|
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
--------
|
ĐẢNG
CỘNG SẢN VIỆT NAM
---------------
|
|
Số:
50-HD/VPTW
|
Hà
Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2019
|
HƯỚNG DẪN
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Thực hiện Quy
định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng khoá XI về Phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn chỉnh lý
tài liệu như sau:
I- HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Phạm vi điều
chỉnh: Văn bản này hướng dẫn về nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, trình tự chỉnh lý
một phông lưu trữ hoặc một khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội (viết tắt là cơ quan, tổ chức).
b) Đối tượng
áp dụng: Văn bản này áp dụng đối với tài liệu hành chính (tài liệu giấy), đồng
thời có thể vận dụng đối với các loại hình tài liệu khác (phim, ảnh, băng, đĩa
ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài
liệu điện tử...) tại lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ
quốc và các tổ chức chính trị - xã hội các cấp (viết tắt là lưu trữ cơ quan).
Việc chỉnh lý
tài liệu Phông Lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng và tài liệu Phông
Lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại Lưu trữ cơ quan của Trung ương Đảng và
Văn phòng Trung ương Đảng không áp dụng Hướng dẫn này.
Lưu trữ lịch
sử của Trung ương Đảng và Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh (viết tắt là lưu
trữ lịch sử) có thể vận dụng khi chỉnh lý tài liệu bổ sung, tài liệu chưa
chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử mà
đơn vị hình thành phông giải thể, kết thúc hoạt động...
2. Giải thích từ ngữ
Trong văn bản
này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Chỉnh lý
tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ
tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan , tổ chức, cá nhân.
b) Phông lưu
trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
c) Lịch sử
phông là văn bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu của một phông lưu trữ.
d) Lịch sử đơn
vị hình thành phông là văn bản tóm tắt về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình
thành phông.
đ) Đơn vị hình
thành phông là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà qua hoạt động đã hình thành nên
tài liệu.
e) Phương án
phân loại tài liệu là văn bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật
tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
g) Hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu là văn bản dự kiến thời hạn bảo quản của những tài
liệu cần lưu giữ (vĩnh viễn, có thời hạn) và những tài liệu hết giá trị.
h) Mục lục hồ
sơ là bản kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ (đơn vị bảo quản) của một phông lưu
trữ.
i) Hồ sơ là
một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
k) Đơn vị bảo
quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra
tìm tài liệu trong lưu trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì lập một
đơn vị bảo quản, nếu nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và
mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
3. Nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu
a) Nguyên tắc
chỉnh lý tài liệu
- Việc chỉnh
lý tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc không làm phân tán, xé lẻ tài liệu của một
phông lưu trữ, không xáo trộn tài liệu giữa các phông lưu trữ.
- Tài liệu sau
khi chỉnh lý phải phản ánh đúng, đầy đủ hoạt động của đơn vị hình thành phông.
b) Yêu cầu chỉnh
lý tài liệu
- Trước khi
chỉnh lý tài liệu phải thu thập, tập trung triệt để tài liệu, xây dựng đầy đủ
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.
- Khi chỉnh lý
tài liệu phải kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ, như: Phân loại,
lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...
- Tài liệu sau
khi chỉnh lý phải được phân loại theo nguyên tắc, nghiệp vụ của công tác lưu
trữ, được xác định thời hạn bảo quản, hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá, có
mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trong quá
trình chỉnh lý tài liệu phải bảo quản an toàn, quản lý chặt chẽ và giữ gìn bí
mật thông tin của tài liệu.
4. Trách nhiệm đối với việc chỉnh lý tài liệu
a) Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ
quan, tổ chức.
b) Người đứng
đầu đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức.
c) Lưu trữ cơ
quan có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức
theo chỉ đạo của người đứng đầu đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan.
5. Nội dung chỉnh lý tài liệu
a) Chuẩn bị
chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Tập trung
tài liệu.
- Khảo sát tài
liệu.
