Chứng thực bản sao từ bản chính đối với hóa đơn VAT được không?

Chứng thực bản sao từ bản chính đối với hóa đơn VAT được không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Giải thích từ ngữ

1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Theo đó, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định thực hiện hoạt động chứng thực bản sao là đúng với bản chính dựa trên đối chiếu với nội dung bản chính của giấy tờ chứng thực.

Bên cạnh đó, tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể về các loại giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về các trường hợp bản chính là các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bao gồm:

(1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;

(2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

(3) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

(4) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

(5) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP;

(6) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, từ những quy định nêu trên thì hóa đơn VAT không thể thực hiện công chứng, chứng thực do hóa đơn VAT không phải là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc được xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan tổ chức có thẩm quyền.

* Lưu ý: Quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực bản sao từ bản chính đối với hóa đơn VAT được không? (Hình từ internet)

Hóa đơn VAT là gì? Hóa đơn VAT được lập khi nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

...

Theo đó, hóa đơn là một chứng từ kế toán được lập bởi cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ với mục đích ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ thể hiện trên hóa đơn làm căn cứ đối với các nghĩa vụ về thuế;

Bên cạnh đó, hóa đơn VAT hay được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động (căn cứ tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

(1) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

(2) Hoạt động vận tải quốc tế;

(3) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

(4) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Mặt khác, căn cứ tại khoản 1, 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn VAT cụ thể:

(1) Đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) thì thời điểm lập hóa đơn VAT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;

(2) Đối với hoạt động cung ứng dich vụ thì thời điểm lập hóa đơn VAT là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Như vậy, hóa đơn VAT hay được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng với mục đích ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ thể hiện trên hóa đơn làm căn cứ đối với các nghĩa vụ về thuế. Và thời điểm lập hóa đơn được tính theo từng trường hợp theo quy định nêu trên.

“Hóa đơn VAT” là cách gọi thông dụng của hóa đơn giá trị gia tăng, tức loại hóa đơn do tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và một số hoạt động xuất khẩu, vận tải quốc tế.

Cụ thể, căn cứ vào khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;

- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Đồng thời, dựa vào Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn VAT như sau:

(1) Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

(2) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).