Khi nào nội quy lao động phải lập thành văn bản?

Nội dung chính

• Khi nào nội quy lao động phải lập thành văn bản?
• Thủ tục đăng ký nội quy lao động như thế nào?
• Không đăng ký nội quy lao động sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?

Khi nào nội quy lao động phải lập thành văn bản?

Căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nội quy lao động cụ thể như sau:

Điều 118. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn, vệ sinh lao động;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, khi công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải lập thành văn bản và người sử dụng lao động phải chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động để nộp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội theo quy định.

Khi nào nội quy lao động phải lập thành văn bản? (Hình từ Internet)

Thủ tục đăng ký nội quy lao động như thế nào?

Căn cứ theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và Mục 8 Phần 2 Quyết định 338/QĐ-LĐTBXH năm 2021 quy định thì thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động Tải về

- Nội quy lao động

- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có)

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Có thể thực hiện theo một trong các hình thức sau:

- Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến

- Nộp hồ sơ trực tiếp

- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

Bước 3: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trả kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội) thực hiện việc đăng ký nội quy lao động.

Không đăng ký nội quy lao động sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử lý vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất như sau:

Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

...

Như vậy, khi người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì tùy vào mức độ nghiêm trọng của vụ việc, sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định này là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức gấp hai lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).