Kính gửi: Các tỉnh uỷ,
thành uỷ,
Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một
số nội dung thực hiện Công văn số 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về
việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương như
sau:
1. Đối với văn phòng
tỉnh uỷ, thành uỷ
1.1. Tham mưu ban thường vụ tỉnh uỷ,
thành uỷ:
a) Ban hành văn bản chỉ đạo lưu trữ và
quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng,
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội (gọi chung là các
cơ quan, tổ chức) thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và
đơn vị hành chính ở địa phương (gọi chung là thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy).
b) Phương án kiện toàn lưu trữ lịch sử
của Đảng ở cấp tỉnh, định hướng kiện toàn lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ
chức thuộc diện thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới.
c) Bố trí đủ nguồn lực để lưu trữ và
quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước,
trong và sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; phê duyệt đề án xử lý nghiệp
vụ đối với các khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
d) Báo cáo Ban Bí thư (qua Văn phòng
Trung ương Đảng) kết quả lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu
của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.
1.2. Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức
bộ máy theo các quy định, hướng dẫn hiện hành, trong đó:
a) Việc quản lý tài liệu thực hiện theo
Hướng dẫn số 64-HD/VPTW, ngày 04/11/2020 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản
lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ
chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia tách, sáp nhập.
b) Việc đóng gói, sao lưu dữ liệu tài
liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo.
c) Căn cứ tình hình thực tiễn ở địa
phương, định hướng các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu như sau:
(1) Các cơ quan, tổ chức ở cấp xã giao
nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về văn phòng đảng uỷ cấp xã để bàn giao
cho văn phòng đảng uỷ cấp xã mới. Văn phòng đảng uỷ cấp xã mới giao nộp toàn bộ
tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn
thành trước ngày 15/8/2025.
Trường hợp các cơ quan, tổ chức ở cấp xã
mới đề nghị giữ lại tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở
cấp xã kết thúc hoạt động để nghiên cứu, phục vụ công tác thì trao đổi, thống
nhất với văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ về thời gian giao nộp tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
(2) Các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện
giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện để
lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu
vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 01/7/2025.
(3) Các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh giao
nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh,
hoàn thành trước ngày 15/9/2025.
Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh kết
thúc hoạt động bàn giao toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu cho lưu trữ
lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới theo chỉ đạo của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành
uỷ.
1.3. Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Đảng ở
cấp tỉnh phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin:
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức kết
thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
của Đảng ở cấp tỉnh.
b) Thu thập toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.
c) Sắp xếp, thống kê, chuẩn bị tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu mật, cơ sở dữ liệu tài liệu
mật), các loại sổ sách, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại lưu trữ lịch sử của
Đảng ở cấp tỉnh để bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới (đối
với tỉnh, thành phố hợp nhất, sáp nhập).
1.4. Ban hành và tổ chức thực hiện kế
hoạch thu thập tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết
thúc hoạt động, trong đó cần chỉ rõ:
a) Thành phần, số lượng tài liệu, cơ sở
dữ liệu tài liệu, thời gian của tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện đang bảo
quản tại các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.
b) Mức độ xử lý nghiệp vụ của từng khối
tài liệu, cơ sở dữ liệu.
c) Việc bố trí phòng kho, cơ sở vật
chất, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài
liệu tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
d) Thời gian, địa điểm tiếp nhận tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao
nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
đ) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
liên quan.
2. Đối với cơ quan, tổ
chức kết thúc hoạt động
2.1. Đóng phông lưu trữ kể từ ngày cơ
quan, tổ chức kết thúc hoạt động.
2.2. Chỉ đạo các đơn vị, tổ chức, cá
nhân trong cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, cơ sở dữ liệu
tài liệu (thống kê riêng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), giao nộp đầy đủ
vào lưu trữ cơ quan.
