Cục Thuế hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để tránh rủi ro?

Cục Thuế hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để tránh rủi ro?

Vừa qua, Cục Thuế đã ban hành Công văn 1992/CT-CS năm 2025 về sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Theo đó, Cục thuế hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để tránh rủi ro như sau:

Đầu tiên, tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch

Đồng thời, theo điểm 9.2 Phụ lục I ban hành tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định thành phần hồ sơ cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, trong đó có “Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế”.

Ngoài ra, tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Như vậy, khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Mặc khác, theo Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung thêm Điều 34a và Điều 34b bởi khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

Cuối cùng, tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

...

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

...

Căn cứ quy định trên, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chứng từ khấu trừ thuế để chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ trong năm.

Theo quy định thì thời hạn quyết toán thuế TNCN tiền lương tiền công của cá nhân kết thúc sau thời hạn quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập. Một số trường hợp sau khi kết thúc năm dương lịch cá nhân đã thực hiện quyết toán thuế, trước khi tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thì hệ thống ngành thuế chưa có đầy đủ thông tin thu nhập, và số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân. Khi đó chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN và là cơ sở để cơ quan thuế đối soát với thông tin kê khai trên hồ sơ khai thuế.

Trong trường hợp các tổ chức trả thu nhập đã quyết toán thuế TNCN, thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ của cá nhân được kê khai đầy đủ lên hệ thống ngành thuế, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN thì người lao động có sự đối chiếu chéo thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ giữa tổ chức trả thu nhập và cá nhân người lao động, tránh một số trường hợp doanh nghiệp kê khai sai thu nhập, số thuế đã khấu trừ.

Riêng với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Cục Thuế hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để tránh rủi ro? (Hình từ Internet)

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải đảm bảo những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải đảm bảo những nội dung sau đây:

(1) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

(3) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

(4) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

(6) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

(7) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được bảo quản, lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được bảo quản, lưu trữ như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.