Trình, chuyển giao văn bản đến của Bộ Tư pháp được quy định như thế nào?

Trình, chuyển giao văn bản đến của Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 18 Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản; văn bản khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; văn bản có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phải chuyển ngay đến các đơn vị liên quan.

- Đối với Văn thư cơ quan

+ Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ thì Chánh Văn phòng Bộ trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị, tổ chức phối hợp (nếu có);

+ Đối với những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ và chuyển ngay đến các đơn vị, tổ chức đó để giải quyết. Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư cơ quan trong ngày làm việc;

+ Sau khi đăng ký văn bản đến trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay trong ngày làm việc đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết; Đối với các văn bản khẩn (hoả tốc có hẹn giờ) gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính thì Văn thư cơ quan báo ngay cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết;

+ Khi có điện mật gửi đến, Văn thư cơ quan vào sổ theo dõi trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan chuyển điện mật ngay cho đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm xử lý. Khi xử lý xong, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải chuyển trả điện mật cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật.

- Đối với Văn thư đơn vị

+ Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, tổ chức xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ và chuyển văn bản đến bộ phận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;

+ Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí,... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;

+ Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư cơ quan những văn bản chuyển nhầm địa chỉ đến đơn vị, tổ chức để xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị, tổ chức khác.

Trên đây là nội dung câu trả lời về trình, chuyển giao văn bản đến của Bộ Tư pháp. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016.

Trân trọng!