Đối với tài liệu, dữ liệu của công việc
chưa giải quyết xong thì đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao giải quyết công
việc phải hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, dữ liệu và giao nộp vào lưu trữ
cơ quan hoặc bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi
giải quyết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
2.3. Chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu
tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ,
trong đó:
a) Kiểm tra, sắp xếp, thống kê toàn bộ
hồ sơ, tài liệu (thống kê riêng hồ sơ, tài liệu mật), các loại sổ sách tại lưu
trữ cơ quan; nếu còn tài liệu chưa chỉnh lý thì phải tổ chức chỉnh lý theo
Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh
lý tài liệu.
b) Rà soát, kiểm tra, đối chiếu, bổ
sung, hoàn thiện, đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu
trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ (đóng gói, sao lưu riêng dữ liệu tài liệu
mật).
c) Hồ sơ của đảng viên giao nộp theo quy
định, hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng.
3. Đối với cơ quan, tổ
chức thành lập mới
3.1. Khẩn trương kiện toàn lưu trữ cơ
quan của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo đề án sắp
xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới của hệ thống chính trị được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
3.2. Mở phông lưu trữ kể từ ngày cơ
quan, tổ chức được thành lập; phân công cán bộ, bố trí phòng kho, cơ sở vật
chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan theo quy định.
3.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, dữ liệu
của những công việc chưa giải quyết xong do cơ quan lưu trữ hoặc cơ quan, tổ
chức kết thúc hoạt động bàn giao để tiếp tục theo dõi, giải quyết theo quy
định.
3.4. Phối hợp với lưu trữ lịch sử của
Đảng ở cấp tỉnh xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu của các cơ quan, tổ
chức kết thúc hoạt động giao nộp.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng
mắc thì đề nghị các đồng chí trao đổi với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương
Đảng, điện thoại 080.43248, 080.43504.
|
Nơi nhận:
-
Như trên,
- Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội,
- Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ,
- Các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng,
- Cục Lưu trữ,
- Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN
PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê
Khánh Toàn
|
PHỤ
LỤC
HƯỚNG
DẪN ĐÓNG GÓI, SAO LƯU DỮ LIỆU TÀI LIỆU TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ
GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ
1. Giải pháp
đóng gói dữ liệu tài liệu và giao nộp vào lưu trữ
1.1. Chuyển giao dữ
liệu
- Giải pháp chuyển giao dữ liệu: Sử dụng
hình thức gói dữ liệu làm phương tiện trung gian để chuyển đổi, chuyển giao,
tích hợp, đồng bộ dữ liệu và thống kê bàn giao dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu
của các cơ quan, tổ chức.
- Mô hình chuyển giao dữ liệu để đồng bộ
với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:
+ Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu (ứng
dụng phần mềm) hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hoặc cơ sở dữ liệu
tài liệu tại văn thư, lưu trữ cơ quan khác mạng và khác cấu trúc cơ sở dữ liệu
với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh
(viết tắt là lưu trữ lịch sử), sử dụng hình thức ngoại tuyến offline để chuyển
giao gói dữ liệu và đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu của lưu trữ lịch
sử. Mô hình ngoại tuyến để chuyển giao dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ tại lưu trữ lịch sử như sau:
+ Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu tại
văn thư, lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức có cùng cấu trúc phần mềm với cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, sử dụng hình thức trực tuyến
online để chuyển giao, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu của lưu trữ
lịch sử và đồng thời xuất dữ liệu ra gói dữ liệu để bàn giao (bản sao dữ liệu
và thống kê bàn giao). Mô hình trực tuyến để chuyển giao dữ liệu vào cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử như sau:
1.2. Quy trình chuyển
giao dữ liệu
1.2.1. Quy trình xuất dữ liệu ra và đóng
gói dữ liệu
Cơ sở dữ liệu tài liệu (ứng dụng (phần
mềm) hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hoặc cơ sở dữ liệu tài liệu
tại lưu trữ cơ quan...) có chức năng cho phép xuất ra các loại dữ liệu bao gồm
tệp tin bảng dữ liệu có cấu trúc theo định dạng excel (.xls) và các tệp tin nội
dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc…). Quy trình xuất dữ liệu ra như sau:
- Cơ sở dữ liệu tài liệu kết xuất các
bản ghi văn bản, tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử ra dưới dạng gói dữ
liệu bao gồm tệp tin bảng dữ liệu (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản,
tài liệu (.pdf, .doc...) gắn kèm với bản ghi đó (cấu trúc bảng dữ liệu excel và
các trường thông tin cần kết xuất trong mẫu bảng số 01 và 02).
