|
BAN CHẤP HÀNH
TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM
---------------
|
|
Số 29-HD/VPTW
|
Hà Nội, ngày 12
tháng 9 năm 2017
|
HƯỚNG DẪN
TỔ
CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Ở CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ -
XÃ HỘI
Thực hiện Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng
Trung ương Đảng hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội như sau:
1- HƯỚNG DẪN CHUNG
1.1- Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
- Văn bản này hướng dẫn về Hội đồng Xác định giá trị
tài liệu, Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu; về nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc xác định
giá trị tài liệu; về quy trình, thủ tục xét hủy tài liệu hết giá trị.
- Văn bản này áp dụng đối với tài liệu hành chính
(tài liệu giấy) và được vận dụng để xác định giá trị đối với các loại hình tài
liệu khác (phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, microfilm, tài
liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu điện tử...) ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cơ sở (sau đây viết gọn là cơ quan, tổ
chức).
1.2- Yêu cầu
- Toàn bộ tài liệu ở các cơ quan, tổ chức phải được
xác định giá trị thực tiễn, giá trị khoa học và giá trị lịch sử.
- Những tài liệu có giá trị phải được định thời hạn
bảo quản, những tài liệu hết giá trị phải được xem xét loại hủy.
- Việc xét hủy tài liệu hết giá trị phải tiến hành
thận trọng, bảo đảm chính xác, đúng quy trình, thủ tục.
1.3- Giải thích từ ngữ
Trong Hướng dẫn này các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
- Xác định giá trị tài liệu: Là việc đánh giá giá
trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của
cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
- Thời hạn bảo quản tài liệu: Là khoảng thời gian cần
thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý
nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian, bao gồm tài liệu về đường lối,
chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình, mục
tiêu trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác.
- Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không
thuộc trường hợp trên và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu
có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn
cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
2- HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
2.1- Hội đồng Xác định giá trị
tài liệu và Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu
2.1.1- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu được thành lập
để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo
quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu
trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết
giá trị.
- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thành lập, bao gồm:
+ Đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội
đồng.
+ Đại diện lãnh đạo văn phòng cơ quan, tổ chức: Phó
Chủ tịch Hội đồng.
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên.
+ Người am hiểu về ngành, lĩnh vực của tài liệu: Ủy
viên.
+ Người làm lưu trữ của cơ quan, tổ chức: Thư ký Hội
đồng.
- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu thảo luận tập
thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau được ghi vào biên bản cuộc họp để
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
2.1.2- Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài
liệu
- Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu được
thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử của Trung ương Đảng do Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quyết định
thành lập, bao gồm:
+ Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng: Chủ tịch Hội
đồng.
+ Cục trưởng Cục Lưu trữ: Phó Chủ tịch Hội đồng.
+ Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ phụ trách Lưu trữ lịch
sử: Ủy viên.
+ Trưởng phòng quản lý Lưu trữ lịch sử: Thư ký Hội
đồng.
+ Người am hiểu về tài liệu tại Lưu trữ lịch sử: Ủy
viên.
Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh do ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy quyết định
thành lập, bao gồm:
+ Đại diện thường trực tỉnh ủy, thành ủy: Chủ tịch
Hội đồng.
+ Đại diện lãnh đạo văn phòng tỉnh ủy, thành ủy:
Phó Chủ tịch Hội đồng.
+ Trưởng phòng lưu trữ: Thư ký Hội đồng.
+ Người quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử: Ủy
viên.
- Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu thảo
luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên
bản cuộc họp để trình Chánh Văn phòng Trung ương Đảng/thường trực tỉnh ủy,
thành ủy quyết định.
2.2- Tổ chức xác định giá trị
tài liệu
2.2.1- Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn và
công cụ xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm các nguyên
tắc: Chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo các
phương pháp: Hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các
tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
+ Nội dung của tài liệu.
+ Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành
tài liệu.
+ Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình
thành tài liệu.
+ Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.
+ Hình thức của tài liệu.
+ Tình trạng vật lý của tài liệu.
- Các công cụ xác định giá trị tài liệu chủ yếu gồm:
Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục các cơ quan, tổ chức
là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; danh mục thành phần tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2.2.2- Các giai đoạn và nội dung xác định giá
trị tài liệu
(1) Xác định giá trị tài liệu trong quá trình lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ (giai đoạn văn thư)
Căn cứ vào danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên
chức tiến hành xác định giá trị tài liệu trong quá trình thực hiện các nội dung
sau:
- Lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ, loại những tài
liệu, giấy tờ không thuộc thành phần ra khỏi hồ sơ; xác định thời hạn bảo quản
cho từng hồ sơ được lập trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
- Cuối năm, từng đơn vị, cá nhân kiểm tra lại các hồ
sơ đã lập trong năm, lựa chọn các hồ sơ cần nộp lưu và thống kê vào mục lục để
giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Các loại hồ sơ, tài liệu không phải nộp lưu, từng
đơn vị, các cá nhân thống kê, đề nghị lưu trữ cơ quan xét hủy theo quy định.
(2) Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan
Căn cứ vào các công cụ xác định giá trị tài liệu
như: Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị
tài liệu... lưu trữ cơ quan tiến hành xác định giá trị tài liệu trong quá trình
thực hiện các nội dung sau:
- Kiểm tra, sửa chữa, hoàn chỉnh thời hạn bảo quản
của hồ sơ tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức nộp lưu hằng
năm.
- Xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ khi chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ cơ quan.
- Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn
và 70 năm để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
- Đánh giá lại hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản.
- Làm các thủ tục xét hủy tài liệu hết giá trị lưu
trữ.
(3) Xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ lịch sử
Căn cứ vào các công cụ xác định giá trị tài liệu
như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử... Lưu trữ lịch sử tiến hành xác định giá trị tài liệu trong quá
trình thực hiện các nội dung sau:
- Kiểm tra thời hạn bảo quản hồ sơ tiếp nhận từ các
lưu trữ cơ quan.
- Xác định giá trị tài liệu có thông tin trùng lặp
hoặc những hồ sơ hết thời hạn bảo quản nhận từ lưu trữ cơ quan để tối ưu hoá
thành phần tài liệu trong kho.
- Làm các thủ tục xét hủy tài liệu hết giá trị lưu
trữ.
2.3- Tổ chức xét hủy tài liệu
2.3.1- Xét hủy tài liệu tại các cơ quan, tổ
chức
(1) Chuẩn bị xét hủy tài liệu
- Lập kế hoạch xét hủy tài liệu hết giá trị (mẫu kế
hoạch tại Phụ lục 1).
- Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu (mẫu
quyết định tại Phụ lục 2).
- Xây dựng báo cáo tình hình tài liệu hết giá trị
và quá trình xem xét loại (mẫu báo cáo tại Phụ lục 4); rà soát, thống kê danh mục
tài liệu hết giá trị, trong đó tài liệu trùng thống kê riêng, tài liệu loại thống
kê riêng (mẫu danh mục thống kê tại Phụ lục 5 và Phụ lục 6).
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ xét hủy
trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.
(2) Họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
- Hồ sơ xét hủy trình Hội đồng Xác định giá trị tài
liệu, gồm:
+ Kế hoạch xét hủy tài liệu hết giá trị của cơ
quan, tổ chức.
+ Báo cáo tình hình tài liệu hết giá trị và quá
trình xem xét loại.
+ Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trình tự, thủ tục Hội đồng cho ý kiến xét hủy tài
liệu hết giá trị:
+ Đại diện đơn vị có hồ sơ xét hủy báo cáo tình
hình tài liệu hết giá trị và quá trình xem xét loại.
+ Hội đồng thảo luận.
+ Đại diện đơn vị có hồ sơ xét hủy báo cáo, giải trình.
