Trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc ký ban hành văn bản được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• 1. Ký ban hành văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• 2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và đăng ký văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• 3. Phát hành văn bản và lưu văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

1. Ký ban hành văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điều 21 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về ký ban hành văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của BHXH Việt Nam, đơn vị trực thuộc, BHXH tỉnh, BHXH huyện. Riêng đối với các tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu hoặc người được phân công thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn bản.

2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và đăng ký văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điều 22 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và đăng ký văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn thư tiếp nhận dự thảo văn bản đã được người có thẩm quyền ký; phụ lục và văn bản kèm theo (nếu có); kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

a) Thực hiện kiểm tra ngay trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo (nếu văn bản nhận vào cuối giờ của ngày làm việc hôm trước); đối với văn bản khẩn, kiểm tra ngay khi nhận văn bản;

b) Nếu văn bản đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày, thực hiện thủ tục phát hành theo quy định;

c) Nếu văn bản chưa đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày, trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn chỉnh.

2. Đăng ký văn bản

a) Thực hiện đăng ký đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Số, thời gian ban hành và mã định danh văn bản được cấp tự động trên Hệ thống QLVB theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Mã định danh văn bản điện tử bao gồm: Mã định danh điện tử cơ quan, đơn vị; năm ban hành; số, ký hiệu của văn bản.

3. Phát hành văn bản và lưu văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điều 23 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về phát hành văn bản và lưu văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư và phát hành trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

1. Văn bản điện tử: Văn thư thực hiện ký số cơ quan, đơn vị; phát hành theo thành phần nơi nhận của văn bản; tạo bản chính văn bản giấy (đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký) lưu tại Văn thư và đơn vị chủ trì soạn thảo. Bản gốc văn bản điện tử lưu trên Hệ thống QLVB.

Trường hợp phát hành đồng thời văn bản giấy: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mức độ khẩn (nếu có) và phát hành theo nơi nhận.

2. Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện số hóa từ bản gốc của văn bản giấy, ký số sao văn bản và phát hành như văn bản điện tử, lưu bản gốc tại Văn thư, bản chính lưu tại đơn vị chủ trì soạn thảo.

3. Văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I): Văn thư thực hiện nhân bản; đóng dấu cơ quan, đơn vị; dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có), phát hành theo nơi nhận và lưu bản gốc tại Văn thư.

4. Trường hợp gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì phải có phụ lục nơi nhận kèm theo.

5. Văn bản lưu tại Văn thư phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Trân trọng!