- Chuyển gói dữ liệu gồm tệp tin bảng dữ
liệu (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc...) ra
phương tiện lưu trữ (usb, ổ cứng, đĩa quang...).
- Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu có
cùng cấu trúc dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thì có thể sao chép cơ
sở dữ liệu tài liệu ra phương tiện lưu trữ.
- Bàn giao phương tiện lưu trữ thực hiện
đầy đủ các bước như tài liệu giấy và có biên bản bàn giao kèm bảng thống kê dữ
liệu.
1.2.2. Quy trình nhập dữ liệu vào cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ
a) Quy trình nhập dữ liệu vào bằng hình
thức ngoại tuyến offline
- Lưu trữ lịch sử kiểm tra số lượng dữ
liệu căn cứ bảng thống kê dữ liệu của biên bản bàn giao và gói dữ liệu trong
phương tiện lưu trữ.
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực
hiện nhập dữ liệu vào từ gói dữ liệu (tệp tin bảng dữ liệu (.xls) và các tệp tin
nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc...) trong phương tiện lưu trữ.
- Kiểm tra số lượng và chất lượng dữ
liệu đã nhập vào; đánh giá kết quả thu nộp trong biên bản bàn giao.
- Tổ chức phân quyền truy cập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ theo đúng đối tượng và thành phần tài liệu của quy định
hiện hành.
b) Quy trình nhập dự liệu vào bằng hình
thức trực tuyến online
- Lưu trữ lịch sử kiểm tra số lượng dữ
liệu căn cứ bảng thống kê và gói dữ liệu trong phương tiện lưu trữ.
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực
hiện nhập dữ liệu vào bằng việc sao chép dữ liệu (copy bản ghi) từ cơ sở dữ
liệu tài liệu bàn giao trực tuyến qua mạng.
- Kiểm tra số lượng và chất lượng dữ
liệu đã nhập vào. Đánh giá kết quả thu nộp trong biên bản bàn giao.
- Tổ chức phân quyền truy cập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ theo đúng đối tượng và thành phần tài liệu của quy định
hiện hành.
2. Cấu trúc gói
dữ liệu cho chuyển giao dữ liệu
2.1. Cấu trúc
dữ liệu
- Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ gồm
các trường thông tin cơ bản: Mã hồ sơ; tiêu đề nhóm hồ sơ, tên hồ sơ (đơn vị
bảo quản); thời hạn lưu trữ; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc;
từ khoá (nếu có); tổng số tài liệu trong hồ sơ; tổng số lượng trang trong hồ
sơ; tình trạng vật lý (nếu có); chú giải (chú thích); cặp số; ghi chú.