+ Hội đồng tiếp tục thảo luận (nếu có), biểu quyết
(nếu có).
+ Chủ tịch Hội đồng kết luận.
(Mẫu biên bản họp Hội đồng tại Phụ lục 7).
(3) Thẩm, định xét hủy tài liệu hết giá trị
- Cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp có
trách nhiệm thẩm định xét hủy tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức trực
thuộc, cụ thể:
+ Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng thẩm định
xét hủy tài liệu hết giá trị của các tỉnh ủy, thành ủy, các cơ quan, tổ chức đảng
trực thuộc Trung ương, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương.
+ Các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy thẩm định xét hủy
tài liệu hết giá trị của các cấp ủy huyện, các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc
tỉnh ủy, thành ủy, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh.
+ Các văn phòng cấp ủy huyện thẩm định xét hủy tài
liệu hết giá trị của các cấp ủy xã, các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc cấp ủy
huyện, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện và cấp cơ sở.
- Hồ sơ thẩm định xét hủy tài liệu hết giá trị, gồm:
+ Văn bản đề nghị thẩm định xét hủy tài liệu hết
giá trị của cơ quan, tổ chức.
+ Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị
tài liệu.
+ Báo cáo tình hình tài liệu hết giá trị và quá
trình xem xét loại, kèm danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Biên bản họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.
- Nội dung thẩm định xét hủy tài liệu hết giá trị,
gồm:
+ Tính hợp lệ của hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị.
+ Quá trình xem xét loại có bảo đảm đúng nguyên tắc,
yêu cầu, trình tự, thủ tục theo quy định.
+ Tài liệu đề nghị loại có chính xác. Trường hợp cần
thiết, cơ quan thẩm định được đề nghị cơ quan, tổ chức báo cáo thêm những vấn đề
liên quan đến hồ sơ xét hủy và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị loại.
- Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ
xét hủy hợp lệ, cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp thông báo kết quả
thẩm định bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức.
2.3.2- Xét hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu
trữ lịch sử
(1) Chuẩn bị xét hủy tài liệu hết giá trị
- Lập kế hoạch xét hủy tài liệu hết giá trị (mẫu kế
hoạch tại Phụ lục 1).
- Thành lập Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài
liệu (mẫu quyết định thành lập Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu tại
Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh tại Phụ lục 3).
- Xây dựng báo cáo thuyết minh về tài liệu hết giá
trị (mẫu báo cáo tại Phụ lục 4); rà soát, thống kê danh mục tài liệu hết giá trị,
trong đó tài liệu trùng thống kê riêng, tài liệu loại thống kê riêng (mẫu danh mục
tại Phụ lục 5 và Phụ lục 6).
Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ xét hủy
trình Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
(2) Họp Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài
liệu
- Hồ sơ xét hủy trình Hội đồng Thẩm tra xác định
giá trị tài liệu, gồm:
+ Kế hoạch xét hủy tài liệu hết giá trị.
+ Báo cáo thuyết minh về tài liệu hết giá trị.
+ Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trình tự, thủ tục Hội đồng cho ý kiến thẩm tra
xác định giá trị tài liệu:
+ Đại diện Lưu trữ lịch sử báo cáo thuyết minh về
tài liệu hết giá trị.
+ Hội đồng thảo luận.
+ Đại diện Lưu trữ lịch sử báo cáo, giải trình.
+ Hội đồng tiếp tục thảo luận (nếu có), biểu quyết
(nếu có).
+ Chủ tịch Hội đồng kết luận.
(Mẫu biên bản họp Hội đồng tại Phụ lục 7).
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kết thúc họp, Hội
đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu thông báo kết quả thẩm tra bằng văn bản
cho Chánh Văn phòng Trung ương Đảng/thường trực tỉnh ủy, thành ủy.
2.4- Hủy tài liệu hết giá trị
2.4.1- Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại cơ quan, tổ chức.
- Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; thường trực tỉnh ủy,
thành ủy quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp
tỉnh.
2.4.2- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
- Tại các cơ quan, tổ chức: Căn cứ ý kiến thẩm định
của cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan, tổ chức (mẫu quyết định
tại Phụ lục 8); đồng thời chỉ đạo kiểm tra, rút lại những tài liệu mà cơ quan
quản lý nghiệp vụ cấp trên đề nghị chưa hủy (nếu có).
- Tại Lưu trữ lịch sử: Căn cứ ý kiến của Hội đồng
Thẩm tra xác định giá trị tài liệu, Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ban hành
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, thường
trực tỉnh ủy, thành ủy ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ
lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh (mẫu quyết định tại Phụ lục 8); đồng thời chỉ đạo
kiểm tra, rút lại những tài liệu mà Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu
đề nghị chưa hủy (nếu có).
2.4.3- Bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy
Căn cứ quyết định hủy tài liệu hết giá trị, lưu trữ
cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử bàn giao tài liệu để hủy.
Việc bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy phải lập
thành biên bản có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và xác nhận của cơ quan,
tổ chức (mẫu biên bản giao, nhận tài liệu tại Phụ lục 9).
2.4.4- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy
hết thông tin trong tài liệu.
- Quá trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải lập
thành biên bản có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham gia (mẫu biên bản hủy
tài liệu tại Phụ lục 10).
Thành phần tham gia tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
gồm:
+ Đại diện cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy.
+ Đại diện cơ quan cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu.
+ Đại diện cơ quan an ninh bảo vệ và giám sát việc
tiêu hủy.
2.4.5- Báo cáo kết quả tiêu hủy và lập hồ sơ
xét hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi hoàn thành việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị, cơ quan, tổ chức báo cáo kết quả với cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực
tiếp và lập hồ sơ về quá trình xét hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại cơ
quan, tổ chức có tài liệu hủy 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
3- TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- Hướng dẫn này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký
và thay thế các Công văn: Số 42-CV/LT, ngày 02/7/1990; số 88-CV/LT, ngày
18/5/2000; số 255-CV/LT, ngày 29/3/2006 của Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng.
- Các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy và văn phòng cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương có trách nhiệm giúp
lãnh đạo tổ chức thực hiện Hướng dẫn này.
- Giao Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng triển
khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Hướng dẫn này trong hệ thống các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị
phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng.
|
Nơi nhận:
- Các tỉnh ủy, thành ủy,
- Các ban, tiểu ban, hội đồng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc
Trung ương,
- Các báo, tạp chí, nhà xuất bản, học viện trực thuộc Trung ương,
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội
ở Trung ương,
- Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN
PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Văn Thạch
|
Phụ
lục 1
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN[1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
---------------
|
|
Số .....-KH/...
|
.......,
ngày... tháng... năm....
|
KẾ HOẠCH
xét hủy tài liệu hết giá trị tại...[3]... năm...
Thực hiện Hướng dẫn số...-HD/VPTW, ngày... của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan, tổ chức... ban hành kế hoạch xét hủy
tài liệu hết giá trị tại...[3]... năm..., cụ thể như sau:
1. Mục đích
...
2. Yêu cầu
...
3. Nội dung công việc
...
4. Thời gian thực hiện
...
5. Kinh phí
...
6. Tổ chức thực hiện
...
|
Nơi nhận:
-...[4]...,
-...[5]... (để báo cáo),
- Lưu cơ quan, tổ chức.
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ[6]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
____________________
[1] Tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp (nếu có).
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Tại cơ quan, tổ chức hoặc tại Lưu trữ
lịch sử của Trung ương Đảng, Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
[4] Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
hoặc Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
[5] Tên cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp
trên trực tiếp.
