Cách xử lý khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Nội dung chính

• Mỗi NLĐ được cấp bao nhiêu sổ bảo hiểm xã hội?
• Làm sao để NLĐ biết mình có 2 sổ bảo hiểm xã hội?
• Cách xử lý khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Mỗi NLĐ được cấp bao nhiêu sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Mẫu sổ bảo hiểm xã hội hiện nay đang được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015

Theo khoản 1 Điều 3 Quy định về Mẫu sổ bảo hiểm xã hội, Ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 quy định về bìa sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Quy định về mẫu sổ bảo hiểm xã hội

Phôi sổ BHXH gồm tờ bìa (gập đôi có 04 trang) và các tờ rời.

1. Bìa sổ BHXH: trang 1 và trang 4 nền màu xanh nhạt; trang 2 và trang 3 nền màu trắng.

...

Đồng thời, tại khoản 3 Điều 3 Quy định về Mẫu sổ bảo hiểm xã hội, Ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 có nêu:

Quy định về mẫu sổ bảo hiểm xã hội

...

3. Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

...

Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Đồng thời, theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp và được ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Cách xử lý khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? (Hình từ Internet)

Làm sao để NLĐ biết mình có 2 sổ bảo hiểm xã hội?

Để kiểm tra mình có bao nhiêu sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể thực hiện tra cứu mã số bảo hiểm xã hội cũng chính là số sổ bảo hiểm xã hội của mình trên Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Để tra cứu số bảo hiểm xã hội trên website của Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, người lao động thực hiện lần lượt thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập cổng thông tin điện tử Việt Nam

Truy cập cổng thông tin điện tử Việt Nam qua đường link sau: https://baohiemxahoi.gov.vn/

Tại trang chủ, nhấn chọn mục tra cứu trực tuyến.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu

Tại danh mục “Tra cứu trực tuyến” chọn mục “Tra cứu mã số BHXH”

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu số BHXH. Lưu ý khi nhập:

- Nhập tỉnh/thành phố của người cần tra cứu mã số BHXH;

- Nhập ít nhất 1 trong các thông tin (Số CMND, Ngày sinh, Mã số BHXH) để tra cứu thông tin;

- Có thể chọn nhập phần họ và tên của người cần tra cứu mã số BHXH có dấu hoặc không có dấu.

Các thông tin có chứa dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải nhập.

Bước 4: Tick vào ô “Tôi không phải người máy và nhấn chọn “Tra cứu” để thực hiện lệnh tra cứu.

Hệ thống sẽ trả về kết quả tra cứu như sau:

Kết quả số sổ bảo hiểm xã hội cũng chính là dãy "Mã số BHXH" được hiển thị trong bảng kết quả trả về.

Như vậy thông qua cách lấy mã số bảo hiểm xã hội trên Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam, người tham gia bảo hiểm xã hội có thể biết được mình có 2 sổ bảo hiểm xã hội hay không một cách dễ dàng và chính xác nhất.

Cách xử lý khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Như đã phân tích, một người lao động chỉ được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Tại khoản 2 Điều 46 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, có cụm từ bị thay thế bởi khoản 4 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 quy định như sau:

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH đối với một người có từ 2 sổ BHXH trở lên được quản lý theo Điều 33b.

...

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

...

Theo đó, nếu có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên, người lao động cần thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Có hai trường hợp khi người lao động có 2 sổ sổ bảo hiểm xã hội trở lên, gồm:

(1) Có 2 sổ bảo hiểm xã hội (trở lên) mà thời gian đóng bảo hiểm không trùng nhau.

Trong trường hợp này sẽ thực hiện gộp quá trình đóng bảo hiểm xã hội của các sổ bảo hiểm xã hội trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ bảo hiểm xã hội đã gộp.

(2) Có 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên mà thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau.

Trong trường hợp này, cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống sẽ hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Theo quy định tại khoản 3 mục I Công văn 3663/BHXH – THU năm 2014, đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ có thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh thành phố khác, nếu người lao động muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu người lao động liên hệ bảo hiểm xã hội tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

- Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp;

- Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn bảo hiểm xã hội thất nghiệp chưa hưởng;

- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn bảo hiểm xã hội 1 lần chưa hưởng;

- Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.