|
Số TT
|
Nhãn trường
thông tin
|
Tên trường
thông tin
|
Định dạng dữ
liệu
|
Mô tả
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 50 ký tự
|
Thông tin về mã hồ sơ:
- Lưu trữ cơ quan: Mã cơ quan lưu trữ,
Số ký hiệu hồ sơ, Năm hình thành hồ sơ
- Lưu trữ lịch sử: Mã cơ quan lưu trữ,
phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản số
|
|
2
|
Mã cơ quan
lưu trữ
|
Identifier
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 15 ký tự
|
Ghi mã/Tên cơ quan lưu trữ
|
|
3
|
Mã phông hay
số phông
|
OrganID
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 3 ký tự
|
Ghi số phông
|
|
4
|
Tên phông
|
FondName
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 200 ký tự
|
Ghi tên gọi của phông/sưu tập lưu trữ
|
|
5
|
Mục lục số
|
FileCatalog
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 2 ký tự
|
Ghi số mục lục
|
|
6
|
Đơn vị bảo
quản số
|
FileNumber
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 8 ký tự
|
Ghi số hồ sơ (đơn vị bảo quản)
|
|
7
|
Số và ký hiệu
hồ sơ
|
FileNotaion
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 10 ký tự
|
Lưu trữ cơ quan: Số ký hiệu hồ sơ được
xác định theo danh mục hồ sơ
|
|
8
|
Tiêu đề/Tên
hồ sơ (đơn vị bảo quan)
|
Title
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Ghi tên/Tiêu đề của hồ sơ
|
|
9
|
Thời hạn bảo
quản
|
Maintenance
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 100 ký tự
|
Ghi thời hạn đã được xác định bảo quản
|
|
10
|
Thời gian bắt
đầu
|
StartDate
|
Kiểu Date
DD/MM/YYYY
|
Ghi thời gian sớm nhất của tài liệu có
trong hồ sơ
|
|
11
|
Thời gian kết
thúc
|
EndDate
|
Kiểu Date
DD/MM/YYYY
|
Ghi thời gian muộn nhất của tài liệu
có trong hồ sơ
|
|
12
|
Tổng số lượng
trang trong hồ sơ
|
PageNumber
|
Kiểu Number,
độ dài 3 ký tự
|
Ghi tổng số lượng trang tài liệu có
trong hồ sơ
|
|
13
|
Tổng số tài
liệu trong hồ sơ
|
TotalDoc
|
Kiểu Number,
độ dài 3 ký tự
|
Ghi tổng số tài liệu có trong hồ sơ
|
|
14
|
Tình trạng
vật lý
|
Format
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 50 ký tự
|
Tình trạng vật lý của tài liệu trong
hồ sơ
|
|
15
|
Chuyên đề
|
Categories
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 2000 ký tự
|
Ghi chủ đề mang trọng tâm thông tin
|
|
16
|
Từ khoá
|
Keyword
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000ký tự
|
Ghi các từ mang trọng tâm thông tin
|
|
17
|
Chú thích
|
DescriptionFile
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Ghi các thông tin khác về hồ sơ: Chú
thích, chú giải về nội dung, thời gian, địa điểm, loại hình
|
|
18
|
Tên nhóm hồ
sơ
|
FileTitle
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Ghi nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo
phương án phân loại tài liệu
|
|
19
|
Cặp số hoặc
kho, giá, cặp số
|
InforSign
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 20 ký tự
|
Ghi số cặp (hộp) hoặc kho, giá, cặp
(hộp) số
|
|
20
|
Ghi chú
|
DescriptionFile
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
|
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu (văn bản)
gồm của các trường thông tin cơ bản: Mã định danh tài liệu; mã hồ sơ (mã cơ
quan lưu trữ lịch sử, mã (số) phông lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số (đơn vị bảo
quản số)); tên hồ sơ; số thứ tự tài liệu trong hồ sơ; tên loại tài liệu; số của
tài liệu (nếu có); ký hiệu của tài liệu (nếu có); ngày tháng năm ban hành tài
liệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu; tên người ký ban hành văn bản;
trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang của tài liệu; ký hiệu thông tin
(nếu có); từ khoá (nếu có); tình trạng vật lý (nếu có); tên tệp tin tài liệu
(nếu có); ghi chú; chữ ký số (nếu có); tên tệp tin đính kèm văn bản.
|
Số TT
|
Nhãn trường
thông tin
|
Tên trường
thông tin
|
Định dạng dữ
liệu
|
Mô tả
|
|
1
|
Mã định danh
tài liệu
|
DocCode
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 25 ký tự
|
Thông tin về mã định danh của tài liệu
lưu trữ là duy nhất trong cơ sở dữ liệu, thống nhất theo mã hồ sơ gồm: mã
định danh hồ sơ và số thứ tự tài liệu trong hồ sơ.
