Quy tắc viết tắt trong văn bản hành chính mới nhất theo Nghị định 30 hiện nay?

Nội dung chính

• Quy tắc viết tắt trong văn bản hành chính mới nhất theo Nghị định 30 hiện nay?
• Quy định về viết hoa tên cơ quan, tổ chức khi soạn thảo văn bản hành chính là gì?
• Văn bản hành chính có bắt buộc phải có số không và cách lấy số văn bản hành chính như thế nào?

Quy tắc viết tắt trong văn bản hành chính mới nhất theo Nghị định 30 hiện nay?

Sau đây là một số quy tắc viết tắt cần lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính:

(1) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng (theo Tiểu mục 2 Mục 2 Phần 1 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

(2) Viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính tuân theo quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

(3) Viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

(5) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Quy tắc viết tắt trong văn bản hành chính mới nhất theo Nghị định 30 hiện nay? (Hình từ Internet)

Quy định về viết hoa tên cơ quan, tổ chức khi soạn thảo văn bản hành chính là gì?

Căn cứ theo Mục 2 Phụ lục 2 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về viết hoa trong văn bản hành chính như sau:

(1) Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam

- Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...

- Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,...

(2) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...

- Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Văn bản hành chính có bắt buộc phải có số không và cách lấy số văn bản hành chính như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản hành chính như sau:

Thể thức văn bản

...

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

...

Đồng thời tại Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cấp số và thời gian ban hành văn bản như sau:

Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Theo đó, trong văn bản hành chính cần phải có số của văn bản và cách lấy số sẽ thực hiện như sau:

- Lấy số văn bản theo thứ tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01;

- Số văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng;

- Đối với văn bản hành chính thì việc cấp số sẽ do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định;

- Về thời gian cấp số văn bản hành chính:

+ Đối với văn bản giấy: thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

+ Đối với văn bản điện tử: thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

- Văn bản mật sẽ được cấp hệ thống số riêng.

Trân trọng!