- Xây dựng kế
hoạch chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu (lịch sử đơn
vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu).
- Chuẩn bị cơ
sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài liệu.
b) Tiến hành
chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Phân loại
tài liệu.
- Lập hồ sơ
hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ.
- Hệ thống
hoá, lập mục lục hồ sơ.
- Đưa tài liệu
vào cặp (hộp) và sắp xếp lên giá, tủ.
c) Kết thúc
chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Xử lý tài liệu
hết giá trị.
- Hoàn thiện
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
- Kiểm tra,
đánh giá kết quả chỉnh lý tài liệu.
- Lập hồ sơ
chỉnh lý tài liệu.
6. Kinh phí chỉnh lý tài liệu
Kinh phí chỉnh
lý tài liệu thực hiện theo quy định hiện hành của cơ quan có thẩm quyền.
II- HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
1. Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu
a) Tập trung
tài liệu
Lưu trữ cơ
quan tập trung toàn bộ tài liệu đưa ra chỉnh lý, bao gồm tài liệu tại lưu trữ
cơ quan, tài liệu ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức và các nguồn
khác.
Trường hợp lưu
trữ cơ quan không trực tiếp chỉnh lý tài liệu thì làm thủ tục bàn giao toàn bộ
tài liệu cho đơn vị (bộ phận) được giao nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu. Việc giao,
nhận tài liệu lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và xác
nhận của cơ quan, tổ chức (Mẫu biên bản giao, nhận tài liệu tại Phụ lục 1).
b) Khảo sát
tài liệu
Việc khảo sát
tài liệu nhằm thu thập thông tin về tình hình tài liệu để xây dựng kế hoạch
chỉnh lý tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và thu thập tài liệu
còn thiếu.
Cần tập trung
khảo sát kỹ những tài liệu chủ yếu, như: Tài liệu đại hội, hội nghị, sổ đăng ký
văn bản đi, văn bản đến, các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, chế độ
làm việc, kế hoạch, chương trình công tác; báo cáo tổng kết hằng năm, nhiều năm...
của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc.
c) Xây dựng kế
hoạch chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
Để việc chỉnh
lý tài liệu đúng quy định, bảo đảm mục đích, yêu cầu, phải xây dựng kế hoạch
chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, gồm: Lịch sử đơn
vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu và hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu.
Khi xây dựng
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu cần lưu ý:
- Vận dụng các
quy định, hướng dẫn hiện hành có liên quan của Văn phòng Trung ương Đảng để xây
dựng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
- Đối với
phông lưu trữ chỉnh lý lần đầu, phải biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông chi tiết, đầy đủ, những lần chỉnh lý tài liệu sau chỉ bổ sung
những thông tin mới hoặc có sự thay đổi.
- Các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu gửi cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp
thẩm định, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được uỷ quyền phê
duyệt trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu và được bổ sung, hoàn thiện sau khi
kết thúc chỉnh lý tài liệu.
(Mẫu kế hoạch
chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu tại Phụ lục 2, 3, 4, 5, 6).
d) Chuẩn bị cơ
sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài liệu
Bố trí phòng
làm việc và trang cấp đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài liệu, như:
Bàn, ghế, giá, tủ, cặp ba dây, hộp, bìa hồ sơ, giấy nháp, bút chì, bút bi, bút
viết bìa hồ sơ, tẩy chì, bút xoá, ghim vòng, dập ghim, dao, kéo, dây buộc, máy
tính, máy in...
2. Tiến hành chỉnh lý tài liệu
a) Phân loại
tài liệu
- Toàn bộ tài
liệu của một phông lưu trữ hoặc một khối tài liệu được phân loại từ nhóm lớn,
nhóm vừa đến nhóm nhỏ theo phương án phân loại tài liệu đã được xây dựng và phê
duyệt khi chuẩn bị chỉnh lý. Phương án phân loại tài liệu được xây dựng dựa
trên tình hình thực tế tài liệu đưa ra chỉnh lý và mẫu khung phân loại tài liệu
(nếu có).
