Chốt sổ BHXH từ ngày 01/10/2026: Khi nào dùng bản giấy, khi nào dùng bản điện tử?

Chốt sổ BHXH từ ngày 01/10/2026: Khi nào dùng bản giấy, khi nào dùng bản điện tử?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ BHXH như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

...

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

...

Theo đó, sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy.

Để biết rõ hơn, khi chốt sổ BHXH từ ngày 01/10/2026 khi nào dùng sổ BHXH bản điện tử và khi nào dùng sổ BHXH bản giấy.

Có thể tham khảo tinh thần Thông báo 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh, có nội dung sau:

>>> Tải về Xem chi tiết Thông báo 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh.

Theo đó:

Chố sổ BHXH bản điện tử khi đã được cấp sổ BHXH bản điện tử. Khi đó, cơ quan BHXH không yêu cầu phải nộp sổ BHXH bản giấy hay tờ rời sổ BHXH giấy đối với các trường hợp đã được cấp sổ BHXH điện tử.

Lưu ý: Người tham gia BHXH cầntruy cập ứng dụng BHXH số (VssID) để nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử khi giao dịch hồ sơ về thu - sổ, thẻ và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

Chốt sổ BHXH bản giấy khi người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 mà chưa được cấp sổ BHXH bản điện tử. Khi đó, vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Chốt sổ BHXH từ ngày 01/10/2026: Khi nào dùng bản giấy, khi nào dùng bản điện tử? (Hình từ Internet)

Không chốt sổ BHXH cho nhân viên có thể bị phạt đến 40 triệu đồng đúng không?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức xử phạt khi không chốt sổ BHXH cho nhân viên như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động cộng với khoản tiền lãi của số tiền chưa trả tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

...

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH là của người sử dụng lao động, đồng thời, mức phạt đối với tổ chức không chốt sổ BHXH cho nhân viên khi vi phạm từ 301 người lao động trở lên là từ 30.000.000 - 40.000.000 đồng.

Ngoài ra, buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Lưu ý: Mức phạt tại Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP áp dụng đối với cá nhân, đối với tổ chức mức phạt bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH như thế nào?

Đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH được quy định tại Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cụ thể:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

- Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.