Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mới nhất năm 2025 tại đâu?

Nội dung chính

• Hồ sơ, tài liệu là gì?
• Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mới nhất năm 2025 tại đâu?
• Doanh nghiệp phải lưu giữ những hồ sơ, tài liệu gì?

Hồ sơ, tài liệu là gì?

Căn cứ theo khoản 2 và khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

...

10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

...

Như vậy, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ:

- Hồ sơ nhân sự: Bao gồm các tài liệu như đơn xin việc, hợp đồng lao động, bảng lương, đánh giá hiệu suất làm việc và các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc của một nhân viên trong công ty.

- Hồ sơ dự án: Tập hợp các tài liệu như kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, biên bản họp, và các tài liệu tài chính liên quan đến một dự án cụ thể mà tổ chức đang thực hiện.

Và tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ:

- Tài liệu hành chính: Các văn bản như thông báo, quyết định, công văn, và biên bản họp được lập ra trong quá trình làm việc của một cơ quan nhà nước.

- Tài liệu nghiên cứu: Các bài báo khoa học, luận văn, và báo cáo nghiên cứu được viết bởi các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực học thuật.

Theo đó, có thể hiểu hồ sơ là một tập hợp nhiều tài liệu có liên quan với nhau, trong khi tài liệu là những vật mang tin riêng lẻ.

Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mới nhất năm 2025 tại đâu?

Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mới nhất năm 2025 tại đâu?

Hiện nay pháp luật không quy định thống nhất về mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, một biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu cần phải có những thông tin cơ bản sau đây:

- Tên biên bản;

- Thời gian và địa điểm thực hiện việc bàn giao;

- Thông tin các bên;

- Mô tả tài liệu, hồ sơ: Liệt kê chi tiết các tài liệu, hồ sơ được bàn giao, bao gồm tên tài liệu, số lượng, và tình trạng hiện tại.

- Mục đích bàn giao;

- Cam kết của các bên;

- Chữ ký của các bên;

- Ghi chú (nếu có).

Theo đó, dưới đây là 02 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu mới nhất năm 2025:

>> Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu (mẫu 1): Tải về.

>> Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu (mẫu 2): Tải về.

Doanh nghiệp phải lưu giữ những hồ sơ, tài liệu gì?

Căn cứ theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Theo đó, tùy theo loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu sau đây:

- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Theo đó, doanh nghiệp lưu giữ những tài liệu này ở trụ sở chính hoặc địa điểm được quy định trong Điều lệ công ty, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.