Có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được không?

Nội dung chính

• Thế nào là hóa đơn điện tử?
• Có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được không?
• Doanh nghiệp không tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định thì bị xử phạt thế nào?

Thế nào là hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được không? (Hình từ Internet)

Có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được không?

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử quy định như sau:

Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

...

3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

...

Như vậy, không thể sử dụng cùng lúc hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.

Doanh nghiệp không tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định thì bị xử phạt thế nào?

Theo điểm điểm b khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo quy định trên, doanh nghiệp không tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Đồng thời doanh nghiệp vi phạm còn bị buộc tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu ý: Mức phạt tiền như trên là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức. Cá nhân vi phạm mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân (điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

Trân trọng!