Hướng dẫn lập và nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân Quý 1 2026?

Hướng dẫn lập và nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân Quý 1 2026?

Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp tiền thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Bước 1: Chọn DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân

Bước 2: Nhập số chứng từ nộp NSNN (Theo số ghi tại Giấy nộp tiền C1-02/NS thuế TNCN đã nộp)

Bước 3:

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID)

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo: Đối với chỉ tiêu này thì người nộp chọn tương ứng như sau:

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế:

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

+ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên > 0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 4: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Một số lưu ý khi khai Danh sách

Nếu DN có ít người lao động bị khấu trừ thuế nhập trực tiếp thông tin lên phần mềm HTKK.

Đối với DN có nhiều người lao động bị khấu trừ thuế có thể áp dụng cách Tải mẫu bảng kê Excel từ HTKK về máy sau đó đưa thông tin vào bảng kê Excel => Click tải bảng kê lên phần mềm HTKK

- Chỉ khai DS khi có Chứng từ nộp NSNN.

- Nếu không phát sinh (do bù trừ) thì tiếp tục theo dõi và khai gộp vào kỳ sau.

- Chỉ khai những cá nhân có số thuế phải khấu trừ trong kỳ, bao gồm cả kỳ chưa khai trước đó do bù trừ.

Cách ghi:

[08] = Tổng cột (5): Tổng số đã nộp NSNN

[09] = Tổng cột (6): Tổng số bù trừ

Đối với từng cá nhân:

Cột (4) = Cột (5) + Cột (6)

Mục ([09]: Tổng số bù trừ) phải luôn nhỏ hơn hoặc bằng số nộp thừa đang còn.

- Lập Danh sách tương ứng với Giấy nộp tiền (ví dụ: 03 Giấy nộp tiền thì lập Danh sách lần 1, lần 2 và lần 3 tương ứng) điền cùng một Tờ khai, xua File XML, nộp tại Tab Nộp thuế, chức năng Nộp DS ch tiết thuế TNCN XML.

Cách nộp ds chi tiết số tiền thuế tncn đã nộp thay cho từng cá nhân Quý 1:

Dưới đây là hướng dẫn cách nộp danh sách chi tiết thuế TNCN nộp thay cá nhân trên dịch vụ công 2026:

Bước 1: Lập và kết xuất DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên phần mềm HTKK

Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn nộp DS cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Bước 2: Truy cập Dịch vụ công Thuế Nhà nước và đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp

Bước 3: Chọn [Tra cứu GNT] tại menu Dịch vụ khác

Bước 4: Nhập khoảng thời gian đã nộp tiền/giấy nộp tiền thuế TNCN nộp thay cá nhân => Nhấn Tra cứu

Bước 5: Chọn vào biểu tượng để tiếp tục nộp DS chi tiết số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân

Bước 6: Chọn tệp bảng kê và tải bảng kê đã kết xuất từ phần mềm HTKK

Bước 7: Ký điện tử và nhấn nộp bảng kê

Trên đây là thông tin tham khảo cách nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên dịch vụ công 2026.

Hướng dẫn lập và nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân Quý 1 2026?

Hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN quý 1/2026 là khi nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, có quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh

....

Theo đó, trường hợp người nộp thuế thu nhập cá nhân (tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công) theo quý thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý 1/2026 chậm nhất ngày 30/4/2026 (thứ Năm).

Tuy nhiên, theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015.

Do đó, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quý 1/2026 chậm nhất là ngày 04/5/2026 (Thứ Hai)

Lưu ý: Trường hợp nộp hồ sơ thuế điện tử thì thời gian nộp hồ sơ là 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết. (Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC).

Khi nào phải nộp tiền chậm nộp thuế theo Luật Quản lý thuế 2025?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 16 Luật Quản lý thuế 2025 có quy định về những trường hợp phải nộp tiền chậm nộp thuế, cụ thể như sau:

(1) Người nộp thuế chậm nộp tiền thuế, khoản thu khác so với thời hạn nộp, thời hạn gia hạn nộp quy định tại Điều 14 Luật Quản lý thuế 2025;

(2) Người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác làm tăng số tiền thuế, khoản thu khác phải nộp hoặc giảm số tiền thuế, khoản thu khác đã được miễn, giảm, hoàn, không thu;

(3) Cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra phát hiện người nộp thuế khai thiếu số tiền thuế, khoản thu khác phải nộp hoặc phát hiện số tiền thuế, khoản thu khác đã hoàn, đã miễn, đã giảm, đã không thu lớn hơn số tiền thuế, khoản thu khác được hoàn, được miễn, được giảm, không thu;

(4) Trường hợp được nộp dần tiền thuế nợ quy định tại khoản 6 Điều 48 Luật Quản lý thuế 2025;

(5) Trường hợp quy định tại khoản 8 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025;

(6) Trường hợp không bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025 đối với hành vi quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025 và trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025;

(7) Cơ quan, tổ chức được cơ quan quản lý thuế ủy nhiệm thu thuế, khoản thu khác, cơ quan, tổ chức được giao quản lý các khoản thu thuộc ngân sách nhà nước chậm nộp vào ngân sách nhà nước đối với số tiền đã thu được thì phải nộp tiền chậm nộp đối với số tiền nộp chậm theo quy định;

(8) Cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng khấu trừ thuế, nộp thuế, khoản thu khác thay cho người nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế và quy định khác của pháp luật có liên quan nộp tiền không đầy đủ, không đúng thời hạn theo quy định của pháp luật thì có trách nhiệm nộp tiền chậm nộp theo quy định thay cho người nộp thuế;

(9) Việc nộp tiền chậm nộp đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế được tổ chức tín dụng bảo lãnh số thuế phải nộp thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.