Quy định về việc tiếp nhận văn bản đến trong cơ quan, tổ chức Đảng

Nội dung chính

• Quy định về tiếp nhận văn bản đến trong cơ quan, tổ chức Đảng
• Quy định về đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến trong cơ quan, tổ chức Đảng

Quy định về việc tiếp nhận văn bản đến trong cơ quan, tổ chức Đảng

Căn cứ Điều 16 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về tiếp nhận văn bản đến như sau:

1. Đối với văn bản giấy

a) Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức đảng đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cất vào tủ có khoá để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.

b) Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu, bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

c) Văn thư cơ quan được mở tất cả các bì văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, trừ những bì văn bản gửi đến có dấu "riêng người có tên mở bì", bì thư riêng của cá nhân, bì hồ sơ đấu thầu và những bì văn bản đến theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức đảng.

Đối với những bì văn bản đến không do văn thư cơ quan bóc bì, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức đảng thì cá nhân nhận bì văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư cơ quan để đăng ký.

d) Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đến không đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát... văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan (hoặc đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm đầu mối, quản lý vận hành hệ thống văn bản điện tử) phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

b) Trường hợp văn bản điện tử đến không hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thông báo ngay cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý.

Quy định về đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến trong cơ quan, tổ chức Đảng

Theo quy định tại Điều 17 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 về đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến như sau:

1. Đối với văn bản giấy

a) Mỗi văn bản gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến. Số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm.

Mẫu dấu đến tại Phụ lục 03.

b) Văn thư cơ quan số hoá văn bản đến theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

c) Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơ quan, tổ chức đảng hoặc mạng thông tin diện rộng của Đảng. Văn bản đến đăng ký trên cơ sở dữ liệu phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến tại Phụ lục 04.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Cập nhật các trường thông tin và gắn tệp văn bản vào cơ sở dữ liệu.

b) Trường hợp cần in văn bản điện tử đến có chữ ký số sang văn bản giấy thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, số văn bản đến lấy thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Văn bản mật đến được mở sổ đăng ký và quản lý riêng theo quy định của cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến tại Phụ lục 05.

4. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết trừ những văn bản đến được cơ quan, tổ chức đảng quy định riêng.

Trân trọng!