

Tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo tháng hoặc quý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(3) Đối với tổ chức chi trả các khoản thưởng, hỗ trợ đạt doanh số, khuyến mại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chi hỗ trợ bằng tiền hoặc không bằng tiền, các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng, bồi thường khác cho hộ khoán:

Tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo tháng hoặc quý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(4) Đối với tổ chức tại Việt Nam là đối tác của nhà cung cấp nền tảng số ở nước ngoài (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) thực hiện chi trả thu nhập từ sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho cá nhân theo thỏa thuận với nhà cung cấp nền tảng số ở nước ngoài:

Tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo tháng hoặc quý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(5) Đối với tổ chức bao gồm cả chủ sở hữu sàn giao dịch thương mại điện tử thực hiện việc khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trên cơ sở ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự:

Tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo tháng hoặc quý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(6) Cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân là người nộp thuế trên cơ sở ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự:

Tổ chức, cá nhân thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo quy định của pháp luật về quản lý thuế đối với cá nhân ủy quyền.

* Thời hạn khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản:

Căn cứ vào khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP có quy định như sau:

Nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn

...

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế

...

d) Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Thời hạn nộp hổ sơ khai thuế xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.

Trường hợp cá nhân cho cá nhân thuê bất động sản thì cá nhân cho thuê bất động sản phải trực tiếp khai thuế;

...

Theo quy định trên, trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của tổ chức thuê bất động sản khai thay, nộp thay được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.

* Hồ sơ khai thay:

Căn cứ vào khoản 2 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC có quy định về hồ sơ khai thuế GTGT, thuế TNCN đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khấu trừ khai thuế thay, nộp thuế thay như sau:

Hồ sơ thông báo doanh thu, kê khai thuế

...

2. Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khấu trừ khai thuế thay, nộp thuế thay

a) Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân hợp tác kinh doanh với tổ chức là Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT và Phụ lục Bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Mẫu số 01/BK-KTHTKD ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú là Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT và Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 02/BKKTBĐS ban hành kèm theo Thông tư này.

c) Đối với doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp trả tiền hoa hồng cho cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý bán đúng giá; doanh nghiệp bảo hiểm trả phí tích lũy bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác, hồ sơ gồm:

- Tờ khai theo Mẫu số 01/XSBHĐC ban hành kèm theo Thông tư này;

- Phụ lục Bảng kê chỉ tiết cá nhân có phát sinh doanh thu từ hoạt động đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp theo Mẫu số 01/BK-XSBHĐC ban hành kèm theo Thông tư này và gửi kèm theo Tờ khai thuế của tháng/quý cuối cùng trong năm tính thuế

Theo quy định trên, hồ sơ khai thuế GTGT, thuế TNCN đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khấu trừ khai thuế thay, nộp thuế thay như sau:

Việc khai, nộp thuế thay cho cá nhân kinh doanh thực hiện thế nào? Hồ sơ khai thuế trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ khai thuế trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh:

Theo đó, hồ sơ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh quy định tại điểm 8.3 Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

(1) Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo mẫu số 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC: Tải về

(2) Các tài liệu kèm theo hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh gồm:

- Bản sao hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ;

- Bản sao biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;

- Bản sao tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa như:

+ Bảng kê thu mua hàng nông sản nếu là hàng hóa nông sản trong nước;

+ Bảng kê hàng hóa mua bán, trao đổi của cư dân biên giới nếu là hàng cư dân biên giới nhập khẩu;

+ Hóa đơn của người bán hàng giao cho nếu là hàng hóa nhập khẩu mua của tổ chức, cá nhân kinh doanh trong nước;

+ Tài liệu liên quan để chứng minh nếu là hàng hóa do cá nhân tự sản xuất;...

Như đã nêu ở Mục 1, Thông tư 40/2021/TT-BTC đã bị thay thế bởi Thông tư 18/2026/TT-BTC. Nhưng Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nên căn cứ vào Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP có quy định về thời hạn khai thuế như sau:

Nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn

...

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế

a) Trường hợp khai thuế theo quý thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo;

b) Trường hợp khai thuế theo tháng thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế trừ trường hợp khai thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định này;

c) Trường hợp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm dương lịch tiếp theo;

d) Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản thì cá nhân được lựa chọn khai thuế hai lần trong năm tính thuế hoặc khai thuế một lần theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế hai lần trong năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế lần thứ nhất chậm nhất là ngày 31 tháng 7 của năm tính thuế và lần thứ hai chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế một lần theo năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế;

đ) Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.

Trường hợp cá nhân cho cá nhân thuê bất động sản thì cá nhân cho thuê bất động sản phải trực tiếp khai thuế;

e) Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.

...

Theo đó, hiện nay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ phải nộp thuế theo năm, theo tháng hoặc theo quý tùy thuộc vào tổng doanh thu hằng năm chứ không còn phải nộp thuế theo từng lần phát sinh nữa.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh là bao lâu?

Căn cứ khoản 3 Điều 12 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh như sau:

Quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh

...

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Quản lý thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Theo quy định trên, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế 2025 chính thức có hiệu lực thi hành, trừ những quy định tại Điều 13, Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Mặc dù Thông tư 40/2021/TT-BTC đã hết hiệu lực nhưng văn bản mới vẫn chưa có quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh nên vẫn áp dụng quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 để xác định.