Phương án phân
loại tài liệu đối với các phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức như sau:
+ Đối với các
phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã: Áp dụng
phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức" để phân loại tài liệu. Trong
đó, thời gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, cơ cấu tổ chức gồm: Đại hội, ban
chấp hành.
+ Đối với các
phông lưu trữ cơ quan tham mưu, giúp việc và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc
cấp uỷ: Áp dụng phương án "thời gian - mặt hoạt động" để phân loại
tài liệu. Trong đó, thời gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, mặt hoạt động
theo chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cơ quan tham mưu, giúp việc, đơn vị sự
nghiệp trực thuộc cấp uỷ.
+ Đối với các
phông lưu trữ đảng bộ trực thuộc Trung ương, chi bộ, đảng bộ trực thuộc cấp uỷ
tỉnh, cấp uỷ huyện: Áp dụng phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức" để
phân loại tài liệu. Trong đó, thời gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, cơ cấu
tổ chức gồm: Đại hội, ban chấp hành.
+ Đối với các
phông lưu trữ đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp: Áp dụng phương án "thời
gian - mặt hoạt động" để phân loại tài liệu. Trong đó, thời gian được tính
theo nhiệm kỳ của cấp uỷ cấp trên trực tiếp, mặt hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ chủ yếu của mỗi đảng đoàn, ban cán sự đảng.
+ Đối với các
phông lưu trữ Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội: Áp dụng phương
án "thời gian - cơ cấu tổ chức" để phân loại tài liệu. Trong đó, thời
gian được tính theo nhiệm kỳ của uỷ ban Mặt trận Tổ quốc hoặc ban chấp hành của
mỗi tổ chức chính trị - xã hội, cơ cấu tổ chức gồm: Đại hội, uỷ ban hoặc ban
chấp hành và đảng đoàn (nếu có).
- Khi phân
loại tài liệu cần lưu ý:
+ Tài liệu mật
(mật, tối mật, tuyệt mật) phân loại cùng với tài liệu không mật.
+ Tài liệu là
bản sao phân loại theo thời gian và tác giả của bản chính.
+ Tài liệu
không có tác giả, thời gian ban hành thì phải xác minh (bằng cách so sánh, đối
chiếu với tài liệu khác, dựa vào ngày tháng các sự kiện trong nội dung tài liệu
hoặc thời gian ghi trong khuôn dấu đến...), sau đó ghi vào giấy đính kèm trang
đầu của tài liệu và để trong dấu ngoặc vuông [...].
+ Trong quá
trình phân loại tài liệu, cần kết hợp xác định giá trị của tài liệu, loại ra
những tài liệu không thuộc phông lưu trữ, những tài liệu hết giá trị lưu trữ,
giấy trắng, biểu mẫu chưa ghi nội dung, sách, báo, tạp chí... Việc xác định giá
trị tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
b) Lập hồ sơ
hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
- Trường hợp
tài liệu chưa lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư: Tiến hành lập hồ sơ. Việc lập hồ
sơ thực hiện theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung
ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Trường hợp
tài liệu đã lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư: Tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa, hoàn
thiện hồ sơ (đơn vị bảo quản). Trong quá trình chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ cần
lưu ý:
+ Kiểm tra
thành phần tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản) đã đúng với tên hồ sơ; tài
liệu trong hồ sơ có mối liên hệ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của vấn đề, sự việc hoặc theo đúng đặc trưng lựa chọn để lập hồ sơ.
+ Kiểm tra
thời hạn bảo quản của hồ sơ (đơn vị bảo quản), loại những tài liệu hết giá trị,
tài liệu trùng ra khỏi hồ sơ (đơn vị bảo quản); trường hợp hồ sơ (đơn vị bảo
quản) chưa có thời hạn bảo quản thì phải xác định thời hạn bảo quản.
