Xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt?

Nội dung chính

• Xử lý tài liệu chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai bão lụt?
• Phục hồi xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được như thế nào?
• Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai bão lụt gồm những ai?

Xử lý tài liệu chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai bão lụt?

Căn cứ theo Điều 2 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về đối tượng áp dụng như sau:

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn áp dụng cho các đối tượng sau:

1. Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm.

2. Các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

Mặt khác, theo Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan như sau:

Điều 4. Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Thông qua các quy định trên, xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt được thực hiện như sau:

[1] Trong đơn vị kế toán thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt, đơn vị phải thông báo cho các cơ quan dưới đây:

- Cơ quan tài chính.

- Cơ quan thuế.

- Kho bạc nhà nước.

- Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

[2] Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị hư hỏng do thiên tai bão lụt. Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được được quy định cụ thể tại Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC.

[3] Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất. Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 96/2010/TT-BTC.

[4] Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Phục hồi xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được như thế nào?

Theo quy định Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC việc phục hồi xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được thực hiện như sau:

[1] Chứng từ kế toán:

Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

[2] Sổ kế toán:

Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.

[3] Báo cáo tài chính:

Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như chứng từ kế toán.

[4] Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.

[5] Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.

Xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt? (Hình từ Internet)

Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai bão lụt gồm những ai?

Căn cứ tại Điều 5 Thông tư 96/2010/TT-BTC, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai bão lụt bao gồm:

- Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban.

- Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban.

- Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên.

- Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, ...): Thành viên.

- Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính - Kế toán: Thành viên.

- Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.