Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần nào?

Nội dung chính

• Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần nào?
• Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính?
• Văn bản hành chính có các hình thức bản sao nào?

Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần nào?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản:

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

...

Theo quy định trên, thể thức văn bản là tập hợp các quy định về thành phần cấu thành văn bản, bao gồm:

[1] Các thành phần chính

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản.

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

- Nội dung văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.

[2] Các thành phần khác

- Phụ lục.

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần nào? (Hình từ Internet)

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính?

Căn cứ Mục 4 Phần 1 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính như sau:

Trong đó, vị trí trình bày các thành phần thể thức:

1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử\

Văn bản hành chính có các hình thức bản sao nào?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các hình thức bản sao:

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

...

Như vậy, văn bản hành chính có các hình thức bản sao sau:

[1] Sao y

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

[2] Sao lục

- Sao lục gồm:

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

[3] Trích sao

- Trích sao gồm:

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử;

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao

Trân trọng!