[6] Thể thức để ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 2
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN[1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
---------------
|
|
Số .....-QĐ/...
|
.......,
ngày... tháng... năm....
|
QUYẾT ĐỊNH
thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng khóa XI về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Căn cứ Hướng dẫn số...-HD/VPTW, ngày... của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
- Xét đề nghị của...
...QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Thành lập Hội đồng Xác định giá trị
tài liệu của cơ quan, tổ chức gồm các đồng chí có tên sau:
1- Đồng chí...,..., Chủ tịch Hội đồng;
2- Đồng chí...,..., Phó Chủ tịch Hội đồng;
3- Đồng chí...,..., Ủy viên;
4- Đồng chí...,..., Ủy viên;
5- Đồng chí...,..., Thư ký Hội đồng.
Điều 2. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
có nhiệm vụ tham mưu cho...[3]... trong việc xác định thời hạn bảo
quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu
trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết
giá trị.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký. Các đơn vị và cá nhân có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3,
-...[4]... (để báo cáo),
- Lưu cơ quan, tổ chức.
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ[5]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp (nếu có).
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Cấp ủy hoặc người đứng đầu cơ quan,
tổ chức.
[4] Tên cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp
trên trực tiếp.
[5] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 3
|
TỈNH ỦY (THÀNH ỦY)...
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM
---------------
|
|
Số ......-QĐ/TU
|
......., ngày
.... tháng .... năm ......
|
QUYẾT ĐỊNH
thành lập Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị
tài liệu
- Căn cứ quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ
tỉnh (thành phố)...;
- Căn cứ Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng khóa XI về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Căn cứ Hướng dẫn số...-HD/VPTW, ngày... của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
- Xét đề nghị của...
BAN THƯỜNG VỤ TỈNH
ỦY (THÀNH ỦY)
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Thành lập Hội đồng Thẩm tra xác định
giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh ủy (thành ủy)... gồm các đồng
chí có tên sau:
1- Đồng chí...,..., Chủ tịch Hội đồng;
2- Đồng chí...,..., Phó Chủ tịch Hội đồng;
3- Đồng chí...,..., Ủy viên;
4- Đồng chí...,..., Thư ký Hội đồng.
Điều 2. Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị
tài liệu có nhiệm vụ giúp Thường trực tỉnh ủy (thành ủy) thẩm tra tài liệu hết
giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh ủy (thành ủy).
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký. Các đơn vị và cá nhân có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3,
- Lưu Văn phòng tỉnh ủy (thành ủy).
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ[1]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng.
Phụ
lục 4
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN[1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
---------------
|
|
Số .....-BC/...
|
.......,
ngày... tháng... năm....
|
BÁO CÁO
tình hình tài liệu hết giá trị và quá trình xem
xét loại...[3]...
Thực hiện Hướng dẫn số...-HD/VPTW, ngày... của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan, tổ chức... báo cáo tình hình tài liệu
hết giá trị tại...[3]..., cụ thể như sau:
1. Khái quát về khối tài liệu hết giá trị
1.1. Nguồn gốc của khối tài liệu
(tài liệu đưa ra xét hủy từ đâu..., có đặc điểm
gì...).
1.2. Số lượng tài liệu
(tổng số tài liệu... (cặp hoặc mét giá), trong đó
có... cặp (hoặc mét giá) tài liệu trùng,... cặp (hoặc mét giá) tài liệu hết giá
trị...).
1.3. Thời gian của tài liệu
(thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của những
tài liệu hết giá trị...).
2. Thành phần và nội dung tài liệu hết giá trị
2.1. Tài liệu trùng thừa
(gồm những tài liệu gì..., nội dung của tài liệu...,
tác giả của tài liệu..., thời gian của tài liệu..., lý do hủy...).
2.2. Tài liệu hết giá trị
(gồm những tài liệu gì..., nội dung của tài liệu...,
tác giả của tài liệu..., thời gian của tài liệu..., lý do hủy...).
|
Nơi nhận:
- ....[4]....,
- .....[5]....,
- Lưu cơ quan, tổ chức.
