Tại sao người lao động phải lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi kết thúc hợp đồng lao động?

Nội dung chính

• Khi nào công ty phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động?
• Tại sao người lao động phải lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi kết thúc hợp đồng lao động?
• Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị xử lý như thế nào?

Khi nào công ty phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động?

Theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

…

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy khi người lao động thôi việc thì công ty có trách nhiệm trả sổ bảo hiểm cho họ.

Theo điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Hiện nay, pháp luật không quy định rõ về thời hạn cụ thể để doanh nghiệp chốt và trả sổ cho người lao động. Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng các quy định, thủ tục theo quy định, doanh nghiệp sẽ chỉ mất khoảng 15 ngày để trả sổ cho người lao động.

Tại sao người lao động phải lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi kết thúc hợp đồng lao động?

Tại sao người lao động phải lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi kết thúc hợp đồng lao động?

Theo hướng dẫn tại khoản 2.13 Điều 2 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

2. Giải thích từ ngữ

…

2.13. Mã số BHXH: là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp để ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Theo đó, mỗi cá nhân sẽ chỉ có duy nhất 01 mã sổ sổ bảo hiểm xã hội, tương ứng với một quyển sổ duy nhất.

Đồng thời tại Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

2. Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.

Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội là cơ sở để người lao động hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Nếu không có sổ bảo hiểm xã hội người lao động sẽ không được giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

Do đó, sau khi nghỉ việc, người lao động cần nhận lại sổ bảo hiểm xã hội từ đơn vị sử dụng lao động. Người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ cho người lao động. Trong trường hợp mất sổ, người lao động sẽ phải đăng ký để làm lại sổ mới.

Sau khi kết thúc hợp đồng lao động, người lao động cần lấy sổ bảo hiểm xã hội của mình vì:

- Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ dùng để theo dõi quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Từ đó làm căn cứ giúp người lao động hưởng các chế độ, quyền lợi bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm cũng được làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

- Sổ bảo hiểm xã hội là tài liệu quan trọng, cần có trong một số loại hồ sơ, giấy tờ, thủ tục hành chính.

Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị xử lý như thế nào?

Tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.