Hướng dẫn đăng ký chứng từ khấu trừ thuế mới nhất 2026?

Hướng dẫn đăng ký chứng từ khấu trừ thuế mới nhất 2026?

Theo Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cách đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 cụ thể như sau:

Bước 1: Thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

- Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí trước khi sử dụng chứng từ điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không phải trả tiền dịch vụ.

- Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tải về Mẫu 01/TB-TNĐT

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử cho tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu các khoản phí, lệ phí, qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan.

Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và gửi thông báo điện tử trực tiếp đến tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế; tổ chức thu các khoản phí, lệ phí về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

Bước 3: Thực hiện tiêu hủy những chứng từ giấy còn tồn và chưa sử dụng

Kể từ thời điểm cơ quan quản lý thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây, tiêu hủy những chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Bước 4: Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (nếu có)

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan quản lý thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và cơ quan quản lý thuế thực hiện.

Xem thêm:

>>> Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được cấp trong trường hợp nào?

>>> Doanh nghiệp sẽ cấp bao nhiêu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một năm tính thuế?

Hướng dẫn đăng ký chứng từ khấu trừ thuế mới nhất 2026? (Hình từ Internet)

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 là mẫu nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

...

Đồng thời căn cứ theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

...

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.

Tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định các biểu mẫu hóa đơn, biên lai điện tử, trong đó mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là mẫu 03/TNCN.

Theo đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Mẫu số 03/TNCN tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

<<<Tải về Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng hiện hành.>>>

Trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải đảm bảo những nội dung sau đây:

(1) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

(3) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

(4) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

(6) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

(7) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.