Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế hóa đơn bán hàng trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử như thế nào?

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế hóa đơn bán hàng trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo Tài liệu hướng dẫn sử dụng Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế dành cho hóa đơn điện tử Tại đây, hướng dẫn lập hóa đơn thay thế hóa đơn bán hàng trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử như sau:

- Bước 1: Chọn Loại hóa đơn: Hóa đơn điện tử bán hàng, nhập các thông tin bắt buộc còn lại.

Chú ý: Mẫu số hóa đơn bị thay thế phải cùng loại với ký hiệu mẫu số hóa đơn thay thế.

- Bước 2: Nhấn Lập hóa đơn, hiển thị màn hình Hóa đơn Bán hàng.

- Bước 3: Nhập các thông tin vào hóa đơn để thay thế hóa đơn cần thay thế.

+ Nhấn Xem hoá đơn để hiển thị hóa đơn Bán hàng thay thế bao gồm các thông tin đã nhập thay thế.

+ Nhấn Lưu tạm để thực hiện lưu tạm hóa đơn. Hiển thị mẫu hóa đơn giá trị gia tăng. Nhấn Lập hóa đơnthay thế quay trở về màn hình Lập hóa đơn thay thế.

+ Nhấn Trình phê duyệt để trình lên phụ trách hoặc người quản lý, hiển thị hộp thoại Trình phê duyệt.

++) Nhấn Huỷ để hủy bỏ thao tác Trình phê duyệt.

++) Chọn người phụ trách.

++) Nhấn Trình phê duyệt: Hóa đơn được gửi sang tài khoản của người phụ trách phê duyệt. Cổng điện tử thông báo Trình phê duyệt thành công đồng thời hiển thị mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng bao gồm chức năng Lập mới hóa đơn điện tử.

++) Nhấn lập mới hóa đơn điện tử: quay trở về màn hình Lập mới hóa đơn.

+ Nhấn Ký gửi để ký và gửi hóa đơn lên CQT, hiển thị màn hình Thông tin chứng thư để kí số.

Chọn Đồng ý để nhập mã Pin

Chọn Đăng nhập à Hóa đơn đó đã được phê duyệt thành công (trạng thái xử lý là Đã phê duyệt)

+ Nhấn Nhập mới Cổng điện tử sẽ xóa hết các thông tin đã nhập trước đó để nhập lại mới hóa đơn thay thế khác.

+ Nhấn Quay lại để trở về màn hình Lập hóa đơn thay thế.

Xem thêm: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế?

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế hóa đơn bán hàng trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử như thế nào? (Hình từ Internet)

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho những đối tượng nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b, điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

(1) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

(2) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là khi nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

[...]

Theo đó, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.