+ Phát hiện
những tài liệu còn thiếu để bổ sung vào hồ sơ (đơn vị bảo quản), loại ra những
tài liệu không thuộc thành phần trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
+ Khi thống kê
tài liệu vào mục lục văn bản, tài liệu thống nhất sử dụng chương trình
Microsoft Office Excel để thuận tiện cho việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ. Việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vận dụng Hướng
dẫn số 08-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về xây dựng cơ
sở dữ liệu văn kiện Đảng.
c) Hệ thống
hoá, lập mục lục hồ sơ
Toàn bộ hồ sơ
(đơn vị bảo quản) được sắp xếp, hệ thống hoá theo phương án phân loại tài liệu,
mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) được đánh một số riêng, bằng chữ số Ả Rập và liên
tục trong một mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01.
Tuỳ thuộc vào
khối lượng tài liệu, tình hình chỉnh lý tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình
thành phông có thể lập mục lục hồ sơ theo từng nhiệm kỳ hoặc từng đợt chỉnh lý
tài liệu, trong đó: Hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn lập mục lục hồ
sơ riêng, hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn lập mục lục hồ sơ riêng
(Mẫu mục lục hồ sơ tại Phụ lục 7).
- Khi thống kê
hồ sơ (đơn vị bảo quản) vào mục lục hồ sơ thống nhất sử dụng chương trình
Microsoft Office Excel để thuận tiện cho việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu mục
lục hồ sơ. Việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ thực hiện theo Hướng
dẫn số 09-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về xây dựng cơ
sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
d) Đưa tài
liệu vào cặp (hộp) và sắp xếp lên giá, tủ
Toàn bộ tài
liệu phải được vệ sinh sạch sẽ, làm phẳng, thay ghim kẹp bị gỉ sét... trước khi
đưa vào cặp (hộp).
Tài liệu đưa
vào cặp (hộp) theo trật tự số hồ sơ (đơn vị bảo quản) đã được hệ thống hoá.
Trên mỗi cặp (hộp) có nhãn ghi các thông tin cần thiết, trong đó số cặp (hộp)
được đánh bằng chữ số Ả Rập theo phông lưu trữ hoặc theo từng đợt chỉnh lý, bắt
đầu từ số 01 (Mẫu nhãn cặp (hộp) tại Phụ lục 8).
Tất cả cặp
(hộp) được sắp xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống
dưới.
Trường hợp lưu
trữ cơ quan không trực tiếp chỉnh lý tài liệu thì trước khi sắp xếp tài liệu
lên giá, tủ phải làm thủ tục tiếp nhận tài liệu từ đơn vị (bộ phận) chỉnh lý
tài liệu. Việc giao, nhận tài liệu lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của bên
giao, bên nhận và xác nhận của cơ quan, tổ chức (Mẫu biên bản giao, nhận tài
liệu tại Phụ lục 9).
3. Kết thúc chỉnh lý tài liệu
a) Xử lý tài
liệu hết giá trị
Sau khi chỉnh
lý tài liệu, phải xử lý tài liệu hết giá trị. Việc xử lý tài liệu hết giá trị
thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương
Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị - xã hội.
b) Hoàn thiện
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Căn cứ vào
thực tế tài liệu và quá trình chỉnh lý tài liệu, lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị
(bộ phận) chỉnh lý tài liệu có nhiệm vụ hoàn thiện các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý tài liệu.
c) Kiểm tra,
đánh giá kết quả chỉnh lý tài liệu
Sau khi hoàn
thành việc chỉnh lý tài liệu, lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị (bộ phận) được giao
nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu xây dựng báo cáo kết quả chỉnh lý (Mẫu báo cáo kết
quả chỉnh lý tại Phụ lục 10).
Người đứng đầu
đơn vị trực tiếp phụ trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức kiểm tra,
đánh giá kết quả chỉnh lý tài liệu.
