Những trường hợp nào được lập hóa đơn theo kỳ, chậm hơn thời điểm cung cấp dịch vụ?

Những trường hợp nào được lập hóa đơn theo kỳ, chậm hơn thời điểm cung cấp dịch vụ?

Căn cứ khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể.

Đồng thời Tại Công văn 3774/GLA-NVDTPC năm 2026 tải về cơ quan thuế giải đáp câu hỏi Những trường hợp nào được lập hóa đơn theo kỳ, chậm hơn thời điểm cung cấp dịch vụ? như sau:

Trả lời: Đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước, áp dụng đối với: dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin); dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ bảo vệ, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách (bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo pháp luật về đường bộ) cung cấp cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức.

- Sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu cần đối soát dữ liệu được lập hóa đơn chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh.

- Đối với hợp đồng đồng bảo hiểm: khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng theo phí bảo hiểm nhận được. Trường hợp ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng và doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phí bảo hiểm được hưởng theo thỏa thuận. Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan, trường hợp một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp chi hộ lập hóa đơn khi thu đòi các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ.

- Đối với một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng (ngân hàng; trung gian thanh toán; thông tin tín dụng; chứng khoán; giao dịch tài sản mã hóa; sàn giao dịch các-bon; bảo hiểm; ví điện tử; ngừng, cấp điện trở lại; thương mại điện tử; bưu chính, vận chuyển phục vụ thương mại điện tử; vận tải hành khách công cộng bằng tàu điện, xe buýt; taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh; trông giữ xe; chiếu phim...), nếu đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền lưu trữ theo từng giao dịch, thì cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh được chuyển đến cơ quan thuế theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch (Mẫu số 01/TTGD, Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC).

- Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Những trường hợp nào được lập hóa đơn theo kỳ, chậm hơn thời điểm cung cấp dịch vụ? (Hình từ Internet)

Cục Thuế có trách nhiệm gì trong quản lý hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trách nhiệm của Cục Thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ như sau:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước (công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng, các cơ quan có liên quan), phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

- Thông báo các loại hóa đơn, chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

Khi hệ thống gặp sự cố, người bán có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến đâu?

Tại Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 14. Xử lý sự cố

1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Trường hợp sự cố từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế

Trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến gián đoạn việc cấp mã, Cục Thuế có trách nhiệm: kích hoạt hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cấp mã; thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm bắt đầu và dự kiến thời gian khắc phục; trường hợp cần thiết, ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện cấp mã theo quy định.

3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

4. Trường hợp Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức kinh tế, tổ chức khác, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế có thông báo Hệ thống thông tin quản lý thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

5. Trong trường hợp bất khả kháng theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 gồm chiến tranh, bạo loạn, đình công phải ngừng, nghỉ sản xuất, kinh doanh hoặc rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán mà người bán hoặc cơ quan thuế không thể thực hiện việc lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng thời hạn:

a) Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được thực hiện việc lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế;

b) Người bán có trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán về giao dịch mua bán, lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng theo quy định.

6. Việc lập, gửi hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Như vậy, trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.