Hướng dẫn ghi Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2024?

Nội dung chính

• Hướng dẫn ghi Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2024?
• Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ như thế nào?
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Hướng dẫn ghi Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2024?

Theo quy định hiện hành, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do các bên thỏa thuận do đó không có quy định cụ thể về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, dựa theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có thể tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sau:

Tải Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: Tại đây

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

- Ngày lập biên bản: Ghi ngày xuất hóa đơn điều chỉnh

- Ghi đầy đủ các Thông tin bên mua và bên bán:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.

+ Số điện thoại, email (nếu có).

+ Tên người lập biên bản (thường là kế toán)

- Ghi thông tin của hóa đơn sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế,…

- Lý do điều chỉnh hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:

+ Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ A] sang [địa chỉ B].

+ Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].

+ Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]

Lưu ý:

- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Hướng dẫn ghi Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2024? (Hình từ Internet)

Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ như thế nào?

Tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về bảo quản, lưu trú hóa đơn, chứng từ như sau:

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.

Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn như sau:

Điều 4. Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn

1. Hóa đơn điện tử

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

[...]

Như vậy, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng với các số đó như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.