Nội dung kiểm
tra, đánh giá gồm: Kiểm tra, đánh giá các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục
hồ sơ, công cụ thống kê, tra cứu, cơ sở dữ liệu, hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá
trị và kiểm tra, đánh giá thực tế tài liệu đã chỉnh lý.
d) Lập hồ sơ
chỉnh lý tài liệu
- Hồ sơ chỉnh
lý tài liệu gồm:
+ Kế hoạch
chỉnh lý tài liệu.
+ Các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
+ Các bản mục
lục hồ sơ.
+ Các tệp
Microsoft Office Excel của mục lục văn bản, tài liệu và mục lục hồ sơ; các cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
+ Tài liệu về
xét huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Các biên bản
giao, nhận tài liệu (nếu có).
+ Báo cáo kết
quả chỉnh lý tài liệu.
+ Các tài liệu
liên quan khác (nếu có).
- Hồ sơ chỉnh
lý tài liệu lưu tại lưu trữ cơ quan.
III- TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hướng dẫn
này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành, bãi bỏ Hướng dẫn số 182-CV/CLTTW,
ngày 21/11/1988 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng về chỉnh lý khoa học kỹ thuật
phông tài liệu tỉnh uỷ, thành uỷ, đặc khu uỷ ở các kho lưu trữ cấp uỷ tỉnh,
thành, đặc khu.
2. Các văn
phòng tỉnh uỷ, thành uỷ và các văn phòng cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ
quốc và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh
đạo tổ chức thực hiện Hướng dẫn này.
3. Giao Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn
này trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức
chính trị - xã hội.
Trong quá
trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương
Đảng.
|
Nơi nhận:
- Các văn phòng tỉnh
uỷ, thành uỷ,
- Các văn phòng cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương,
- Văn phòng Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các văn phòng tổ
chức chính trị - xã hội ở Trung ương,
- Cục Lưu trữ,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Văn Thạch
|
PHỤ LỤC 1
MẪU BIÊN BẢN GIAO, NHẬN TÀI LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
|
|
Số...-BB/...
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
BIÊN BẢN
giao, nhận tài liệu
Hôm nay,
ngày... tháng... năm..., tại..., chúng tôi gồm:
- Đại diện bên
giao: ... Chức vụ/chức
danh: ...
- Đại diện bên
nhận: ... Chức vụ/chức danh:
...
Thống nhất lập
biên bản giao, nhận tài liệu, với những nội dung cụ thể sau:
1. Tên phông
hoặc khối tài liệu giao, nhận: ...
2. Thời gian
của tài liệu: ...
3. Số lượng
tài liệu
- Tổng số cặp
(hộp): ..., tương đương... mét giá.
- Tổng số hồ
sơ (đơn vị bảo quản) (nếu có): ...
4. Thành phần,
nội dung tài liệu: ...
5. Tình trạng
tài liệu: ...
6. Công cụ
thống kê, tra cứu và tài liệu kèm theo (nếu có): ...
Biên bản này
được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 2 bản, bên nhận
giữ 1 bản.
|
Đại diện bên giao
(chữ ký)
Họ và tên
|
Đại diện bên nhận
(chữ ký)
Họ và tên
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 2
MẪU KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
Số...-KH/...
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
KẾ HOẠCH
chỉnh lý tài liệu..(tên phông hoặc khối tài liệu)..
1. Mục đích
...
2. Yêu cầu
...
3. Nội dung
công việc
...
4. Thời gian
thực hiện
...
5. Kinh phí
...
6. Tổ chức
thực hiện
...
|
Nơi nhận:
- Cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực
tiếp (để báo cáo),
- Đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan, các cơ quan, đơn vị liên quan (để
thực hiện),
- Lưu cơ quan, tổ chức.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 3
MẪU LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
..(tên phông hoặc khối tài liệu)..