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ[6]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp (nếu có).
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu hết giá trị.
[4] Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
hoặc Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
[5] Tên cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp
trên trực tiếp.
[6] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 5
DANH MỤC TÀI LIỆU TRÙNG
thuộc...[1]...
(Kèm theo Báo cáo số..., ngày ..../.../...của...)
|
Số TT
|
Tác giả tài liệu
|
Tên loại và tóm
tắt nội dung tài liệu
|
Thời gian tài
liệu
|
Số lượng tài liệu
|
Lý do hủy
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số:... (bằng chữ) cặp (hoặc mét giá).
|
|
NGƯỜI THỐNG KÊ
(chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự của nhóm tài liệu hoặc tài liệu.
Cột 2: Ghi tên tác giả hoặc nhóm tác giả của tài liệu.
Cột 3: Ghi tên loại và tóm tắt nội dung của tài liệu.
Cột 4: Ghi thời gian của tài liệu (ghi năm hoặc nhiệm
kỳ).
Cột 5: Ghi số lượng cặp (hoặc mét giá).
Cột 6: Ghi lý do hủy tài liệu.
Cột 7: Ghi những điều cần thiết khác.
__________________________
[1] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu trùng.
Phụ
lục 6
DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI
...[1]...
(Kèm theo Báo cáo số ..., ngày.../.../...của...)
|
Số TT
|
Tác giả tài liệu
|
Tên loại và tóm
tắt nội dung tài liệu
|
Thời gian tài
liệu
|
Số lượng tài liệu
|
Lý do hủy
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số:... (bằng chữ) cặp (hoặc mét giá).
|
|
NGƯỜI THỐNG KÊ
(chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự của tài liệu hoặc nhóm tài liệu.
Cột 2: Ghi tên tác giả hoặc nhóm tác giả của tài liệu.
Cột 3: Ghi tên loại và tóm tắt nội dung của tài liệu.
Cột 4: Ghi thời gian của tài liệu (ghi năm hoặc nhiệm
kỳ).
Cột 5: Ghi số lượng cặp (hoặc mét giá).
Cột 6: Ghi lý do hủy tài liệu.
Cột 7: Ghi những điều cần thiết khác.
__________________________
[1] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu loại.
Phụ
lục 7
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
TÊN HỘI ĐỒNG[1]
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
--------------
|
|
Số ......-BB/HĐ
|
.......,
ngày... tháng... năm....
|
BIÊN BẢN
họp...[1]...
...[3]...
Thời gian:...
Địa điểm:...
Nội dung:...
1. Thành phần:
- Chủ trì:
- Có mặt:...
- Vắng mặt:...
- Người ghi biên bản:...
2. Diễn biến:
...
3. Kết luận
-...
- Nội dung biểu quyết:....
Kết quả biểu quyết:
+ Đồng ý:.../...
+ Không đồng ý:.../...
+ Ý kiến khác:...
Cuộc họp kết thúc vào... giờ..., ngày.../.../...
|
THƯ KÝ HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
|
CHỨC VỤ NGƯỜI
KÝ[4]
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Ghi Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
hoặc Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu hết giá trị.
[4] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 8
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN[1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
---------------
|
|
Số ......-QĐ/...
|
......, ngày...
tháng... năm....
|
QUYẾT ĐỊNH
hủy tài liệu hết giá trị
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng khóa XI về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Căn cứ Hướng dẫn số...-HD/VPTW, ngày... của Văn
phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
- Căn cứ ý kiến của...[3]... và ý kiến của...[4]...
- Xét đề nghị của...[5]...
...QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Hủy... cặp (hoặc mét giá) tài liệu hết
giá trị thuộc...[6]...(có danh mục tài liệu hủy và hồ sơ xét hủy kèm
theo).
Điều 2. Giao...[5]... tổ chức
tiêu hủy toàn bộ số tài liệu hết giá trị nêu tại Điều 1, bảo đảm hủy hết thông
tin trong tài liệu.
