Soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phải đảm bảo những quy định nào?

Nội dung chính

• Soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phải đảm bảo những quy định nào?
• Công tác duyệt bản thảo văn bản và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được quy định ra sao?
• Quy định về trình ký và ký văn bản trong công tác văn thư?

Soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phải đảm bảo những quy định nào?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục II Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội như sau:

Soạn thảo văn bản

a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và mục đích giải quyết công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

c) Đối với mỗi văn bản của cơ quan, tổ chức khi soạn thảo, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản thực hiện theo quy chế của mỗi cơ quan, tổ chức.

d) Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài thực hiện các nội dung trên còn có trách nhiệm chuyển file bản thảo văn bản đến văn thư cơ quan và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử.

Theo đó, khi soạn thảo văn bản trong công tác văn thư đối với các cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phải:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và mục đích giải quyết công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.

- Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

- Đối với mỗi văn bản của cơ quan, tổ chức khi soạn thảo, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản thực hiện theo quy chế của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài thực hiện các nội dung trên còn có trách nhiệm chuyển file bản thảo văn bản đến văn thư cơ quan và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử.

Soạn thảo văn bản trong công tác văn thư (Hình từ Internet)

Công tác duyệt bản thảo văn bản và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được quy định ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 2, tiểu mục 3 Mục II Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về công tác duyệt bản thảo văn bản và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành như sau:

2. Duyệt bản thảo văn bản

a) Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

b) Bản thảo văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, người có thẩm quyền duyệt ký văn bản cho phép phát hành. Trường hợp bản thảo đã được duyệt ký nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký để xem xét, quyết định.

3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

a) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về nội dung văn bản.

b) Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

c) Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức.

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.

Theo đó, khi duyệt thảo văn bản cần phải bảo đảm:

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

- Bản thảo văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, người có thẩm quyền duyệt ký văn bản cho phép phát hành. Trường hợp bản thảo đã được duyệt ký nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký để xem xét, quyết định.

Quy định về trình ký và ký văn bản trong công tác văn thư?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 4 Mục II Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về trình ký và ký văn bản trong công tác văn thư như sau:

Trình ký và ký văn bản

a) Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ những văn bản được quy định riêng của cơ quan, tổ chức).

b) Ký văn bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao. Thẩm quyền ký văn bản của mỗi cơ quan, tổ chức do cơ quan, tổ chức phân công.

c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan.

d) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký.

e) Đối với văn bản điện tử việc ký số thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Như vậy, cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội khi trình ký và ký văn bản cần phải đảm bảo các quy định nêu trên.

Trân trọng!