1. Bối cảnh
lịch sử, thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt
động, lề lối làm việc và quan hệ công tác, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức
...
2. Sự thay đổi
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và từng
đơn vị trong cơ quan, tổ chức (nếu có)
...
3. Những hoạt
động chính của cơ quan, tổ chức qua từng thời kỳ
...
4. Hình thức
tổ chức công tác văn thư, chế độ, quy định về công tác văn thư của cơ quan, tổ
chức và những thay đổi quan trọng (nếu có)
...
|
PHÊ DUYỆT
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
NGƯỜI BIÊN SOẠN
(chữ ký)
Họ và tên
|
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 4
MẪU LỊCH SỬ PHÔNG
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
LỊCH SỬ PHÔNG
..(tên phông hoặc khối tài liệu)..
1. Tên phông
hoặc khối tài liệu: ...
2. Giới hạn
thời gian của tài liệu (tài liệu sớm nhất, muộn nhất): ...
3. Khối lượng
tài liệu:
- Tổng số cặp
(hộp): ... tương đương... mét giá.
- Tổng số hồ
sơ (đơn vị bảo quản) (nếu có): ...
4. Thành phần,
nội dung tài liệu: ...
5. Tình trạng
tài liệu
- Tình hình
thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: ...
- Mức độ thiếu
đủ tài liệu: ...
- Mức độ xử lý
nghiệp vụ (phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...): ...
- Tình trạng
vật lý của tài liệu: ...
6. Công cụ
thống kê, tra cứu và tài liệu kèm theo (nếu có): ...
...
|
PHÊ DUYỆT
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
NGƯỜI BIÊN SOẠN
(chữ ký)
Họ và tên
|
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 5
MẪU PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
..(tên phông hoặc khối tài liệu)..
- Căn cứ lịch sử
đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình
hình thực tế tài liệu;
- Căn cứ yêu
cầu tổ chức, sắp xếp, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu,
Tài liệu..(tên
phông hoặc khối tài liệu).. được phân loại theo phương án..(tên phương án phân
loại được lựa chọn)..; cụ thể như sau:
1. Tên nhóm
lớn (nhóm cơ bản) 1
1.1. Tên nhóm
vừa 1
1.1.1. Tên
nhóm nhỏ 1
1.1.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
1.2. Tên nhóm
vừa 2
1.2.1. Tên
nhóm nhỏ 1
1.2.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
2. Tên nhóm
lớn (nhóm cơ bản) 2
2.1. Tên nhóm
vừa 1
2.1.1. Tên
nhóm nhỏ 1
2.1.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
2.2. Tên nhóm
vừa 2
2.2.1. Tên
nhóm nhỏ 1
2.2.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
3. Tên nhóm
lớn (nhóm cơ bản) 3
3.1. Tên nhóm
vừa 1
3.1.1. Tên
nhóm nhỏ 1
3.1.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
3.2. Tên nhóm
vừa 2
3.2.1. Tên
nhóm nhỏ 1
3.2.2. Tên
nhóm nhỏ 2
...
4....
...
|
PHÊ DUYỆT
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
NGƯỜI BIÊN SOẠN
(chữ ký)
Họ và tên
|
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 6
MẪU HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI
LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
..(tên phông hoặc khối tài liệu)..
- Căn cứ Hướng
dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác
định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
- Căn cứ...;
- Căn cứ vào
tình hình thực tế tài liệu,
Thời hạn bảo
quản của các nhóm tài liệu thuộc..(tên phông hoặc khối tài liệu).. được xác
định như sau:
|
Stt
|
Tên nhóm tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
|
..(1)..
|
..(2)..
|
..(3)..
|
|
PHÊ DUYỆT
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
NGƯỜI BIÊN SOẠN
(chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn
cách ghi:
(1) Ghi số thứ
tự của nhóm tài liệu.
(2) Ghi tên
các nhóm tài liệu.
(3) Ghi thời
hạn bảo quản của từng nhóm tài liệu.