Điều 3. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày
ký;...[3]...,...[5]... và các đơn vị, bộ phận có liên
quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3,
- ...[4]...(để báo cáo),
- Lưu cơ quan, tổ chức.
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ[7]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp (nếu có).
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
hoặc Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
[4] Tên cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp
trên trực tiếp.
[5] Lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử.
[6] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu hết giá trị.
[7] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 9
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN[1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[2]
---------------
|
|
Số ......-BB/...
|
......, ngày...
tháng... năm....
|
BIÊN BẢN
giao nhận tài liệu
...[3]...
Căn cứ Quyết định số..., ngày.../.../... của... về
việc hủy tài liệu hết giá trị.
Hôm nay, ngày.../.../..., chúng tôi gồm:
- Đại diện bên giao:...
Chức vụ công tác/chức danh:...
- Đại diện bên nhận:...
Chức vụ công tác/chức danh:...
Hai bên thống nhất lập biên bản giao, nhận tài liệu,
với những nội dung cụ thể sau:
- Tên khối tài liệu:...[3]...;
- Số lượng tài liệu:... theo đúng Danh mục tài liệu
hết giá trị kèm theo Quyết định số..., ngày.../.../... của... về việc hủy tài
liệu hết giá trị.
Hai bên đã tiến hành giao, nhận đầy đủ tài liệu.
Biên bản này lập thành 3 bản: Bên giao giữ 2 bản,
bên nhận giữ 1 bản.
|
NGƯỜI GIAO
(chữ ký)
Họ và tên
|
NGƯỜI NHẬN
(chữ ký)
Họ và tên
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ[4]
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
__________________________
[1] Tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp (nếu có).
[2] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.
[3] Tên phông (khối) tài liệu và thời
gian của tài liệu hết giá trị.
[4] Thể thức đề ký thực hiện theo Hướng
dẫn về thể thức văn bản của Đảng hoặc của tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 10
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN TIÊU HỦY
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM[1]
---------------
|
|
Số ......-BB/...
|
......, ngày...
tháng... năm....
|
BIÊN BẢN
tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Căn cứ Quyết định số..., ngày.../.../... của...về
việc hủy tài liệu hết giá trị.
Hôm nay, vào hồi..., ngày.../.../...
Tại...
Chúng tôi gồm:
- Đại diện cơ quan tiêu hủy:...
Chức vụ công tác/chức danh:...
- Đại diện cơ quan an ninh:...
Chức vụ công tác/chức danh:...
- Đại diện cơ quan có tài liệu:...
Chức vụ công tác/chức danh:...
Đã tiến hành hủy hết...cặp (hoặc mét giá) tài liệu
theo Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo Quyết định số..., ngày.../.../... của...
về việc hủy tài liệu hết giá trị.
Hình thức hủy:... (đốt, xén, nghiền nhỏ...).
Việc tiêu hủy đã được thực hiện theo đúng quy trình
tiêu hủy tài liệu, bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu.
Biên bản này lập thành 3 bản: Cơ quan có tài liệu
tiêu hủy giữ 1 bản, cơ quan an ninh giữ 1 bản, cơ quan hủy tài liệu giữ 1 bản.
|
ĐẠI DIỆN CƠ
QUAN
CÓ TÀI LIỆU
(chữ ký)
Họ và tên
|
ĐẠI DIỆN CƠ
QUAN
AN NINH
(chữ ký)
Họ và tên
|
ĐẠI DIỆN CƠ
QUAN
TIÊU HỦY
(chữ ký)
Họ và tên
|
|
|
|
|
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ
QUAN CÓ TÀI LIỆU
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
XÁC NHẬN CỦA
CƠ QUAN AN NINH
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
XÁC NHẬN CỦA
CƠ QUAN TIÊU HUỶ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
__________________________
[1] Đối với tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo Hướng dẫn về thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội.