Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết, đầy đủ 2026?

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết, đầy đủ 2026?

Theo tiểu mục 1 Mục II Phần II Phụ lục 1 ban hành kèm Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025 hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay cụ thể như sau:

* Trình tự thực hiện:

Bước 1:

(i) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử,

(ii) Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;

(iii) Cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công;

(iv) Doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp

(i), (ii), (iii) và (iv) thực hiện truy cập vào Cổng thông tin điện tử hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử/ Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử/ Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử/ Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khai thác dữ liệu của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc/ Thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử Tích hợp hóa đơn điện tử với biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

(v) Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác thực hiện truy cập vào Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài của Cục Thuế để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử/ Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

+ Đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia).

+ Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử:

Doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

++ Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài của Cục Thuế:

Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác.

+ Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của.. cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công;

Người nộp thuế gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tải về Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Bước 2: Người nộp thuế ký và gửi đến cơ quan thuế quản lý qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam của Cục Thuế.

Bước 3: Cục Thuế tiếp nhận hồ sơ theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam của Cục Thuế thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế và trả thông báo trực tiếp theo Mẫu số Thông báo số 01/TB-ĐKDT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

* Cách thức thực hiện: Bằng phương thức điện tử qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, hoặc Cổng thông tin điện từ dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam của Cục Thuế.

Trên đây là thông tin về hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết, đầy đủ 2026?(Hình từ Internet)

Khi nào được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng cụ thể như sau:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

(2) Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

(3) Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

(4) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

- Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần có hóa đơn để giao cho người mua;

-Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

- Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;

- Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời gian giải trình hoặc bổ sung tài liệu quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Không xuất trình được hóa đơn có bị ấn định thuế không?

Căn cứ theo quy định về hiệu lực thi hành tại Điều 52 Luật Quản lý thuế 2025 thì từ ngày 01/07/2026 Luật Quản lý thuế 2025 sẽ chính thức có hiệu lực thi hành trừ các quy định liên quan đến việc khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử của cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh.

Theo đó, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về ấn định thuế như sau:

Ấn định thuế

...

2. Các trường hợp ấn định thuế của cơ quan thuế:

a) Không đăng ký thuế; không khai thuế; không nộp bổ sung hồ sơ thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc khai thuế không đầy đủ, trung thực, chính xác về căn cứ tính thuế;

b) Hồ sơ khai thuế đã nộp nhưng không xác định được các yếu tố làm cơ sở xác định căn cứ tính thuế hoặc có xác định được các yếu tố làm cơ sở xác định căn cứ tính thuế nhưng không tự tính được số tiền thuế phải nộp;

c) Không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ, trung thực, chính xác số liệu trên sổ kế toán để xác định nghĩa vụ nộp thuế;

d) Không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp trong thời hạn quy định;

đ) Không chấp hành quyết định kiểm tra thuế theo quy định;

e) Mua, bán, trao đổi và hạch toán, kê khai thuế theo giá trị hàng hóa, dịch vụ không đúng với giá thực tế thanh toán hoặc không theo giá trị giao dịch thông thường trên thị trường làm giảm nghĩa vụ nộp thuế;

g) Mua, trao đổi hàng hóa sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ mà hàng hóa, dịch vụ là có thật theo xác định của cơ quan có thẩm quyền và đã được kê khai doanh thu tính thuế;

h) Sử dụng chứng từ, tài liệu không phản ánh đúng bản chất giao dịch hoặc giá trị giao dịch thực tế để làm giảm nghĩa vụ thuế. Thực hiện các giao dịch không đúng với bản chất kinh tế nhằm mục đích giảm nghĩa vụ thuế;

i) Không tuân thủ quy định về nghĩa vụ kê khai, xác định giá giao dịch liên kết hoặc không cung cấp thông tin theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết.

...

Vì vậy, từ ngày 01/07/2026, người nộp thuế không xuất trình được hóa đơn liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp trong thời hạn quy định thì khi đó người nộp thuế sẽ bị cơ quan thuế tiến hành ấn định thuế theo quy định của pháp luật.