Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không?

Nội dung chính

• Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không?
• Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử?
• Trường hợp nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử?

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không?

Căn cứ vào khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về hủy hóa đơn như sau:

Giải thích từ ngữ

...

10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

...

Mặc khác, điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có quy định về tiêu hủy hóa đơn như sau:

Giải thích từ ngữ

...

11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

...

Như vậy, hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử là hai nội dung khác nhau.

Hủy hóa đơn điện tử là hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin có thể rà soát, tra cứu được chỉ là hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hoặc xem thông tin được nữa.

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không? Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử? (Hình từ Internet)

Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

...

Tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

...

Như vậy, trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua

- Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Tải mẫu đơn số 04/SS-HĐĐT tại đây: mẫu số 04/SS-HĐĐT

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

- Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.

Tải mẫu đơn số 04/SS-HĐĐT tại đây: mẫu số 04/SS-HĐĐT

Trường hợp nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử?

Trước đây, theo khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực) có quy định việc bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

...

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Như vậy, hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

Trân trọng!