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 50 ký tự
|
Thông tin về mã hồ sơ:
- Lưu trữ cơ quan: Mã cơ quan lưu trữ,
Số ký hiệu hồ sơ, Năm hình thành hồ sơ
- Lưu trữ lịch sử: Mã cơ quan lưu trữ,
Phông số, Mục lục số, đơn vị bảo quản số
|
|
3
|
Tiêu đề/Tên
hồ sơ (đơn vị bảo quản)
|
Title
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Ghi tên/Tiêu đề của hồ sơ
|
|
4
|
Số văn bản
|
CodeNumber
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 11 ký tự
|
Ghi số văn bản
|
|
5
|
Ký hiệu văn bản
|
CodeNotation
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 30 ký tự
|
Ghi ký hiệu văn bản
|
|
6
|
Tác giả văn bản
|
OrganName
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 200 ký tự
|
Ghi tên cơ quan tổ chức ban hành văn
bản
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm
văn bản
|
IssuedDate
|
Kiểu Date DD/MM/YYYY
|
Ghi thời gian của văn bản
|
|
8
|
Tên người ký văn
bản
|
FullName
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 50 ký tự
|
Ghi đầy đủ tên người ký văn bản
|
|
9
|
Tên thể loại văn
bản
|
TypeName
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 100 ký tự
|
Ghi tên loại của văn bản
|
|
10
|
Trích yếu nội
dung
|
Subject
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
- Hồ sơ: Ghi chủ đề của nhóm các hồ sơ
- Văn bản: Ghi trích yếu, tóm tắt nội
dung của văn bản
|
|
11
|
Độ mật
|
Security
|
Kiểu Number
|
Ghi độ mật của hồ sơ, văn bản, có các
giá trị quy định như sau: Thường: 0; Mật: 1; Tối mật: 2; Tuyệt Mật: 3;
|
|
12
|
Số lượng
trang của văn bản
|
PageAmount
|
Kiểu Number
|
Ghi số lượng trang của văn bản
|
|
13
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 100 ký tự
|
Nếu tiếng Việt thì để trống, chỉ ghi
tên ngôn ngữ khác
|
|
14
|
Loại bản (mức
độ tin cậy)
|
ConfidenceLevel
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 30 ký tự
|
Ghi độ gốc, mức độ tin cậy của văn bản
(bản gốc, bản chính, bản thảo, bản sao)
|
|
15
|
Số thứ tự tài
liệu trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 3 ký tự
|
Ghi số thứ tự tài liệu có trong hồ sơ
|
|
16
|
Trang số
|
PageOrdinal
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 4 ký tự
|
|
|
17
|
Ghi chú
|
Description
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Ghi các thông tin khác về tài liệu:
Ghi chú về trạng thái xử lý, nội dung xử lý tài liệu
|
|
18
|
Tệp/tập tin
đính kèm văn bản
|
AttachmentName
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 200 ký tự
|
Ghi tên tập tin đính kèm văn bản hay
tên file toàn văn nội dung định dạng tiêu chuẩn
|
|
19
|
Chữ ký số
|
Signature
|
Kiểu String,
độ dài tối đa 1000 ký tự
|
Là thành phần tuỳ chọn, bao gồm các
thông tin về trường thông tin chữ ký số và thông tin ký số gói tin (thông tin
được hệ thống quản lý văn bản điều hành của cơ quan tham gia trao đổi văn bản
điện tử tạo ra)
|
2.2. Cấu trúc
gói dữ liệu hồ sơ
- Gói dữ liệu (gói tin): Gói dữ liệu
chứa thông tin dữ liệu của tài liệu số hoá (tài liệu điện tử) gồm các thông tin
nội dung của tài liệu số hoá và dữ liệu đặc tả của tài liệu số hoá được phân
loại, sắp xếp theo thông tin hồ sơ lưu trữ (được gọi là gói dữ liệu hồ sơ). Mỗi
gói dữ liệu hồ sơ có thể bao gồm dữ liệu của nhiều hồ sơ, tài liệu lưu trữ được
tổ chức gọn trong một khối tài liệu (theo từng phông hoặc từng mục lục, từng
nhiệm kỳ hoặc từng năm).
