Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

Nội dung chính

• Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?
• Điều kiện để thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước như thế nào?
• Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có các trách nhiệm gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì?

Căn cứ quy định khoản 4 Điều 3 Thông tư 38/2013/TT-NHN quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

3. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

4. Lưu trữ chứng từ điện tử là việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

....

Như vậy, theo quy đinh của pháp luật thì lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán điện tử bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là gì? (Hình từ Internet)

Điều kiện để thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước như thế nào?

Căn cứ quy định khoản 1 Điều 6 Thông tư 38/2013/TT-NHN quy định về lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước như sau:

Lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước

1. Việc lưu trữ chứng từ điện tử chỉ được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện theo quy định tại Điều 20, Điều 21 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và đảm bảo tuân thủ Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước.

...

Căn cứ quy định Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Căn cứ quy định Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

Như vậy, để thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại Ngân hàng Nhà nước thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

- In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

- Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

- Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

- Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có các trách nhiệm gì?

Căn cứ quy định khoản 4 Điều 8 Thông tư 38/2013/TT-NHN quy định về trách nhiệm thực hiện như sau:

Trách nhiệm thực hiện

...

4. Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử:

a) Thực hiện đúng Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử;

b) Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

c) Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.

Như vậy, người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có các trách nhiệm sau đây:

- Thực hiện đúng Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử;

- Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

- Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.

Trân trọng!