Khi nào cần tổ chức họp hội đồng quản trị trong công ty theo quy định?

Nội dung chính

• Hội đồng quản trị là gì?
• Khi nào cần tổ chức họp Hội đồng quản trị trong công ty theo quy định?
• Quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị như thế nào?

Hội đồng quản trị là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

Hội đồng quản trị

1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

...

Theo quy định trên, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Nhiệm kỳ và số lượng thành viên Hội đồng quản trị được quy định tại Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

- Số lượng thành viên: từ 03 đến 11 thành viên.

- Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị: không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục.

Khi nào cần tổ chức họp hội đồng quản trị trong công ty theo quy định? (Hình từ Internet).

Khi nào cần tổ chức họp Hội đồng quản trị trong công ty theo quy định?

Căn cứ theo Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

Cuộc họp Hội đồng quản trị

1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.

2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Như vậy, các trường hợp tổ chức họp Hội đồng quản trị trong công ty như sau:

(1) Bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị:

Tổ chức trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó.

(2) Có đề nghị tổ chức họp Hội đồng quản trị của cơ quan có thẩm quyền:

- Đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị.

(3) Tổ chức họp định kỳ: họp ít nhất mỗi quý một lần;

(4) Tổ chức họp bất thường theo nhu cầu và tình hình của công ty.

Quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị như thế nào?

Căn cứ theo Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị như sau:

Bước 1: Gửi thông báo triệu tập họp

- Người có thẩm quyền: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên có số/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất.

- Thời hạn: chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp.

- Nội dung thông báo: cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định.

- Tài liệu gửi bao gồm:

+ Thông báo mời họp

+ Tài liệu có tài liệu sử dụng tại cuộc họp

+ Phiếu biểu quyết của thành viên.

- Hình thức gửi: có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị.

- Điều kiện tiến hành:

+ Họp lần đầu: cuộc họp được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên Hội đồng quản trị trở lên dự họp.

+ Họp lần 2: cuộc họp được tiến hành khi có hơn 1/2 số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Cuộc họp này được triệu tập khi cuộc họp lần đầu không đủ số thành viên dự họp theo quy định trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn.

- Hình thức tham dự và biểu quyết tại cuộc họp:

+ Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

+ Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định;

+ Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

+ Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

+ Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Bước 3: Ra quyết định với các vấn đề họp.

Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành.

Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Trân trọng!