- Cấu trúc gói dữ liệu hồ sơ
+ Gói dữ liệu hồ sơ là một thư mục gói
dữ liệu (folder) gồm: (1) Một tệp tin dữ liệu đặc tả có cấu trúc dạng bảng theo
định dạng excel (.xls), và (2) Các thư mục hồ sơ (folder); mỗi thư mục hồ sơ
chứa các tệp tin nội dung của tài liệu số hoá (.pdf, …) được phân loại, sắp xếp
theo thông tin hồ sơ.
Đặt tên gói dữ liệu:
* Thư mục gói dữ liệu: Tên thư mục gói
dữ liệu được đặt theo thông tin về mã định danh và ký hiệu để có khả năng tham
chiếu, nhận diện đến địa chỉ bảo quản của khối tài liệu (theo từng phông hoặc
từng mục lục, từng nhiệm kỳ hoặc từng năm). Ví dụ: Khối tài liệu được phân loại
theo mã định danh cơ quan, phông số, mục lục số A38-020-01.
* Tệp tin dữ liệu đặc tả có cấu trúc
dạng bảng theo định dạng excel (.xls): Tên tệp trùng với tên thư mục gói dữ
liệu. Ví dụ: A38-020-01.xls
* Thư mục hồ sơ: Tên thư mục hồ sơ được
đặt theo thông tin về mã định danh cơ quan quản lý tài liệu và địa chỉ bảo quản
của hồ sơ lưu trữ. Ví dụ: Tên hồ sơ gồm các thông tin mã định danh cơ quan,
phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản số A38-020-01-0001.
+ Nội dung thông tin của tệp tin dữ liệu
đặc tả có cấu trúc dạng bảng theo định dạng excel (.xls) gồm: Một bảng kê
(sheet) mục lục hồ sơ (tên bảng kê là mục lục hồ sơ) và các bảng kê (sheets) mục
lục tài liệu trong hồ sơ (tên bảng kê đặt theo thông tin về hồ sơ số (đơn vị
bảo quản số hoặc mã hồ sơ).
Mẫu bảng kê (sheet) mục lục hồ sơ:
Khối tài liệu: … (1) …
|
Số cặp (hộp)
|
Phông số
|
Mục lục số
|
Hồ sơ số (đơn
vị bảo quản số)
|
Tên nhóm và
tên hồ sơ (đơn vị bảo quản)
|
Thời gian bắt
đầu và kết thúc
|
Số trang
|
Số tài liệu
|
Thời hạn bảo
quản
|
Độ mật
|
Chú giải
|
Từ khoá
|
Ghi chú
|
Tên thư mục
hồ sơ
|
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
(14)
|
(15)
|
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi địa chỉ bảo quản của khối tài
liệu (theo từng phông hoặc từng mục lục hoặc từng nhiệm kỳ). Ví dụ: Khối tài
liệu là mục lục: 011-07.
(2) Ghi số cặp (hộp).
(3) Ghi phông số.
(4) Ghi mục lục số.
(5) Ghi hồ sơ số (đơn vị bảo quản số).
(6) Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm
nhỏ theo phương án phân loại tài liệu; tên hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(7) Ghi ngày tháng năm bắt đầu và kết
thúc của tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản). Thông tin giữa ngày tháng năm
bắt đầu và ngày tháng năm kết thúc được nối với nhau bởi dấu gạch ngang không
cách (-).
(8) Ghi tổng số trang tài liệu của hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
(9) Ghi tổng số tài liệu của hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
(10) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
(11) Ghi độ mật của hồ sơ.
