Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì khi tham gia giao dịch điện tử có phải chuyển đổi sang dạng điện tử không?

Nội dung chính

• Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại?
• Thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử là khi nào?
• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì khi tham gia giao dịch điện tử có phải chuyển đổi sang dạng điện tử không?

Chứng từ BHXH điện tử gồm mấy loại?

Căn cứ Điều 3 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Chứng từ BHXH điện tử

1. Các loại chứng từ BHXH điện tử

a) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.

b) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:

- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;

- Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;

- Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.

2. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.

3. Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH.

Theo đó, chứng từ BHXH điện tử gồm những loại sau:

(1) Hồ sơ BHXH điện tử;

(2) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.

(3) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì khi tham gia giao dịch điện tử có phải chuyển đổi sang dạng điện tử không? (Hình từ Internet)

Thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử là khi nào?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP về thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử cụ thể như sau:

Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.

Như vậy, thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử là 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần. Việc nộp chứng từ BHXH điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN.

Chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ BHXH điện tử, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN sẽ gửi thông báo xác nhận đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì khi tham gia giao dịch điện tử có phải chuyển đổi sang dạng điện tử không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, điều kiện để chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy bao gồm:

Yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

...

2. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

b) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

...

Như vậy, trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005.

Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

Trân trọng!