Tạo lập hồ sơ điện tử khi sử dụng Hệ thống E-Office của ngành giáo dục

Việc tạo lập hồ sơ điện tử khi sử dụng Hệ thống E-Office của ngành giáo dục được quy định quy định tại Điều 14 Quyết định 388/QĐ-BGDĐT năm 2019 về Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo, cụ thể như sau:

1. Căn cứ Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống E-Office trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống E-Office sau khi được phê duyệt.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Quy chế này.

3. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập danh mục hồ sơ

Mã định danh của Bộ GDĐT được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của Bộ GDĐT được mặc định trong Hệ thống E-Office.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: 000.00.10.G03.2019.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019 của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Trong đó: 000.00.10.G03 là mã định danh của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.

4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Quy chế này.

5. Việc cập nhật mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.