(12) Ghi chú thích làm rõ thêm thông tin
quan trọng mà tên hồ sơ chưa thể hiện đầy đủ.
(13) Ghi chuyên đề, từ khoá.
(14) Ghi chú thông tin về mối liên hệ
giữa các hồ sơ (đơn vị bảo quản). (15) Ghi chú về tên của thư mục hồ sơ chứa
tài liệu số hoá.
Mẫu bảng kê mục lục tài liệu trong hồ
sơ:
Mã hồ sơ: … (1) …
Tên hồ sơ: … (2) …
|
Số TT
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và
trích yếu
|
Tác giả
|
Người ký
|
Độ mật
|
Loại bản
|
Trang số
|
Số trang
|
Từ khoá
|
Ghi chú
|
Số lượng tệp
(file)
|
Tên tệp tài
liệu
|
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
(14)
|
(15)
|
(16)
|
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi mã hồ sơ gồm các thông tin: Mã
lưu trữ lịch sử, phông lưu trữ số, mục lục số, hồ sơ số (đơn vị bảo quản số).
(2) Ghi tên hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(3) Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo
trình tự có trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(4) Ghi số và ký hiệu của văn bản, tài
liệu.
(5) Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có ngày, tháng và phải xác minh thì
cho vào dấu [ ].
(6) Ghi tên gọi và trích yếu nội dung
văn bản, tài liệu.
(7) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có tác giả và phải xác minh thì
cho vào dấu [ ].
(8) Ghi tên người ký ban hành văn bản,
tài liệu.
(9) Ghi độ mật của tài liệu.
(10) Ghi thông tin về bản chính, bản sao
của tài liệu lưu trữ giấy.
(11) Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ
trang số mấy trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(12) Ghi tổng số trang của văn bản, tài
liệu.
(13) Ghi chuyên đề, từ khoá.
(14) Ghi những đặc điểm cần thiết: Ngôn
ngữ, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...
(15) Ghi số lượng tệp tin (.pdf) của tài
liệu.
(16) Ghi tên tệp tin của tài liệu số hoá
và tạo siêu dữ liệu liên kết, kết nối với tệp tin (.pdf) của tài liệu số hoá.
3. Bàn giao dữ
liệu
Trong quá trình giao nộp và tiếp nhận
gói dữ liệu, các cơ quan, tổ chức phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo
quản an toàn, giữ bí mật thông tin tài liệu (như đối với hồ sơ, tài liệu giấy).
|
TÊN CƠ QUAN
BAN HÀNH VĂN BẢN
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM
---------------
|
|
Số .........-BB/
|
…………, ngày …
tháng … năm 2025
|
BIÊN
BẢN
giao, nhận cơ sở dữ liệu
- Căn cứ …..
Hôm nay, ngày … tháng.. năm 20…, chúng
tôi gồm:
Bên giao: ……………………………….., đại
diện là:
- Đồng chí: …………………..…………………………………………….....
- Chức vụ công tác/chức danh:
………………………………………………
Bên nhận: ……………………………….., đại
diện là:
- Đồng chí: …………………………………………………………………….
- Chức vụ công tác/chức danh:
………………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận cơ sở
dữ liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
………………………………………
2. Thời gian của khối tài liệu:
3. Số lượng bàn giao:
…………………………….....................
|
Số TT
|
Nội dung,
loại hình (gói dữ liệu, csdl)
|
Số lượng hồ
sơ (đơn vị bảo quản)
|
Số lượng Tài
liệu
|
Số lượng file
excel (.xls)
|
Số lượng tệp
tin của tài liệu số hoá (.pdf)
|
Dung lượng
(MB)
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Biên bản này được lập thành … bản;
…………………………
|
NGƯỜI GIAO
|
NGƯỜI NHẬN
|
|
XÁC NHẬN
CỦA CƠ QUAN GIAO
|
XÁC NHẬN
CỦA CƠ QUAN NHẬN
|