Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ Tư pháp

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 24 Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

- Thủ tục phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện

+ Đối với văn bản giấy: vào bì; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

+ Đối với văn bản điện tử:

++ Vào sổ và đính kèm bản điện tử đã được ký số trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, gửi đến nơi nhận;

++ Dùng hộp thư điện tử của đơn vị, tổ chức có đính kèm tệp điện tử đã được ký số, gửi đến nơi nhận (nếu có).

- Chuyển phát văn bản đi do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện

+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nhất sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản;

+ Đối với những văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

+ Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận vào sổ;

+ Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ thì Văn thư đơn vị phải cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ để trình Lãnh đạo đơn vị;

+ Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc;

+ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và Thông tư số 12/2002/TT- BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Lập Sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) để xử lý.

Trên đây là nội dung câu trả lời về thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ Tư pháp. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016.

Trân trọng!