Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực Giáo dục

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Quyết định 4388/QĐ-BGDĐT năm 2017 về quy chế làm việc của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nội dung này được quy định cụ thể như sau:

a) Văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối văn bản đến. Tất cả các văn bản gửi đến Bộ đều phải qua văn thư Bộ để đăng nhập trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng (sau đây gọi tắt là hệ thống E-office), trình lãnh đạo Bộ cho ý kiến giải quyết hoặc chuyển các đơn vị có liên quan. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cơ quan Bộ có trách nhiệm sử dụng hệ thống E-office trong xử lý công việc hằng ngày theo đúng Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng của Bộ. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, hỏa tốc phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Các đơn vị không xử lý các văn bản không qua văn thư Bộ. Đối với văn bản đến từ các nguồn khác, đơn vị chuyển lại Văn thư Bộ để hoàn thành thủ tục đăng ký văn bản đến.

Các đơn vị có tư cách pháp nhân xử lý văn bản đến theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và theo quy định tại Quy chế này.

b) Các văn bản về nhân sự của các bộ, ngành, địa phương gửi về Bộ phải trình Bộ trưởng cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao các đơn vị chức năng thực hiện;

c) Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng hoặc trước khi trình Bộ trưởng ký trình cấp có thẩm quyền thực hiện theo Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành, kiểm tra, xử lý, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục do Bộ trưởng ban hành;

d) Công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định của Nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Văn phòng theo đúng quy định;

Công chức, viên chức, người lao động khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người đứng đầu đơn vị. Nội dung bàn giao phải được thể hiện đầy đủ bằng biên bản và là một trong những căn cứ để cấp giấy thôi trả lương.

đ) Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Bộ; hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ thực hiện quản lý văn bản trên Hệ thống E-office, quản lý thông tin theo chế độ bảo mật trên mạng.

Trên đây là nội dung tư vấn về Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực Giáo dục. Để hiểu rõ hơn vấn đề này vui lòng tham khảo thêm tại Quyết định 4388/QĐ-BGDĐT năm 2017.

Trân trọng!