____________________
[1] Đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình
bày theo thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã
hội.
PHỤ LỤC 7
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ
1. Tờ bìa
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
MỤC LỤC HỒ SƠ
..(1)..
..(2)..
|
Phông số:
..(3)..
Mục lục
số: ..(4)..
Số trang: ..(5)..
|
Thời hạn bảo quản:
Vĩnh viễn
|
..(6)..
|
Hướng dẫn
cách ghi:
(1) Ghi tên
phông hoặc khối tài liệu.
(2) Ghi giới
hạn thời gian của phông hoặc khối tài liệu.
(3) Ghi số
phông.
(4) Ghi số mục
lục hồ sơ.
(5) Ghi tổng
số trang của mục lục hồ sơ.
(6) Ghi địa
danh và thời gian lập mục lục hồ sơ.
2. Tờ mục
lục
Chỉ dẫn cấu
tạo và các chương mục của mục lục hồ sơ, giúp cho việc tra tìm được dễ dàng,
thuận tiện.
3. Lời nói
đầu
Giới thiệu
những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ, như: Khái quát lịch sử đơn vị hình
thành phông, lịch sử phông; đặc điểm chủ yếu của tài liệu được thống kê trong mục
lục hồ sơ (thành phần, thời gian, tình trạng vật lý...); khái quát phương án
phân loại tài liệu và hệ thống hoá hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục hồ sơ;
khái quát nội dung tài liệu trong mục lục hồ sơ.
4. Bảng chữ
viết tắt
Giải thích rõ
tất cả những chữ viết tắt trong mục lục hồ sơ để tạo điều kiện thuận tiện cho
việc tra cứu.
Các chữ viết
tắt được sắp xếp theo vần chữ cái.
5. Bảng kê
hồ sơ (đơn vị bảo quản)
|
Số cặp (hộp)
|
Số hồ sơ (đơn vị bảo quản)
|
Tên nhóm và tên hồ
sơ (đơn vị bảo quản)
|
Thời gian bắt đầu và kết thúc
|
Số trang
|
Số tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
..(1)..
|
..(2)..
|
..(3)..
|
..(4)..
|
..(5)..
|
..(6)..
|
..(7)..
|
..(8)..
|
Hướng dẫn
cách ghi:
(1) Ghi số cặp
(hộp).
(2) Ghi số hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
(3) Ghi tên
các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại tài liệu; tên hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
(4) Ghi ngày
tháng năm bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(5) Ghi tổng
số trang tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(6) Ghi tổng
số tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(7) Ghi thời
hạn bảo quản của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(8) Ghi chú
thích, lưu ý (nếu có).
6. Chứng từ
kết thúc
Chứng từ kết
thúc viết vào cuối mục lục hồ sơ, như sau:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ
này gồm có..(1).. hồ sơ (đơn vị bảo quản) (bằng chữ...), được đánh số từ 01
đến..(2)..
Trùng số:
..(3).. (bằng chữ...)
Khuyết số:
..(4).. (bằng chữ...)
Trong đó
có..(5).. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn và..(6).. hồ sơ (đơn vị
bảo quản) bảo quản 70 năm.
Mục lục hồ sơ
này gồm có..(7).. trang (được đánh số liên tục từ 01 đến ..(8)..).
|
|
............, ngày... tháng... năm......
Người lập mục lục hồ sơ
(chữ
ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn
cách ghi:
(1) Ghi tổng
số hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục hồ sơ.
(2) Ghi số hồ
sơ (đơn vị bảo quản) được đánh cuối cùng trong mục lục hồ sơ.
(3) Ghi các hồ
sơ (đơn vị bảo quản) trùng số trong mục lục hồ sơ, nếu không có ghi
"Không".
(4) Ghi các hồ
sơ (đơn vị bảo quản) khuyết số trong mục lục hồ sơ, nếu không có ghi
"Không".
(5) Ghi tổng
số hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn trong mục lục hồ sơ.
