Khi nào phải xuất chứng từ khấu trừ thuế? Quy định đúng về lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Khi nào phải xuất chứng từ khấu trừ thuế? Quy định đúng về lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế chỉ được lập khi Doanh nghiệp có thực hiện khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của người lao động.

Dưới đây là tổng hợp các thông tin đúng về lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

(1) Không phát sinh thuế thì không xuất chứng từ đúng không?

Chứng từ khấu trừ thuế được xem là văn bản xác nhận số thuế mà cá nhân đã bị khấu trừ để nộp vào ngân sách nhà nước.

Nếu thu nhập trong năm chưa đến mức đóng thuế hoặc cá nhân đã làm bản cam kết để không bị khấu trừ 10%, doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ nên không phát sinh nghĩa vụ lập chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động.

(2) Doanh nghiệp không phát sinh trả lương có lập tờ khai thuế TNCN tháng/quý không?

Nếu trong tháng/quý doanh nghiệp hoàn toàn không phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ nhân viên nào, doanh nghiệp không phải nộp tờ khai thuế TNCN tháng/quý đó.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp có chi trả lương và thực hiện khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của người lao động thì phải lập tờ khai thuế TNCN tháng/Quý và DS chi tiết số tiền thuế đã nộp thay cho cá nhân.

(3) Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Thời điểm lập: Phải được lập ngay tại thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế từ thu nhập của cá nhân.

- Đối với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐ dưới 03 tháng:

Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc yêu cầu cấp 01 chứng từ duy nhất cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một năm tính thuế.

- Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên:

Tổ chức chi trả chỉ cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ duy nhất trong một năm tính thuế (thường là vào cuối năm hoặc khi người lao động nghỉ việc và có yêu cầu để tự đi quyết toán).

- Trường hợp cá nhân nghỉ việc:

Doanh nghiệp phải cấp ngay khi người lao động có yêu cầu để họ kịp thời thực hiện các thủ tục quyết toán thuế cá nhân.

(4) Khác nhau giữa lập chứng từ và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

- Lập chứng từ là việc doanh nghiệp tạo và ghi nhận dữ liệu khấu trừ thuế (có thể truyền cho cơ quan thuế) trên hệ thống nội bộ.

- Cấp chứng từ là việc doanh nghiệp cung cấp chứng từ khấu trừ thuế đã nộp cho người lao động khi họ có nhu cầu hoặc khi cần sử dụng vào mùa quyết toán thuế.

Khi nào phải xuất chứng từ khấu trừ thuế? Quy định đúng về lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN? (Hình từ Internet)

Hướng dẫn lập mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động?

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động

Dưới đây là ví dụ mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động:

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 như sau:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CCCD/Thẻ Căn cước/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế): Ghi số định danh trên CCCD.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[13] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi các khoản đóng

[16] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[18] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC.

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập).

Đã bắt buộc dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 2025?

Tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định như sau:

Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2025 và thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.

...

Theo đó, từ ngày 01/06/2025, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và phải chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.