Lưu trữ và quản lý tài liệu của tổ chức thành lập mới sẽ phân công cán bộ như thế nào theo quy định tại Công văn 14514?

Nội dung chính

• Lưu trữ và quản lý tài liệu của tổ chức thành lập mới sẽ phân công cán bộ như thế nào theo quy định tại Công văn 14514?
• Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân về lưu trữ và quản lý tài liệu như thế nào?
• Các hành vi bị nghiêm cấm trong công việc lưu trữ theo quy định pháp luật?

Lưu trữ và quản lý tài liệu của tổ chức thành lập mới sẽ phân công cán bộ như thế nào theo quy định tại Công văn 14514?

Vừa qua, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Công văn 14514-CV/VPTW năm 2025 hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn 64-CV/TW năm 2025 của Ban Bí thư ngày 10/4/2025 về việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương.

Căn cứ tại Tiểu mục 3.2 Mục 3 Công văn 14514-CV/VPTW năm 2025 quy định như sau:

Đối với cơ quan, tổ chức thành lập mới

3.1. Khẩn trương kiện toàn lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới của hệ thống chính trị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3.2. Mở phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức được thành lập; phân công cán bộ, bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan theo quy định.

3.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của những công việc chưa giải quyết xong do cơ quan lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động bàn giao để tiếp tục theo dõi, giải quyết theo quy định.

3.4. Phối hợp với lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì đề nghị các đồng chí trao đổi với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng, điện thoại 080.43248, 080.43504.

Theo đó, lưu trữ và quản lý tài liệu của tổ chức thành lập mới sẽ mở phông lưu trữ kể từ ngày tổ chức được thành lập, phân công cán bộ, bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan theo quy định.

Lưu trữ và quản lý tài liệu của tổ chức thành lập mới sẽ phân công cán bộ như thế nào theo quy định tại Công văn 14514?

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân về lưu trữ và quản lý tài liệu như thế nào?

Căn cứ Điều 59 Luật Lưu trữ 2024 quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân như sau:

[1] Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn;

- Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

[2] Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu.

[3] Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện trách nhiệm quy định tại các điểm a, b và d khoản 1 Điều 59 Luật Lưu trữ 2024 và trách nhiệm sau đây:

- Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Lập kho lưu trữ chuyên dụng để quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ.

[4] Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của pháp luật.

Các hành vi bị nghiêm cấm trong công việc lưu trữ theo quy định pháp luật?

Căn cứ Điều 8 Luật Lưu trữ 2024 quy định các hành vi bị nghiêm cấm như sau:

- Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.

- Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

- Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.

Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025.