(6) Ghi tổng
số hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản 70 năm trong mục lục hồ sơ.
(7) Ghi tổng
số trang của mục lục hồ sơ.
(8) Ghi số
trang cuối cùng của mục lục hồ sơ.
PHỤ LỤC 8
MẪU NHÃN CẶP (HỘP)
Hướng dẫn
cách ghi:
(1) Ghi
tên phông lưu trữ.
(2) Ghi
nhiệm kỳ và thời gian của nhiệm kỳ.
(3) Ghi
tên nhóm tài liệu trong cặp (hộp).
(4) Ghi số
đơn vị bảo quản có trong cặp (hộp) từ... đến...
(5) Ghi số
cặp (hộp).
PHỤ LỤC 9
MẪU BIÊN BẢN GIAO,
NHẬN TÀI LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG
CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
Số...-BB/...
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
BIÊN BẢN
giao, nhận tài liệu
Hôm nay,
ngày... tháng... năm..., tại..., chúng tôi gồm:
- Đại diện
bên giao: ... Chức vụ/chức danh: ...
- Đại diện
bên nhận: ... Chức vụ/chức danh: ...
Thống nhất
lập biên bản giao, nhận tài liệu, với những nội dung cụ thể sau:
1. Về hồ
sơ phông
- Các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu: ...
- Mục lục
hồ sơ: ...
- Các công
cụ tra cứu và các tài liệu liên quan kèm theo: ...
2. Về tài
liệu
- Số lượng
tài liệu: ... cặp (hộp) với tổng số... hồ sơ (đơn vị bảo quản), trong đó có...
hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn, ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo
quản có thời hạn.
- Thời
gian của tài liệu: ...
- Tình
trạng của tài liệu: ...
Biên bản
này được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 1 bản, bên
nhận giữ 2 bản.
|
Đại diện bên giao
(chữ ký)
Họ
và tên
|
Đại diện bên nhận
(chữ ký)
Họ
và tên
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(chữ
ký, dấu)
Họ và tên
___________________
[1] Đối với
Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình bày theo thể thức văn
bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội.
PHỤ LỤC 10
MẪU BÁO CÁO TỔNG KẾT
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
TÊN ĐƠN VỊ TRỰC TIẾP QUẢN LÝ LƯU TRỮ CƠ QUAN
*
|
ĐẢNG
CỘNG SẢN VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
Số...-BC/...
|
............,
ngày... tháng... năm......
|
BÁO CÁO
kết quả chỉnh lý tài liệu..(tên phông hoặc khối tài
liệu)..
Thực hiện
kế hoạch chỉnh lý tài liệu, đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan báo cáo
kết quả chỉnh lý tài liệu..(tên phông hoặc khối tài liệu).. như sau:
1. Những
công việc đã thực hiện...
2. Kết quả
đạt được
- Tổng số
tài liệu đưa ra chỉnh lý: ... cặp; tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý: ...
- Tổng số
tài liệu sau khi chỉnh lý:
+ Số lượng
tài liệu giữ lại bảo quản: ... cặp, trong đó: ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo
quản vĩnh viễn, ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn;
+ Số lượng
tài liệu hết giá trị (tài liệu trùng, tài liệu loại): ... cặp;
+ Số lượng
tài liệu chuyển phông khác (nếu có): ... cặp.
3. Đánh
giá chung
- Về việc
thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu (tiến độ thực hiện, nhân lực thực hiện,
chất lượng chỉnh lý tài liệu...)
- Những
thuận lợi, khó khăn trong quá trình chỉnh lý tài liệu: ...
- Những
kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý tài liệu (nếu có): ...
4. Đề
xuất, kiến nghị...
|
Nơi nhận:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo
cáo),
- Cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp
(để báo cáo),
-...
- Lưu đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ
và tên
|
___________________
[1] Đối với
Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trình bày theo thể thức văn
bản của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội.